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Centri di costo: cosa sono e come si legano alle commesse
Cosa sono i centri di costo, come si classificano, un esempio di ribaltamento sulle commesse e come si impostano in un gestionale come Business Central.
Un centro di costo è una parte dell’azienda a cui si attribuiscono i costi che consuma: un reparto, una funzione, una sede, un team. Serve a sapere quanto costa far funzionare quella parte e chi ne risponde. Nella contabilità analitica è il primo livello di raccolta dei costi, prima di arrivare a prodotti, servizi, clienti o commesse.
In un’azienda che lavora a commessa il centro di costo ha un compito preciso: raccogliere i costi che non si possono attribuire subito a una commessa (amministrazione, commerciale, sede, strumenti interni) e ribaltarli sulle commesse con una regola dichiarata. Senza quella regola i costi di struttura restano in un unico totale, e nessuno sa quanta parte ne consuma ogni commessa.
Centro di costo: significato
Il centro di costo è un’unità organizzativa con due caratteristiche: consuma risorse misurabili e ha un responsabile. Per le imprese nessuna norma impone i centri di costo né dice come disegnarli, come per la contabilità analitica di cui fanno parte: la struttura la decide l’azienda.
Il centro di costo è il tipo più semplice di centro di responsabilità. Gli altri tipi si distinguono per quello di cui risponde chi li guida:
| Tipo di centro | Di cosa risponde il responsabile | Esempio in un’azienda di servizi |
|---|---|---|
| Centro di costo | Dei costi che il centro consuma | Amministrazione, IT interno, team di delivery |
| Centro di ricavo | Dei ricavi | Ufficio commerciale, quando ha un obiettivo di vendita |
| Centro di profitto | Di costi e ricavi, quindi del margine | Business unit dei servizi gestiti con un proprio listino |
| Centro di investimento | Di margine e capitale investito | Una società controllata |
Anche Microsoft usa questa accezione: nella documentazione di Business Central i centri di costo sono i reparti e i centri profitto responsabili di costi e ricavi, mentre gli oggetti di costo sono i prodotti, i gruppi di prodotti o i servizi che sostengono i costi (Informazioni sulla contabilità industriale).
Come si classificano i centri di costo
In base al rapporto con il lavoro per i clienti, i centri di costo si dividono in tre famiglie.
- Centri produttivi (o finali). Lavorano direttamente per clienti e commesse: il team che realizza i progetti, il service desk che gestisce i contratti di assistenza. Le loro ore finiscono sulle commesse.
- Centri ausiliari. Servono i centri produttivi ma non lavorano per i clienti: il team che gestisce gli ambienti di sviluppo, il PMO, la formazione tecnica interna.
- Centri comuni (o di struttura). Servono tutta l’azienda: amministrazione, direzione, risorse umane, sede. Quando un costo serve a tutti, si parla di centro di costo comune.
La classificazione conta per il ribaltamento. I costi dei centri comuni e ausiliari si ribaltano sui centri produttivi, e solo dai centri produttivi arrivano alle commesse.
Centri di costo e commesse: come si collegano
Centro di costo e commessa rispondono a due domande diverse: dove nasce un costo e per chi si lavora. Un’ora di un consulente appartiene al centro Progetti e alla commessa del cliente nello stesso momento, e un buon sistema registra le due informazioni sullo stesso movimento.
Il percorso dei costi segue due strade:
- I costi diretti vanno subito sulla commessa: le ore registrate dal team, un subappalto, una licenza comprata per quel cliente. Portano con sé anche il centro di costo che li ha generati.
- I costi indiretti passano dai centri di costo: l’affitto, l’amministrazione, gli strumenti interni. Si raccolgono sui centri, si ribaltano sui centri produttivi e da lì sulle commesse, con una base di riparto.
Il principio contabile sui lavori in corso su ordinazione descrive la stessa architettura. Secondo l’OIC 23 (par. 35), i costi indiretti si imputano alle singole commesse con criteri sistematici e razionali, di solito con una contabilità industriale strutturata secondo centri di costo. Il dettaglio di quali costi sono diretti e quali indiretti è in contabilità di commessa: come si allocano davvero i costi.
Un esempio: dal centro di costo alla commessa
Delta Srl è un system integrator inventato per questo esempio, con due centri produttivi (Progetti, 8 persone; Servizi gestiti, 5 persone) e due centri comuni (Sede e IT interno; Amministrazione e direzione). In un mese i centri comuni costano 33.000 euro. Il percorso fino alla commessa ha tre passi.
Passo 1: raccogli i costi sui centri. Ogni fattura passiva e ogni costo del personale di struttura arriva con il suo centro: 13.000 euro su Sede e IT interno, 20.000 su Amministrazione e direzione.
Passo 2: ribalta i centri comuni sui centri produttivi. Sede e IT si ribalta in base alle persone (8 su 13 e 5 su 13), perché spazio e postazioni seguono le persone. Amministrazione e direzione si ribalta in base al costo del personale dei due centri (45.000 e 30.000 euro, cioè 60% e 40%), perché paghe, contratti e gestione delle persone crescono con il costo del personale.
| Centro di costo (esempio, un mese) | Tipo | Costi raccolti | Da Sede e IT | Da Amministrazione | Totale di struttura |
|---|---|---|---|---|---|
| Sede e IT interno | Comune | 13.000 € | −13.000 € | 0 € | |
| Amministrazione e direzione | Comune | 20.000 € | −20.000 € | 0 € | |
| Progetti (8 persone) | Produttivo | 8.000 € | 12.000 € | 20.000 € | |
| Servizi gestiti (5 persone) | Produttivo | 5.000 € | 8.000 € | 13.000 € | |
| Totale | 33.000 € | 0 € | 0 € | 33.000 € |
Passo 3: dal centro produttivo alle commesse. Il centro Progetti ha registrato 1.000 ore sulle commesse nel mese: la sua tariffa di struttura è 20.000 ÷ 1.000 = 20 euro per ora. Servizi gestiti ha registrato 520 ore: 13.000 ÷ 520 = 25 euro per ora. Ogni commessa riceve la quota del centro che ci ha lavorato, in proporzione alle ore.
La commessa Omega, del centro Progetti, ha usato 180 ore nel mese:
| Commessa Omega (esempio) | Importo |
|---|---|
| Ricavi del mese | 14.400 € |
| Ore del team (180 × 45 € di costo orario pieno) | 8.100 € |
| Subappalto | 1.200 € |
| Margine di contribuzione | 5.100 € (35,4%) |
| Quota del centro Progetti (180 ore × 20 €) | 3.600 € |
| Margine dopo i costi di struttura | 1.500 € (10,4%) |
Il margine di contribuzione dice quanto Omega porta per coprire la struttura; il margine dopo la quota di struttura dice se la ripaga. Come usare i due numeri, e quando uno dei due basta, è spiegato in full costing e direct costing e nella guida al margine di contribuzione.
La base di riparto si difende con una frase
Per ogni ribaltamento scrivi perché hai scelto quella base: «la sede si ribalta per persone perché lo spazio segue le persone». Se la frase non regge, la base è sbagliata. Se nessuna base regge per un’attività che alcuni clienti consumano molto più di altri, come la fatturazione o l’assistenza di primo livello, valuta l’activity based costing.
Come impostare i centri di costo in una PMI
La struttura dei centri di costo funziona se rispecchia l’organizzazione vera e se i dati arrivano da soli. Qualche regola pratica:
- Pochi centri, legati a un responsabile. Tre o quattro centri comuni e un centro per ogni team produttivo bastano per iniziare. Un centro senza responsabile è solo un’etichetta.
- Basi di riparto misurabili ogni mese. Persone, ore registrate, costo del personale, metri quadri: dati che il gestionale o le paghe producono già, senza stime a fine anno.
- Il centro sul movimento quando nasce. La fattura del fornitore, la nota spese, la riga delle paghe: il centro si indica in registrazione. Assegnare ogni persona a un centro di costo anche nell’elaborazione delle paghe fa arrivare il costo del personale già diviso.
- Ribaltamenti rivisti una volta l’anno. Le basi scelte quando l’azienda aveva un solo tipo di servizio smettono di funzionare quando ne ha tre.
- Stessa struttura per budget e consuntivo. Se il budget è per centro di costo e il consuntivo no, gli scostamenti non si possono leggere.
La somma dei costi dei centri comuni è anche il dato di partenza del punto di pareggio: sono i costi fissi che le ore vendute devono coprire ogni mese. Con il calcolatore del break-even point vedi quante ore servono per pagarli.
Centri di costo in un gestionale: il caso Business Central
In Microsoft Dynamics 365 Business Central i centri di costo si possono gestire a due livelli.
- Le dimensioni. Sono etichette che si aggiungono a ogni movimento, come reparto o progetto, e che evitano di moltiplicare i conti del piano dei conti. Business Central permette due dimensioni globali, usabili come filtro ovunque, e fino a otto dimensioni di scelta rapida come campi sulle righe (Uso delle dimensioni). Una dimensione «centro di costo» sui movimenti è il modo più diretto per avere il dato.
- La contabilità industriale. Organizza tipi di costo, centri di costo e oggetti di costo, e sposta i costi con allocazioni: dai centri di pre-costo ai centri principali e da questi agli oggetti di costo, con basi fisse (per esempio la metratura) o dinamiche (Informazioni sulla contabilità industriale). Microsoft stessa indica che i centri di costo si possono collegare ai reparti e gli oggetti di costo ai progetti.
Il centro di costo, da solo, non dice se una commessa sta rendendo. Per quello serve il dato della commessa: ore, costi e fatture registrati mentre il lavoro avanza. Talete lavora su questo lato, dentro Business Central e sugli stessi movimenti: aggiorna il margine per commessa, task e cliente a ogni registrazione, mentre dimensioni e contabilità industriale restano quelle standard. Per un system integrator con team di progetto e servizi gestiti vuol dire leggere nello stesso sistema quanto costa ogni team e quanto rende ogni commessa.
I centri di costo nella pubblica amministrazione
Nelle pubbliche amministrazioni, a differenza delle imprese, la contabilità per centri di costo è un obbligo: l’art. 10 del D.Lgs. 279/1997 prevede che adottino un sistema di contabilità economica fondato su rilevazioni analitiche per centri di costo, per collegare le risorse impiegate ai risultati e alle responsabilità dei dirigenti. Lo stesso articolo stabilisce che i centri di costo si individuano in coerenza con i centri di responsabilità dell’amministrazione, la stessa logica che conviene seguire in un’impresa.
Domande frequenti
Cosa sono i centri di costo?
Sono le parti dell'azienda a cui si attribuiscono i costi che consumano: un reparto, una funzione, una sede, un team. Servono a sapere quanto costa far funzionare ciascuna parte e chi ne risponde, e sono il primo livello di raccolta dei costi nella contabilità analitica.
Puoi fare un esempio di centro di costo?
In un system integrator sono centri di costo il team Progetti e il team Servizi gestiti, che lavorano per i clienti, e l'amministrazione o la sede, che servono tutta l'azienda. I costi dei centri comuni si ribaltano sui centri produttivi e da lì sulle commesse, per esempio con una tariffa di struttura per ogni ora lavorata.
Che differenza c'è tra centro di costo e commessa?
Il centro di costo dice dove nasce un costo e chi ne risponde; la commessa dice per quale cliente o progetto si lavora. Un'ora di un consulente appartiene al centro Progetti e alla commessa del cliente nello stesso momento. I costi diretti vanno subito sulla commessa, quelli indiretti passano dai centri di costo.
Che differenza c'è tra centro di costo e centro di profitto?
Il responsabile di un centro di costo risponde solo dei costi che il centro consuma. Il responsabile di un centro di profitto risponde di costi e ricavi, quindi del margine. Un reparto amministrativo è di solito un centro di costo; una business unit che vende i propri servizi può essere un centro di profitto.
Cosa sono i centri di costo nella pubblica amministrazione?
Il D.Lgs. 279/1997, all'art. 10, prevede che le pubbliche amministrazioni adottino un sistema di contabilità economica fondato su rilevazioni analitiche per centri di costo, individuati in coerenza con i centri di responsabilità, per monitorare costi, rendimenti e risultati dell'azione amministrativa.
Quanti centri di costo servono a una PMI?
Non c'è un numero giusto. Conviene partire con pochi centri, legati a responsabilità vere e a basi di riparto che sai misurare ogni mese, e aggiungerne solo quando una decisione lo richiede. Troppi centri producono ribaltamenti che nessuno legge.
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