Costi fissi e variabili: esempi in un'azienda di servizi

I costi fissi sono quelli che restano uguali, entro un certo intervallo di attività, anche se vendi di più o di meno: l’affitto dell’ufficio, gli stipendi di amministrazione e direzione, i software aziendali, gli ammortamenti. I costi variabili sono quelli che si muovono insieme ai volumi: in una fabbrica le materie prime, in un’azienda di servizi i collaboratori pagati a ore, i subappalti, le trasferte di una commessa. La somma delle due famiglie è il costo totale: costo totale = costi fissi + costo variabile unitario × quantità.

Il principio contabile sulle rimanenze usa la stessa distinzione per i costi generali di produzione: sono fissi quelli che «rimangono relativamente costanti al variare del volume di produzione», variabili quelli che variano con il volume (OIC 13, par. 26-27). La definizione è semplice; applicarla a un’azienda che vende ore di lavoro richiede qualche scelta, e sono quelle scelte a spostare il punto di pareggio.

Cosa sono i costi fissi

Un costo fisso non cambia con i volumi nel periodo che stai guardando. Il totale resta uguale; il costo fisso per unità, invece, scende quando vendi di più. Un affitto di 4.000 euro al mese pesa 4 euro su ogni ora venduta se ne vendi 1.000, e 2,50 euro se ne vendi 1.600.

Due precisazioni evitano gli errori più comuni:

• Fisso vale entro un intervallo. L’ufficio basta finché il team ci sta dentro; oltre una certa soglia serve una sede più grande e il costo fisso fa un salto.
• Fisso non vuol dire immutabile. Un costo fisso si può ridurre con una decisione (disdire un software, cambiare sede), ma non si riduce da solo quando le vendite calano. È questo che lo rende pericoloso nei mesi deboli.

Cosa sono i costi variabili

Un costo variabile cresce e cala insieme ai volumi. Il costo variabile per unità resta più o meno costante, il totale segue le vendite: se un collaboratore esterno costa 35 euro l’ora, 100 ore costano 3.500 euro e 200 ore 7.000.

Il costo variabile non è sempre proporzionale. Può scendere per unità quando i volumi crescono (sconti di quantità da un fornitore) o salire (straordinari pagati di più quando il team è saturo). Per le decisioni di tutti i giorni l’approssimazione lineare basta, purché resti nell’intervallo di volumi che conosci.

Esempi di costi fissi e variabili in un’azienda di servizi

Le spiegazioni sui libri di testo parlano di materie prime e stabilimenti. In un’azienda che vende progetti, assistenza e consulenza la tabella è questa.

Costi semivariabili e costi a gradini

Molti costi stanno a metà.

• Semivariabili (o misti). Hanno una parte fissa e una variabile: il contratto cloud con un canone minimo più il consumo, la telefonia con canone più traffico, la manutenzione con un canone più gli interventi a chiamata.
• A gradini. Sono fissi fino a una soglia, poi salgono di colpo. Nei servizi il gradino più importante è la persona in più: finché il team assorbe le ore vendute il costo non cambia, quando le ore superano la capacità serve un’assunzione e il costo fisso sale di uno stipendio.

Se non hai i contratti a portata di mano, la parte fissa e quella variabile si stimano dai dati storici.

Il costo del personale nelle aziende di servizi

Per un’azienda di servizi la voce più grande è il costo delle persone che lavorano sulle commesse, e il suo comportamento cambia con l’orizzonte. Nel mese è fisso: gli stipendi non seguono le ore vendute. Nell’anno, quando decidi quante persone ti servono, si comporta come variabile: più ore prevedi di vendere, più persone assumi.

Da questa scelta dipendono il margine di contribuzione e il punto di pareggio, e va fatta nello stesso modo per tutte le commesse. Le due letture, con un esempio numerico su una società di consulenza, sono spiegate nella guida al margine di contribuzione.

A cosa serve distinguere costi fissi e variabili

Calcolare il punto di pareggio

Il punto di pareggio è il volume di vendite a cui i ricavi coprono esattamente costi fissi e costi variabili. Si calcola dividendo i costi fissi per il margine di contribuzione unitario (prezzo meno costo variabile unitario). Per Epsilon Srl, con una tariffa media di 70 euro e un costo variabile di 35, ogni ora lascia 35 euro: il pareggio è a 40.000 ÷ 35 = 1.143 ore al mese. Il calcolatore del break-even point fa lo stesso conto con i tuoi dati, in ore e in fatturato.

Misurare la leva operativa

La leva operativa misura quanto il risultato reagisce a una variazione delle vendite. Si calcola come margine di contribuzione diviso risultato operativo. Più costi fissi hai rispetto ai variabili, più la leva è alta: i mesi buoni rendono di più, quelli deboli fanno più male.

Le due aziende hanno lo stesso fatturato e lo stesso utile. A regge peggio un calo delle vendite, ma guadagna di più quando crescono: con ricavi in calo del 10% perde il 60% del risultato, B il 30%. Non esiste la struttura giusta in assoluto; conta sapere quale hai prima di firmare un contratto d’affitto o fare tre assunzioni.

Decidere prezzi e offerte

Il costo variabile unitario è il prezzo sotto il quale un lavoro in più peggiora il risultato. Il prezzo da listino deve coprire anche la quota di costi fissi. Tra i due c’è lo spazio per trattare, e lo misura il metodo che usi per attribuire i costi: lo spiega full costing e direct costing. Per trasformare un costo in un prezzo con il ricarico giusto c’è il calcolo del ricarico e del margine.

Leggere budget e scostamenti

Un budget che tiene fermi i costi variabili mentre i volumi cambiano produce scostamenti che non spiegano niente. Nel budget flessibile i costi variabili si ricalcolano sul volume effettivo, e lo scostamento si divide in due parti: quanto dipende dal volume e quanto dall’efficienza. È il metodo descritto in analisi degli scostamenti: le cause.

Perché il bilancio non li separa

Lo schema del conto economico previsto dall’art. 2425 del codice civile classifica i costi della produzione per natura: materie prime (B6), servizi (B7), godimento di beni di terzi (B8), personale (B9), ammortamenti e svalutazioni (B10) e così via. Ogni voce mescola costi fissi e variabili. Nei servizi (B7) ci sono i subappalti di una commessa, variabili, accanto alla consulenza del commercialista, fissa. Nel personale (B9) ci sono il team che lavora sulle commesse e l’amministrazione.

Per avere la divisione tra fissi e variabili serve una riclassificazione del conto economico a margine di contribuzione, fatta voce per voce e tenuta aggiornata nel tempo. È un lavoro di contabilità analitica: se ogni costo arriva già con la sua natura (fisso o variabile) e con la commessa a cui appartiene, la riclassificazione è una lettura; se va ricostruita da un estratto contabile a fine anno, i numeri arrivano quando le decisioni sono già state prese.