Controllo dei costi aziendali: i costi che nessuno vede

Quando si parla di controllo di gestione, l’attenzione va quasi sempre ai ricavi: quanto fattura un cliente, quanto margina una commessa, quale linea di business rende di più. I costi, nel frattempo, restano il lato che si dà per scontato, perché “tanto sono in contabilità”. Ci sono, infatti: il problema è che arrivano già aggregati, mesi dopo che si sono generati, in un formato che non dice dove si nascondevano mentre succedeva.

Il controllo dei costi non è la contabilità dei costi

La contabilità registra i costi che hai già sostenuto: una fattura di un fornitore, uno stipendio, un canone. È un lavoro preciso, ma guarda indietro e guarda in aggregato, per natura di spesa (materiali, personale, servizi), non per decisione. Il controllo dei costi aziendali fa un’altra domanda: quel costo, a cosa è servito, e chi ha deciso di sostenerlo? Un conto economico può dirti che hai speso 40.000 euro di straordinari in un trimestre. Solo il controllo dei costi ti dice se sono finiti su tre commesse che hanno reso bene o su una sola che stava già andando in perdita.

I costi che non compaiono su nessuna fattura

I costi più difficili da controllare non sono quelli grandi e visibili, un acquisto, un canone, una fattura di un fornitore: sono quelli che non generano mai un documento e restano dispersi nel lavoro quotidiano.

Il più grande di tutti è il tempo delle persone non imputato a nulla: ore lavorate su una commessa e mai consuntivate, riunioni di coordinamento che non finiscono in nessun centro di costo, tempo commerciale speso su trattative che non si chiudono. Ne parliamo nel dettaglio in leaked time: vale tra il 15 e il 25% delle ore totali in molte aziende su commessa, e finché non lo consuntivi non esiste in nessun report, anche se sta pesando sul conto economico ogni singolo giorno.

I costi indiretti non ribaltati

Il secondo nascondiglio è la struttura: affitti, licenze software, amministrazione, formazione, tutto ciò che non appartiene a una singola commessa ma serve a farle funzionare tutte. Quando questi costi restano nel bilancio aziendale invece di essere ribaltati sulle commesse che li hanno generati, ogni margine calcolato a livello di progetto è ottimistico per costruzione: sembra che la commessa guadagni, ma sta guadagnando solo perché una parte dei suoi costi reali è rimasta altrove. È lo stesso errore che gonfia il calcolo della marginalità di commessa quando non si include tutto quello che dovrebbe. Il criterio di ribaltamento non deve essere perfetto al centesimo: anche una regola semplice, come dividere i costi di struttura per le ore fatturabili del mese, è meglio di nessun ribaltamento.

Un esempio: stesso ricavo, margine diverso

Due commesse fatturano entrambe 50.000 euro. La prima ha 30.000 euro di costi diretti già registrati (ore a costo, materiali, subfornitori): sulla carta marginano il 40%. Ma su quella commessa il team ha lavorato anche 80 ore extra mai consuntivate, circa 4.000 euro di costo pieno, più una quota di licenze software e spese di struttura, altri 3.000 euro, che nessuno ha mai ribaltato lì sopra. Il margine reale non è 40%: è più vicino al 26%, 50.000 meno 37.000, diviso 50.000.

La seconda commessa ha lo stesso ricavo e gli stessi 30.000 euro di costi diretti registrati, ma qui le ore sono state consuntivate tutte e i costi indiretti sono già allocati per prassi interna: il margine dichiarato e quello reale coincidono. Sulla carta le due commesse sembrano identiche. Nella realtà, una rende quattordici punti di margine in meno dell’altra, e nessuno se ne accorgerebbe guardando solo il conto economico aggregato di fine mese.

Come si fa controllo dei costi, in pratica

Tre passaggi, nell’ordine in cui vale la pena affrontarli.

• Allocare, non solo registrare. Ogni costo, non solo ogni ricavo, va assegnato a chi lo ha generato: una commessa, un cliente, una linea di servizio. Un costo che resta “generale” è un costo che nessuno controlla davvero.
• Confrontare budget e consuntivo per voce, non solo per totale. Un budget di costo rispettato in totale può nascondere una voce fuori controllo compensata da un’altra sottostimata: vanno guardate le singole voci, non solo la somma.
• Guardarlo con la stessa frequenza dei ricavi. Se il margine si controlla ogni settimana ma i costi si rivedono solo a chiusura trimestrale, metà dell’equazione arriva sempre in ritardo rispetto all’altra.

Nessuno di questi tre passaggi è complicato in sé. Diventano complicati quando i dati da cui partire vivono in posti diversi: le ore in un foglio, gli acquisti in un altro, gli straordinari in busta paga.

Da dove nascono i dati, di nuovo il punto vero

Come per il resto del controllo di gestione, il problema di fondo non è la volontà di controllare i costi: è dove nascono i dati che servono per farlo. Se ore, acquisti e costi indiretti si registrano nello stesso sistema in cui si gestisce la commessa, l’allocazione non è un lavoro a parte da rifare ogni mese, è una conseguenza automatica di come si lavora.

Con Talete su Microsoft Dynamics 365 Business Central, ore, acquisti e costi indiretti si registrano già collegati alla commessa che li ha generati: il controllo dei costi non è un’estrazione a parte, è la stessa vista da cui leggi il margine.

Il punto

Il controllo dei costi aziendali chiede a cosa serve ogni euro speso, non solo quanto ne hai speso in totale. I costi che pesano di più sono quasi sempre quelli che non generano una fattura, ore non consuntivate, costi indiretti non ribaltati, non quelli già ben visibili in un estratto conto fornitori.

Per il quadro completo su come si fa controllo di gestione, parti da controllo di gestione: cos’è, a cosa serve e come si fa. Per vedere dove sono oggi i punti deboli della tua azienda, prova il calcolatore dell’Indice di Controllo o guarda cosa fa Talete.