Contabilità di commessa: come si allocano davvero i costi

Il margine di una commessa non nasce dal ricavo: nasce da quanto bene alloca i costi. Due commesse con lo stesso fatturato possono avere margini molto diversi a seconda di quanti costi vengono davvero riconosciuti a ciascuna, e di quanti restano dispersi in un generale aziendale che nessuno ribalta. La contabilità di commessa è il meccanismo che decide quanto di ogni costo appartiene a quale commessa. Non è un dettaglio tecnico: è il motore sotto ogni calcolo di marginalità.

Costi diretti: cosa ci finisce dentro, e come si evita di dimenticarli

I costi diretti sono quelli che esistono solo perché esiste quella commessa: le ore delle persone che ci lavorano, valorizzate al costo (non al prezzo di vendita), i materiali acquistati apposta, i subappalti, le trasferte specifiche di quel progetto. Sembrano i più facili da allocare, perché in teoria basta assegnarli alla commessa giusta nel momento in cui nascono.

Nella pratica si perdono in due modi ricorrenti. Il primo è la consuntivazione delle ore incompleta: un’ora lavorata ma non registrata sulla commessa giusta è un costo diretto che sparisce, e il margine che ne risulta è più alto di quello reale, non perché la commessa vada meglio ma perché un pezzo del suo costo non è stato contato. Il secondo è il materiale o il subappalto imputato al centro di costo sbagliato, spesso per comodità amministrativa: arriva la fattura, qualcuno la registra dove capita invece di verificare a quale commessa appartiene davvero.

È lo stesso dato, tra l’altro, che serve per valutare a bilancio le commesse pluriennali ancora aperte secondo il principio OIC 23: un’allocazione dei costi debole durante l’anno produce una valutazione debole a fine esercizio. Un costo diretto imputato al mese sbagliato, o non imputato affatto, non resta un problema isolato: si propaga a ogni report che da quel dato dipende, dalla marginalità al bilancio.

Costi indiretti: il criterio con cui si ribaltano

I costi indiretti sono la parte più delicata, perché non hanno un legame ovvio con una singola commessa: la sede, le funzioni di supporto (amministrazione, gestione, IT interno), il software che usa tutta l’azienda. Non allocarli affatto significa gonfiare il margine di ogni commessa della stessa quota di struttura che qualcuno, comunque, deve pagare. Allocarli con un criterio arbitrario significa spostare margine da una commessa all’altra senza che il numero dica niente di vero.

I criteri più usati ribaltano i costi indiretti in proporzione a qualcosa che la commessa genera davvero: le ore lavorate, il fatturato, i costi diretti già allocati. Un’azienda con 800.000 euro di costi di struttura annui e 20.000 ore fatturabili complessive, per esempio, può scegliere di ribaltare la struttura come una quota fissa per ora lavorata su ciascuna commessa: il criterio resta discutibile quanto se ne vogliano provare altri, ma è verificabile, uguale per tutti, e permette di confrontare commesse diverse sullo stesso metro. Nessuno di questi criteri è perfetto in assoluto, ma qualunque criterio coerente, applicato allo stesso modo a tutte le commesse, batte l’alternativa di non allocarli o di cambiarlo ogni volta. Il punto non è trovare la formula esatta: è usarne una, sempre la stessa, e saperla spiegare.

Dove finiscono, una volta allocati

I costi allocati bene, diretti e indiretti insieme, alimentano due cose che spesso si guardano separate, ma che nascono dallo stesso dato:

• Il calcolo della marginalità, che riduce tutto a una percentuale: quanto resta rispetto a quanto fatturi.
• Il conto economico di commessa, che mostra invece la composizione: quanto pesano i costi diretti, quanto quelli indiretti, dove nasce, o si perde, il margine.

Se l’allocazione a monte è sbagliata o incompleta, sono sbagliati entrambi: una percentuale di margine gonfiata e un conto economico che non descrive la realtà. La contabilità di commessa non è un terzo report da guardare: è la base su cui gli altri due si reggono. Il livello ancora sopra, quello che decide quali oggetti guardare oltre alla singola commessa, per esempio cliente o linea di servizio, è la contabilità analitica.

Gli errori più comuni nell’allocazione

Tre errori tornano più di altri, in aziende diverse:

• Ore non consuntivate, o consuntivate in ritardo. Il costo diretto più grande, quasi sempre, è il lavoro delle persone. Se quel dato arriva incompleto, tutta l’allocazione parte da un numero già sbagliato.
• Costi indiretti allocati una volta l’anno, a consuntivo. Se il ribaltamento della struttura avviene solo in chiusura di bilancio, per tutto l’anno la marginalità che guardi commessa per commessa è parziale: mostra solo i costi diretti, non il quadro vero.
• Criteri di allocazione che cambiano da un anno all’altro, o da una commessa all’altra. Rende i margini non confrontabili nel tempo: una commessa sembra migliorata solo perché è cambiato il criterio con cui si calcolano i suoi costi, non perché sia davvero andata meglio.

Il punto

La contabilità di commessa è il meccanismo, spesso invisibile, che decide se il margine che leggi è vero o è solo quello che resta dopo aver dimenticato dei costi. Costi diretti tracciati alla fonte e costi indiretti ribaltati con un criterio coerente, sempre lo stesso, sono la condizione perché marginalità e conto economico di commessa dicano qualcosa di reale.

Per vedere la formula che questi dati alimentano, parti da come calcolare la marginalità di una commessa; per il report che ne mostra la composizione, leggi il conto economico di commessa. Se vuoi vedere come Business Central alloca questi costi mentre il lavoro procede, prova la demo di Talete.