Costo orario e tariffa oraria: come calcolarli nei servizi

Il costo orario di una persona è il suo costo aziendale annuo diviso per le ore. Il costo aziendale comprende retribuzione lorda, contributi a carico dell’azienda, quota di TFR, premi e benefit. Le ore dipendono da cosa devi calcolare: per valorizzare il tempo registrato sulle commesse si usano le ore lavorabili; per fissare la tariffa oraria si usano le ore vendibili, cioè quelle che puoi davvero fatturare, e si aggiunge una quota dei costi di struttura.

La tariffa oraria si ricava da quel costo pieno con una formula sola: tariffa = costo pieno di un’ora venduta ÷ (1 − margine voluto). L’esempio di questo articolo segue i numeri di un consulente di una società inventata, dal cedolino fino alla tariffa da scrivere in offerta.

Il costo aziendale annuo di un dipendente

Il punto di partenza è quanto costa una persona all’azienda in un anno, che è molto più della sua retribuzione lorda. Le voci da sommare:

• retribuzione lorda annua, tredicesima e, dove il contratto la prevede, quattordicesima comprese;
• contributi a carico dell’azienda, previdenziali e assicurativi. L’incidenza cambia con il contratto collettivo, il settore, la dimensione dell’azienda e le eventuali agevolazioni: il dato giusto lo trovi nel cedolino o te lo dà il consulente del lavoro, ed è meglio di qualunque percentuale media;
• quota annua di TFR: l’art. 2120 del codice civile la fissa in un importo pari alla retribuzione dovuta per l’anno divisa per 13,5. Nella base rientrano le somme corrisposte in modo non occasionale, esclusi i rimborsi spese, salvo diversa previsione del contratto collettivo;
• premi e variabili, come il premio di risultato;
• benefit e dotazioni personali: buoni pasto, auto aziendale, telefono, computer assegnato.

Nell’esempio la base del TFR è approssimata con la retribuzione lorda: nel calcolo vero conta cosa prevede il contratto collettivo sugli elementi variabili.

Dalle ore teoriche alle ore lavorabili

Le ore teoriche di un tempo pieno sono 52 settimane per 40 ore, cioè 2.080. Le 40 ore sono l’orario normale fissato dall’art. 3 del D.Lgs. 66/2003; il contratto collettivo può prevederne meno. Da qui si tolgono le ore pagate in cui la persona non lavora:

• ferie: almeno quattro settimane l’anno, come prevede l’art. 10 dello stesso decreto, di più se il contratto collettivo lo stabilisce;
• festività che cadono in giorni feriali, che cambiano di anno in anno;
• permessi retribuiti previsti dal contratto collettivo;
• malattia e altre assenze, stimate sulla media degli anni precedenti;
• formazione.

Il costo per ora lavorabile è 60.000 ÷ 1.696 = 35,4 €. È il valore da dare a ogni ora che il consulente registra su una commessa, fatturata o no.

Dalle ore lavorabili alle ore vendibili

Una parte delle ore lavorabili non andrà mai in fattura: riunioni interne, prevendita e offerte, amministrazione, aggiornamento, tempi morti fra un progetto e l’altro. Le ore che restano sono le ore vendibili, e il rapporto fra vendibili e lavorabili è il tasso di utilizzo. Come si misura e cosa vuol dire un utilizzo basso è spiegato nella guida all’utilizzo delle risorse.

Kappa fissa per i consulenti senior un utilizzo obiettivo del 75%: 1.696 × 0,75 = 1.272 ore vendibili l’anno. Il costo della persona per ora venduta diventa 60.000 ÷ 1.272 = 47,2 €.

Le ore vendibili sono un obiettivo. Quelle fatturate davvero possono essere meno, se una parte del lavoro sulle commesse non arriva in fattura: se Kappa ne fatturasse il 90%, ogni ora fatturata costerebbe 52,4 €. Dove si perdono quelle ore lo racconta l’articolo sul leaked time e le ore non fatturate.

Il costo pieno di un’ora venduta

Le ore vendute devono pagare anche quello che non lavora sulle commesse: affitto, amministrazione, direzione, commerciale, software aziendali, consulenti esterni dell’azienda. La quota di struttura per ora venduta si calcola così:

Kappa ha 360.000 € l’anno di costi di struttura e 12 consulenti con 1.272 ore vendibili ciascuno, cioè 15.264 ore. La quota è 360.000 ÷ 15.264 = 23,6 € per ora venduta, e il costo pieno del consulente senior è 47,2 + 23,6 = 70,8 €.

Vendere un’ora a 70,8 € vuol dire chiudere l’anno in pareggio, se le ore vendute sono quelle previste. Il conto in ore e in fatturato, con il margine di sicurezza, lo fa il calcolatore del break-even point.

Dal costo alla tariffa oraria

Con un costo pieno di 70,8 € e un margine voluto del 25% sul prezzo, la tariffa è 70,8 ÷ (1 − 0,25) = 94,4 €. Kappa la arrotonda a 95 €: su ogni ora venduta restano 24,2 €, il 25,5% del prezzo.

La formula divide per (1 − margine) perché il margine si misura sul prezzo. Se invece aggiungi il 25% al costo, cioè applichi un ricarico, la tariffa esce 70,8 × 1,25 = 88,5 € e il margine sul prezzo scende al 20%. Su 1.272 ore vendute la differenza fra le due tariffe vale circa 7.500 € l’anno per un solo consulente. Per passare da ricarico a margine e viceversa senza errori c’è il calcolo del ricarico e del margine.

La tariffa calcolata è il minimo che regge i conti. Il prezzo di mercato può stare sopra, e allora resta più margine, oppure sotto: in quel caso la domanda diventa se quel cliente o quel tipo di lavoro conviene, e la risposta passa dal margine di contribuzione per ora.

Il costo orario dentro il costo della commessa

Il costo orario entra nella commessa in due momenti. In offerta si moltiplicano le ore stimate per profilo per il costo orario di ciascun profilo, e si aggiungono acquisti, subappalti e trasferte: è il costo stimato. Durante il lavoro si moltiplicano le ore effettive per lo stesso costo orario: è il costo reale, e la differenza fra i due è lo scostamento da spiegare.

Il costo diretto di commessa comprende le ore valorizzate al costo per ora lavorabile (35,4 € nell’esempio) e i costi esterni comprati per quella commessa. Con questa convenzione il margine di commessa deve restare alto, perché paga anche le ore interne e la struttura. A Kappa una commessa venduta a 70,8 € l’ora ha, sulle ore, un margine del 50%, e su quelle ore l’azienda è appena in pareggio. Con la tariffa di 95 € il margine sulle ore sale al 62,7%. Conviene scrivere la convenzione e applicarla a tutte le commesse: il metodo completo è nella guida al calcolo della marginalità di una commessa.

Sulle commesse a tempo e materiali il legame è ancora più diretto: ogni ora registrata ha un costo e un prezzo, e il margine della commessa è la differenza fra i due moltiplicata per le ore.

Gli errori più comuni

• Dividere per le ore lavorate invece che per quelle vendute. Se Kappa calcolasse la tariffa sulle 1.696 ore lavorabili, il costo pieno uscirebbe 35,4 + 17,7 = 53,1 €, e con il 25% di margine la tariffa sarebbe 70,8 €. Coincide con il costo pieno di un’ora venduta: il foglio di calcolo mostra il 25% di margine e l’azienda lavora a margine zero.
• Dimenticare i costi di struttura. Una tariffa costruita sul solo costo della persona (47,2 € più il 25% di margine, cioè 63 €) non copre affitto, amministrazione e direzione.
• Una tariffa unica per profili diversi. Un consulente junior di Kappa costa 40.000 € l’anno e ha un utilizzo dell’80%: il suo costo pieno per ora venduta è circa 53 €. Con una tariffa unica di 80 € il lavoro del junior lascia il 34% di margine e quello del senior l’11,5%. La media sembra buona finché il mix di ore delle commesse non si sposta sui senior.
• Contributi stimati a percentuale fissa. Il dato del cedolino o del consulente del lavoro è quello giusto, e cambia con rinnovi contrattuali e agevolazioni.
• Un calcolo fatto una volta sola. Aumenti, nuovi assunti e un utilizzo diverso dal previsto cambiano il costo pieno. Va rifatto almeno a ogni budget annuale.

Per fissare le tariffe dell’anno prossimo, parti dal costo aziendale di ogni profilo preso dai cedolini, calcola le ore vendibili con l’utilizzo che misuri oggi e porta il costo pieno dentro il preventivo per servizi e progetti, un profilo per riga.