Come fare un preventivo per servizi e progetti: guida ed esempio

Un preventivo per servizi si costruisce partendo dal lavoro. Scomponi il progetto in attività, stima le ore di ciascuna, moltiplicale per il costo orario di chi le farà, aggiungi i costi esterni e una riserva per il rischio, poi fissa il prezzo sul margine che vuoi ottenere. Il documento che mandi al cliente mette in fila il risultato: cosa fai e cosa resta fuori, quanto costa, come e quando fatturi, entro quando l’offerta si può accettare.

La guida è pensata per chi vende progetti, consulenza e assistenza, e l’esempio è quello di una società di consulenza inventata. Per un preventivo edile o di impianti valgono prezzari e regole di settore che qui non trattiamo.

Cos’è un preventivo e quando diventa vincolante

Il preventivo è la stima scritta del prezzo di un lavoro, con le condizioni a cui sei disposto a farlo. Quando contiene gli elementi essenziali (cosa fai e a che prezzo), per il codice civile è una proposta contrattuale: il contratto nasce quando chi l’ha fatta viene a sapere che l’altra parte l’ha accettata (art. 1326 del codice civile). Da quel momento le voci del preventivo diventano impegni per entrambi, comprese quelle scritte in fretta.

Ne seguono tre conseguenze pratiche.

• Un’accettazione con modifiche è una nuova proposta. Se il cliente firma ma allunga i tempi di pagamento o cancella un’esclusione, lo stesso art. 1326 la tratta come una controproposta: sta a te accettarla o no.
• La validità ti tiene fermo, e ti protegge. Se ti impegni a mantenere l’offerta per un certo tempo, in quel periodo non puoi revocarla (art. 1329). Scaduto il termine, un’accettazione tardiva non ti obbliga: puoi considerarla valida solo se lo comunichi subito all’altra parte.
• Alcune clausole chiedono una seconda firma. Se al preventivo alleghi condizioni generali che limitano la tua responsabilità, prevedono il tacito rinnovo o fissano un foro diverso, quelle clausole valgono solo se il cliente le approva per iscritto in modo specifico (art. 1341).

Per i contratti di servizi la legge non impone la forma scritta, ma un preventivo firmato è la prova più semplice di cosa avete concordato. Queste indicazioni servono a impostare bene il documento e non sostituiscono il parere di un legale, che conviene chiedere per i contratti con la pubblica amministrazione e per quelli di valore elevato.

Come è strutturato un preventivo: le voci che non possono mancare

Un preventivo leggibile ha sempre le stesse parti. L’ordine può cambiare, ma quella che manca di solito si paga più avanti, in una discussione con il cliente.

Due voci pesano più delle altre sul margine: le esclusioni e il modo di fatturare. Senza esclusioni, ogni richiesta del cliente sembra compresa nel prezzo. Senza il modo di fatturare, la stessa ora in più può diventare un ricavo o una perdita, a seconda di come la leggete tu e il cliente.

Come fare un preventivo per servizi in sei passi

1. Scomponi il lavoro in attività

Il prezzo di un progetto non si stima in un colpo solo. Dividi il lavoro in fasi e ogni fase in attività abbastanza piccole da stimarle con una certa sicurezza: analisi, configurazione, migrazione dei dati, formazione, avvio. È la logica della work breakdown structure di una commessa, e conviene usarla già in offerta: la scomposizione che fai adesso diventa il budget su cui misurerai la commessa.

2. Stima le ore di ogni attività

Per ogni attività scrivi quante ore servono e a quale profilo: consulente senior, sviluppatore, tecnico. Parti dalle ore consuntivate su commesse simili, non dal ricordo di come sono andate. Poi fai rivedere la stima a chi farà il lavoro, perché chi vende tende a stimare al ribasso per chiudere il prezzo. Se un’attività non si riesce a stimare, è il segnale che va scomposta ancora o che va fatta prima un’analisi, magari a pagamento.

3. Calcola il costo orario pieno

Per il costo di un’ora prendi il costo aziendale annuo della persona (retribuzione, contributi, TFR) e dividilo per le ore che vende in un anno, che sono molte meno di quelle in cui è in ufficio: ferie, formazione, riunioni interne e prevendita non finiscono in fattura. Poi aggiungi una quota dei costi di struttura (affitto, amministrazione, software) per ogni ora venduta.

Un consulente che costa 52.000 euro l’anno e vende 1.300 ore costa 40 euro l’ora; con 10 euro di struttura per ora venduta, il costo pieno è 50 euro. Se dividessi per le 1.696 ore in cui è presente, il costo scenderebbe a circa 31 euro più la struttura: il preventivo uscirebbe più basso e la differenza la pagheresti tu. Come si arriva alle ore disponibili di una persona lo trovi nella guida al capacity planning. Quante ore devi vendere in un anno, a quella tariffa, per coprire tutti i costi fissi lo calcoli con lo strumento per il break-even point.

4. Aggiungi costi esterni e una riserva per il rischio

I costi esterni sono licenze, subappalti e trasferte che il progetto fa nascere: mettili al costo reale e con la loro durata (una licenza annuale va nel preventivo per dodici mesi, non per la durata del progetto). La riserva è una quota di ore in più sulle attività più incerte, come una migrazione di dati che non hai ancora visto. Tienila nel calcolo interno e non nel documento del cliente: copre gli imprevisti dalla tua parte. Il lavoro in più chiesto dal cliente si paga a parte, con la clausola sulle varianti che trovi più sotto.

5. Scegli come fatturare ogni fase

Il modo di fatturare decide chi porta il rischio delle ore in più. A corpo il prezzo è fisso e le ore oltre la stima le paghi tu: funziona quando il perimetro è chiaro. A consuntivo (tempo e materiali) il cliente paga le ore lavorate: il rischio passa a lui, che per questo vorrà vederle. A SAL o a milestone fatturi per avanzamento, e la cassa entra mentre lavori. A canone fatturi l’assistenza continuativa. Nello stesso preventivo possono convivere modi diversi, fase per fase: vantaggi e rischi di ognuno sono nella guida ai modi di fatturare una commessa.

6. Fissa il prezzo sul margine che vuoi ottenere

Con un costo di 10.000 euro e un margine voluto del 30%, il prezzo è 14.286 euro. Chi applica un ricarico del 30% sul costo arriva a 13.000 euro, e il margine sul prezzo scende al 23,1%. Per passare dall’uno all’altro senza sbagliare c’è il calcolo del ricarico e del margine. Se il prezzo che esce è troppo alto per il cliente, riduci il perimetro: tagliare le ore stimate lascia il lavoro uguale e abbassa solo il margine.

Un esempio di preventivo per un progetto di servizi

Alfa Srl è una società di consulenza informatica inventata per questo esempio. Prepara un preventivo per Beta Spa, che vuole un sistema di reportistica collegato al suo gestionale. Il primo foglio è il calcolo interno, che il cliente non vede.

Con un ricarico del 30% sul costo, Alfa Srl avrebbe scritto 24.518 euro: un margine del 23,1% e quasi 2.500 euro in meno sullo stesso lavoro.

Il documento che arriva a Beta Spa raggruppa le attività in fasi. Coordinamento e trasferte sono ripartiti sulle fasi; la riserva sta dentro la fase più incerta.

Sotto la tabella, Alfa Srl scrive le condizioni:

• Esclusioni: licenze del gestionale di Beta Spa, pulizia dei dati di origine, report oltre i dieci descritti nell’analisi.
• Presupposti: dati di origine consegnati entro la seconda settimana, un referente di Beta Spa disponibile per i test.
• Pagamento: 30% all’accettazione (8.100 euro), 40% a fine configurazione (10.800 euro), 30% all’avvio (8.100 euro), ogni fattura a 30 giorni dal ricevimento.
• Validità: 30 giorni; le date di inizio si confermano all’accettazione.

La tariffa per le richieste fuori perimetro, 80 euro l’ora contro un costo di 50, lascia a quel lavoro un margine del 37,5% e fissa il prezzo delle aggiunte prima che qualcuno le chieda.

Pagamento, validità e varianti: le clausole che proteggono il margine

Pagamento. Tra imprese, se il contratto non dice altro, il termine è di 30 giorni dal ricevimento della fattura. Le parti possono pattuirne uno più lungo, ma oltre i 60 giorni il termine va concordato espressamente, provato per iscritto e non deve essere gravemente iniquo per chi incassa (D.Lgs. 231/2002, art. 4). Con la pubblica amministrazione le regole sono più strette. Un anticipo all’accettazione e fatture legate all’avanzamento riducono i mesi in cui paghi gli stipendi del progetto prima di incassare.

Validità. Tienila breve e legala alla disponibilità del team. Un preventivo accettato quattro mesi dopo l’invio arriva quando le persone su cui contavi sono già impegnate altrove, e il costo del lavoro può essere cambiato.

Le richieste che entrano una alla volta, ognuna troppo piccola per aprire una discussione, sono il modo in cui un progetto a corpo perde margine senza che nessuno lo decida. Come riconoscerle in tempo lo racconta l’articolo sullo scope creep.

Gli errori che fanno perdere margine prima di iniziare

• La stima la fa solo chi vende. Chi farà il lavoro conosce le attività che l’offerta non nomina.
• Il costo orario diviso per le ore di presenza. Le ore che non vendi (ferie, formazione, riunioni) le paga comunque l’azienda: se non entrano nel costo orario, il prezzo è basso in partenza.
• Nessuna esclusione scritta. Il cliente dà per compreso quello che il preventivo non esclude.
• Il preventivo che nessuno riapre. Accettato, finisce in una cartella e il confronto con le ore consuntivate arriva a progetto chiuso. Cosa controllare dalla firma alla chiusura è nella guida alla gestione delle commesse.

Software per preventivi: foglio di calcolo, fatturazione o gestionale

Lo strumento giusto dipende da cosa vendi e da cosa ti serve sapere dopo la firma.

Quando il preventivo nasce nello stesso sistema in cui poi registri ore e costi, il budget della commessa è già scritto il giorno in cui il cliente firma. In Talete, l’estensione per le commesse di Microsoft Dynamics 365 Business Central, l’offerta si prepara come commessa previsionale, con budget e task; quando il cliente accetta la converti in commessa operativa senza reinserire nulla, e da lì ore e costi si confrontano con quello che avevi stimato.

Se lavori nella consulenza, la pagina sulla gestione commesse per le società di consulenza mostra come giornate, tariffe e fasi a corpo stanno nella stessa commessa.