Diagramma di Gantt: cos'è e come usarlo su una commessa

Il diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali che mette le attività di un progetto sull’asse del tempo. Ogni riga è un’attività e ogni barra parte dalla data di inizio e arriva alla data di fine, quindi la sua lunghezza è la durata. Sopra le barre si aggiungono le frecce delle dipendenze (quale attività deve finire prima che un’altra cominci), i rombi delle milestone e una parte più scura che indica quanto di ogni attività è già fatto. In una pagina vedi chi fa cosa, in che ordine e cosa slitta se un’attività ritarda.

Su una commessa il Gantt risponde alla domanda «quando». Per sapere quanto sta costando ogni barra servono altre due colonne, le ore a budget e le ore consuntivate: senza quelle, un Gantt tutto in orario può nascondere una commessa che sta perdendo margine. Più sotto c’è un esempio completo, il piano di un system integrator che installa un gestionale, con le ore accanto a ogni barra.

Cos’è il diagramma di Gantt

Il nome viene da Henry L. Gantt, l’ingegnere americano che all’inizio del Novecento usò questi grafici nelle fabbriche per confrontare il lavoro programmato con quello eseguito. Il primo manuale dedicato, The Gantt chart, a working tool of management di Wallace Clark, è del 1922 e si legge gratis su Internet Archive. Per Clark il grafico serve a confrontare, riga per riga e sullo stesso calendario, il lavoro fatto con quello pianificato. Si usa ancora così.

Nei lavori pubblici italiani lo stesso strumento si chiama cronoprogramma. Il Codice dei contratti pubblici (D.Lgs. 36/2023, allegato I.7, articolo 30) chiede che il progetto esecutivo sia accompagnato da un cronoprogramma che rappresenti in forma grafica le fasi dell’intervento e, per ogni lavorazione, i tempi di esecuzione e i relativi costi. È un Gantt con i costi accanto alle barre, cioè quello che serve anche a chi lavora a commessa nel settore privato.

Come si legge un diagramma di Gantt

Gli elementi di un Gantt completo sono sette.

Le dipendenze fra le attività

Una dipendenza lega la data di un’attività a quella di un’altra. Ce ne sono quattro tipi:

• Fine-inizio: B comincia quando A è finita. È la più comune: la migrazione dei dati parte dopo la configurazione.
• Inizio-inizio: B comincia insieme ad A. La documentazione per gli utenti può partire quando parte lo sviluppo.
• Fine-fine: B non può finire prima di A. Il collaudo delle stampe non si chiude finché lo sviluppo delle stampe è aperto.
• Inizio-fine: B finisce quando comincia A. È rara e si usa per i passaggi di consegne, come il vecchio sistema che resta acceso finché non parte il nuovo.

Milestone e percorso critico

Una milestone ha durata zero: segna un momento, per esempio l’approvazione dell’analisi o il collaudo superato. Su una commessa molte milestone coincidono con una fattura, ed è il motivo per cui conviene legarle ai pagamenti previsti dal contratto.

Il percorso critico è la catena di attività collegate più lunga del progetto. Ogni giorno di ritardo su una di quelle attività sposta la data di fine. Le attività che non ci stanno hanno un margine di flessibilità: possono slittare di qualche giorno senza spostare la consegna, finché il ritardo non supera quel margine.

A cosa serve il diagramma di Gantt

Prima di partire, il Gantt ti dice se la data di consegna promessa al cliente regge con le persone che hai. Se la configurazione dura tre settimane e la migrazione dei dati non può iniziare prima, nessuna riunione accorcia il progetto: o aggiungi persone su attività che si possono dividere, o sposti la data.

Durante il lavoro serve a tre cose. Mostra gli slittamenti, perché la linea di oggi e la baseline dicono di quanto sei indietro e su quali attività. Mostra il carico, perché se la stessa persona ha tre barre sovrapposte nella stessa settimana qualcosa slitterà, ed è meglio saperlo prima. E semplifica la comunicazione con il cliente e con il team, che leggono una pagina sola invece di un elenco di date.

Ha due limiti. Oltre qualche decina di righe diventa illeggibile, a meno di raggruppare le attività per fase. E non dice niente di ore, costi e fatture: una barra può essere perfettamente in orario mentre consuma il doppio delle ore previste.

Come si fa un diagramma di Gantt in sei passi

1. Parti dalla scomposizione del lavoro. Le righe del Gantt sono i rami della Work Breakdown Structure della commessa: fasi e attività che si possono consuntivare separatamente. Se un’attività non ha un responsabile e un risultato verificabile, è troppo vaga per stare nel piano.
2. Stima durata e ore separatamente. La durata è il numero di giorni lavorativi; le ore sono l’impegno delle persone. Un’attività di dieci giorni può richiedere 40 ore (una persona a metà tempo) o 160 (due persone a tempo pieno). Il Gantt disegna la durata, il margine dipende dalle ore.
3. Collega le attività con le dipendenze, non con date scritte a mano. Se la data di inizio di ogni attività deriva dalla fine della precedente, quando qualcosa slitta il piano si sposta da solo. Con le date scritte a mano ogni ritardo ti costringe a riscrivere mezzo Gantt.
4. Assegna le persone e controlla i sovraccarichi. Metti un responsabile su ogni barra e guarda le settimane in cui la stessa persona compare più volte. Come distribuire le persone fra più commesse aperte insieme è spiegato in allocazione delle risorse sulle commesse.
5. Metti le milestone dove il cliente approva e dove fatturi. Approvazione dell’analisi, collaudo, avvio in produzione: sono i punti in cui il lavoro si ferma per una firma, e spesso quelli in cui parte una fattura.
6. Salva la baseline e aggiorna ogni settimana. La baseline è la copia del piano approvato. Ogni settimana aggiorna l’avanzamento di ogni attività e, se serve, le durate: il confronto fra piano attuale e baseline ti dice di quanto sei slittato e dove.

Un esempio di diagramma di Gantt su una commessa

Alfa Srl è un system integrator inventato per questo esempio. Deve installare un gestionale per Beta Spa con un contratto a corpo da 60.000 euro, fatturato in quattro milestone. Il piano, in settimane dall’inizio della commessa e senza festività di mezzo, è questo:

Il percorso critico passa per kickoff, analisi, configurazione di base, migrazione, collaudo, formazione e assistenza: 60 giorni lavorativi, dodici settimane. Lo sviluppo delle personalizzazioni corre in parallelo e finisce alla sesta settimana, una settimana prima che parta il collaudo: ha cinque giorni di margine.

A metà della sesta settimana il Gantt mostra una barra rossa. La configurazione di base, che doveva chiudersi alla quinta settimana, è all’80%. Sta sul percorso critico, quindi la migrazione dei dati parte in ritardo e con lei slittano il collaudo, l’avvio e le tre milestone da 48.000 euro complessivi. Le ore aggiungono un secondo problema che il Gantt da solo non vede: l’analisi si è chiusa con 72 ore invece di 64, e la configurazione ne ha già consumate 112 per un lavoro che a budget ne valeva 96.

Questo esempio è anche il contenuto del modello Gantt in Excel per commesse, che puoi scaricare e riempire con le tue attività: date, barre e stato si calcolano da soli.

Il limite del Gantt su una commessa: il tempo senza le ore

Un Gantt tradizionale misura una cosa sola, il tempo. Una commessa a corpo però guadagna o perde nelle ore: se un’attività rispetta la data perché ci hai messo una persona in più, la barra resta verde e il margine scende. Per questo a un Gantt di commessa servono almeno tre colonne che i software di pianificazione spesso non hanno:

• Ore a budget per ogni attività, prese dal preventivo.
• Ore consuntivate, dal timesheet, aggiornate almeno ogni settimana.
• Importo di ogni milestone, per sapere quanto fatturato si sposta quando una data slitta.

Con le prime due puoi calcolare, attività per attività, quante ore vale il lavoro già fatto e confrontarle con quelle spese. È il principio dell’earned value applicato alla commessa, che misura insieme ritardo e sforamento. Con la terza sai quanto incasso si sposta: nell’esempio di Alfa Srl una settimana di ritardo sul collaudo sposta di una settimana 24.000 euro di fattura, e con i tempi di pagamento del cliente anche l’incasso. Quanta cassa ti chiede una commessa quando le milestone slittano lo vedi con il simulatore del cash flow di commessa.

Con cosa si fa un Gantt: Excel, Word, online o nel gestionale

In Excel. Excel non ha un tipo di grafico Gantt: la guida di Microsoft spiega come ottenerlo da un grafico a barre in pila, togliendo il colore alla serie delle date di inizio. L’alternativa è una griglia con una colonna per settimana e la formattazione condizionale che colora le celle fra inizio e fine: è più facile da aggiornare e ci stanno accanto le colonne delle ore. È il metodo usato nel nostro modello.

In Word. Nemmeno Word ha un grafico Gantt. Con Inserisci > Grafico puoi creare lo stesso grafico a barre in pila, che si appoggia a una piccola tabella Excel. Per un piano che cambia ogni settimana conviene tenerlo in Excel e incollare in Word solo la versione da mandare al cliente.

Online. Quasi tutti i software di project management hanno una vista Gantt, spesso nei piani a pagamento. In Microsoft Planner, per esempio, i piani di base inclusi in Microsoft 365 hanno le viste a griglia, bacheca, calendario e grafici, mentre la vista a sequenza temporale (il Gantt) e le dipendenze sono funzioni dei piani premium, che richiedono una licenza in più (Microsoft Learn).

Nel gestionale. Se la commessa vive già in un ERP con la gestione progetti, il piano può stare sulla stessa struttura di attività su cui si registrano ore, costi e fatture. È la differenza principale fra le famiglie di strumenti descritte in software gestione progetti: quale serve a chi fattura.

Gli errori più comuni con il diagramma di Gantt

• Troppe righe. Un Gantt da duecento attività non lo legge nessuno. Raggruppa per fase e tieni il dettaglio fine nelle liste di lavoro del team.
• Date scritte a mano. Senza dipendenze ogni ritardo va propagato a mano, e qualcosa sfugge sempre.
• Nessuna baseline. Se sovrascrivi il piano ogni settimana, a fine commessa non sai più di quanto sei slittato né dove.
• Aggiornato solo quando qualcuno lo chiede. Un Gantt fermo da un mese descrive un progetto che nel frattempo è cambiato.
• Avanzamento a sensazione. Un’attività ferma al 90% per tre settimane di solito è molto più indietro di così.
• Nessun legame con ore e fatture. Il piano dice che il collaudo slitta, ma nessuno avvisa l’amministrazione che la fattura da 24.000 euro arriverà dopo.

Dove entra il gestionale

In Microsoft Dynamics 365 Business Central con Talete la commessa è divisa in task con le loro righe di pianificazione, e ogni task ha il suo budget, il suo modo di fatturare e il suo consuntivo di ore e costi. Il margine si vede per task e per commessa mentre il lavoro avanza. Il Gantt può restare lo strumento con cui chi segue la commessa organizza le settimane; ore, costi e fatture stanno nel gestionale, sulla stessa scomposizione del lavoro.

Il lavoro di chi tiene insieme piano, ore e fatture è quello descritto nella pagina per il responsabile di commessa. Se vuoi partire subito con il tuo piano, scarica il modello Gantt in Excel e sostituisci le attività di Alfa Srl con le tue.