Allocazione delle risorse: come pianificarla sulle commesse

L’allocazione delle risorse è la decisione su chi lavora a quale attività, in quale periodo e per quante ore. In economia il termine indica come si distribuiscono risorse scarse fra usi diversi. In un’azienda che lavora a commessa la risorsa scarsa sono quasi sempre le ore delle persone, e allocarle vuol dire trasformare le commesse vendute in un calendario che il team riesce a rispettare. Si fa confrontando, persona per persona e settimana per settimana, le ore disponibili con le ore già assegnate.

Cos’è l’allocazione delle risorse in un’azienda di servizi

Allocare le risorse significa rispondere a tre domande per ogni attività di una commessa: chi la fa, quando, per quante ore. Le risorse sono soprattutto persone, con competenze diverse; a volte anche attrezzature, licenze o un budget da ripartire. Nei servizi il budget di una commessa è fatto in gran parte di ore, quindi allocare il budget e allocare le persone finiscono per essere lo stesso lavoro.

Nella pianificazione di un’azienda che lavora a progetto, l’allocazione sta in mezzo ad attività con cui viene spesso confusa.

Il capacity planning decide quante persone servono; l’allocazione decide come usare quelle che ci sono. Dopo, la consuntivazione registra cosa è successo e l’utilizzo delle risorse misura quanto il piano ha tenuto. Nella vita di una commessa l’allocazione viene dopo il budget e la scomposizione in attività e prima dell’avanzamento, come racconta la guida alla gestione delle commesse. Date e dipendenze delle attività, su cui l’allocazione si appoggia, si leggono nel diagramma di Gantt.

Capacità e carico di lavoro: i due numeri da confrontare

Tutta l’allocazione si regge su due numeri, per persona e per periodo.

• Capacità: le ore in cui una persona può lavorare sulle commesse. Nella documentazione di Business Central, Microsoft la definisce come il tempo disponibile di una risorsa per un periodo del calendario di lavoro (Microsoft Learn). Si parte dall’orario, che per legge è di 40 ore settimanali e che il contratto collettivo può ridurre (D.Lgs. 66/2003, art. 3), e si tolgono ferie, permessi, formazione e attività interne come riunioni, supporto ai colleghi e prevendita.
• Carico di lavoro: le ore già assegnate a quella persona nello stesso periodo, dalle commesse firmate e da quelle che stai per firmare.

Il confronto si fa per settimana. Sapere che una persona ha 120 ore sul progetto A serve a poco se non sai in quali settimane cadono: distribuite su dieci settimane sono 12 ore a settimana, concentrate in tre sono 40, più di quelle che ha.

Come allocare le risorse sulle commesse in cinque passi

1. Parti dalle attività, poi dalle persone

Prima di scrivere un nome serve sapere cosa c’è da fare. Scomponi la commessa in attività con le ore stimate e il profilo che serve, come nella work breakdown structure di una commessa. Se la commessa è appena stata venduta, le ore per attività le hai già, a patto che il preventivo sia stato costruito dalle ore.

2. Assegna per profilo, poi per nome

Per le settimane lontane basta indicare il profilo: 40 ore di sviluppatore a novembre. Il nome arriva quando la data si avvicina e sai chi sarà libero. Chi parte subito dai nomi rischia di promettere sempre le stesse due o tre persone, quelle che il responsabile di commessa conosce meglio, e di lasciare scarico il resto del team.

3. Distribuisci le ore nelle settimane

Ogni attività va spalmata sulle settimane in cui si farà, rispettando le dipendenze: la migrazione dopo l’analisi, i test dopo lo sviluppo. È il passaggio che trasforma una stima in un calendario, e quello in cui scopri se le date promesse al cliente sono compatibili con le persone che hai.

4. Separa le allocazioni provvisorie da quelle definitive

Una commessa in trattativa non può occupare il calendario come una firmata, ma non può nemmeno sparire dal piano. Serve un doppio stato. In Dynamics 365 Project Operations, il software di Microsoft per chi vende progetti, si chiamano prenotazione preliminare e definitiva (soft e hard booking): la prima aggiunge la persona al progetto senza consumarne la capacità, che resta assegnabile ad altri; la seconda la impegna e toglie le ore dal suo calendario (Microsoft Learn, booking statuses). Su un foglio di calcolo lo stesso principio si applica con una colonna, o un colore, per le ore provvisorie.

5. Controlla il carico e risolvi i conflitti

Quando una persona supera il 100% in una settimana hai cinque strade: spostare l’attività in una settimana più libera, darla a un’altra persona con lo stesso profilo, affidarla a un collaboratore esterno, ridurre il perimetro con il cliente o spostare la data. Ognuna ha un costo, e conviene sceglierla adesso, finché è una decisione. Quando il sovraccarico arriva nelle ore consuntivate è già diventato un ritardo o uno straordinario.

Un esempio: quattro persone e tre commesse

Gamma Srl è un system integrator inventato per questo esempio. Nelle prossime quattro settimane lavora su due commesse firmate, A e B, e sta per chiudere l’offerta C. Ogni persona ha 32 ore a settimana per le commesse: le altre 8 vanno a riunioni, formazione e supporto interno. Dario è in ferie nella terza settimana.

Sulle quattro settimane il team ha 480 ore disponibili e 428 assegnate: un carico dell’89,2%, che a prima vista descrive un buon piano. Settimana per settimana, i problemi sono tre.

• Anna nella terza settimana è al 112,5%, 36 ore su 32. Se l’offerta C si chiude, 4 ore non ci stanno. Nelle prime due settimane ha 4 ore libere ciascuna: se l’attività lo consente, una parte del lavoro sulla commessa A si anticipa lì.
• Bruno nella quarta settimana è al 125%, 40 ore su 32, per via delle ore provvisorie di C. Carla, con lo stesso profilo, quella settimana ne ha 16 libere: 8 ore di sviluppo passano a lei.
• Dario ha 8 ore assegnate nella settimana di ferie. È l’errore di un piano che non legge il calendario delle assenze: quelle ore si spostano nella seconda o nella quarta settimana, dove Dario ne ha 8 libere.

Dopo le tre correzioni nessuno supera il 100% e Carla sale dal 68,8% al 75% delle sue ore disponibili: è la persona su cui il piano può ancora contare. Senza le 52 ore provvisorie dell’offerta C, nelle quattro settimane restano 104 ore libere: è lo spazio che il commerciale può ancora vendere, e l’offerta C ne occupa la metà.

Gli errori più frequenti nell’allocazione delle risorse

• Allocare il 100% delle ore disponibili. Un piano senza margine salta al primo imprevisto: una richiesta urgente in assistenza, una stima sbagliata, un’influenza. Decidi una soglia sotto il 100% e applicala a tutti.
• Ignorare ferie e assenze. Il piano deve leggere lo stesso calendario delle ferie approvate, altrimenti assegna ore a chi non c’è.
• Ragionare sul totale della commessa. Le ore totali tornano quasi sempre; sono le singole settimane a non tornare.
• Promettere la stessa persona a due clienti. Succede quando le ore provvisorie non si vedono, o quando due responsabili di commessa pianificano ognuno sul proprio foglio.
• Non aggiornare il piano. Un’allocazione fatta a inizio mese e mai rivista descrive un mese che non esiste più.

Dal piano al consuntivo: dove si vede se l’allocazione ha tenuto

Un’allocazione resta un’ipotesi finché non la confronti con le ore registrate. Per ogni persona e per ogni commessa servono due colonne affiancate: ore pianificate e ore consuntivate. Se la consuntivazione delle ore avviene su un foglio diverso da quello del piano, il confronto si fa a mano a fine mese, quando le settimane sbagliate sono già passate.

Business Central ha i pezzi di base. Per ogni risorsa si imposta la capacità nel calendario di lavoro, ed è quella che il sistema usa quando compili le righe di pianificazione della commessa; il report Utilizzo risorse mette a confronto capacità e ore registrate, con il saldo che mostra chi è stato sottoutilizzato o sovrautilizzato (Microsoft Learn). Talete lavora dentro Business Central: il Portale Talete ha una pianificazione visuale di più risorse, tecnici e consulenti registrano ore e interventi da telefono, anche da Teams e Outlook, e i dati arrivano sulla commessa senza passaggi a mano.

Chi coordina le commesse trova come lavora il suo ruolo in Talete nella pagina per il responsabile di commessa e il project manager.