Modello timesheet Excel: il foglio ore per commessa, gratis

Un modello di timesheet in Excel è un foglio in cui ogni persona scrive, giorno per giorno, quante ore ha lavorato, su quale commessa e con quale attività, indicando quali ore sono fatturabili al cliente. Dalle righe escono i totali che servono: per commessa, quante ore hai consumato rispetto al budget e quanto sono costate; per persona, quante ore sono andate a lavoro fatturabile.

Il modello di timesheet in Excel che trovi qui è gratuito, non contiene macro e parte da un esempio compilato: una settimana di tre persone su quattro commesse di aziende inventate. Se prima vuoi capire a cosa serve un timesheet e come si sceglie lo strumento, parti da timesheet: cos’è e come si sceglie. Qui si parla del foglio: cosa contiene, come si compila e come si leggono i numeri.

Cosa c’è nel modello timesheet

Il file ha sei fogli. Si compilano le celle gialle, le grigie si calcolano.

Persone, commesse e attività si scelgono dalle tendine: nessuno scrive «Alfa» su una riga e «Alfa Srl» su quella dopo, e i totali tornano.

Come si fa un timesheet: le colonne che servono

Ogni riga del registro è un blocco di lavoro omogeneo: stessa persona, stessa commessa, stessa attività. Sette colonne bastano.

• Data. Il giorno in cui hai lavorato, non quello in cui compili.
• Persona. Dal suo nome il foglio prende il costo orario.
• Commessa. Il codice, dalla tendina. Il cliente compare da solo.
• Attività. Analisi, installazione, assistenza, riunione, trasferta. Serve a capire dove va il tempo dentro la commessa.
• Descrizione. Una frase che il cliente capirebbe: «Copia delle caselle di posta», non «varie».
• Ore. In decimali: 7,5 è sette ore e mezza, 0,25 un quarto d’ora.
• Fatturabile. Sì o no. Il viaggio che il contratto non paga, la riunione interna, la correzione di un errore tuo: no.

Dalle ultime due colonne nascono i due numeri più utili del foglio: il costo (ore per costo orario della persona) e il valore delle ore fatturabili (ore fatturabili per tariffa della commessa).

Esempio di timesheet compilato

Nel modello, Giulia Rossi (persona inventata, project manager con un costo orario di 42 euro) lavora la settimana dal 21 al 25 settembre 2026 su due commesse e su attività interne. Il foglio «Settimana» la mostra così.

Giulia ha registrato 37 ore, 28 fatturabili: il 76% del suo tempo è andato a lavoro fatturabile. Sulle 40 ore contrattuali della settimana l’utilizzo è del 70%. Le sue ore costano 1.554 euro (37 per 42); le ore fatturabili, a tariffa, valgono 2.035 euro (13 ore a 70 euro su Alfa Srl, 15 a 75 euro su Delta Srl).

Il «Riepilogo commesse» somma la stessa settimana per tutte e tre le persone.

Due cose saltano fuori già alla prima settimana. Delta Srl ha consumato il 73% del budget di ore: la commessa è a consuntivo, quindi ogni ora si fattura, ma il budget era la stima data al cliente, ed è meglio avvisarlo adesso che dopo averlo superato. Su Gamma Srl, a pacchetto, 2 delle 7,5 ore sono viaggio non fatturabile: costano, ma non scalano dal pacchetto.

Per Alfa Srl, a corpo, i 2.625 euro non sono quanto fatturi: la fattura segue il contratto. Sono quanto varrebbero le ore a tariffa. Se a metà lavoro quel valore si avvicina al prezzo concordato, le ore stanno mangiando il margine, ed è il momento di guardare lo scostamento fra budget e consuntivo.

Foglio ore settimanale o mensile?

Le ore si registrano ogni giorno. Il foglio settimanale serve a un’altra cosa: a far controllare e firmare le ore da chi le ha lavorate e dal responsabile, una volta a settimana, finché il ricordo è fresco. Il riepilogo mensile, invece, non si compila: si legge dal registro scegliendo le date.

Chi compila il timesheet il venerdì pomeriggio per tutta la settimana, o peggio a fine mese, scrive ore tonde e stimate. È il punto debole di ogni foglio ore, che sia di carta, in Excel o in un’app, e lo trovi spiegato nella guida alla consuntivazione delle ore.

Timesheet e foglio presenze non sono la stessa cosa

Il foglio ore per commessa e il foglio presenze si somigliano, ma rispondono a domande diverse.

• Il foglio presenze dice quante ore ha lavorato un dipendente in ogni giorno. Per legge il libro unico del lavoro deve contenere un calendario delle presenze con le ore lavorate ogni giorno, gli straordinari, le assenze, le ferie e i riposi (art. 39 del D.L. 112/2008). L’orario normale è di 40 ore settimanali, salvo una durata minore fissata dai contratti collettivi (art. 3 del D.Lgs. 66/2003).
• Il timesheet dice su quali commesse e attività sono andate quelle ore. Serve al costo delle commesse e alla fattura, non alla busta paga.

Come leggere i riepiloghi

Il budget usato confronta le ore registrate con il budget di ore della commessa. Nel modello la cella diventa ambra oltre l’80% e rossa oltre il 100%: è l’avviso che ti serve mentre puoi ancora parlare con il cliente, non dopo.

La percentuale fatturabile di una commessa ti dice quanto del lavoro fatto arriva in fattura. Se su una commessa a consuntivo è molto sotto il 100%, qualcuno sta segnando come non fatturabili ore che il contratto permetterebbe di fatturare, o sta lavorando fuori perimetro.

L’utilizzo di una persona è il rapporto fra ore fatturabili e ore contrattuali del periodo. Un utilizzo basso non vuol dire per forza lavorare poco: può voler dire troppe attività interne, commesse ferme o ore non registrate. Come leggerlo senza trarre conclusioni sbagliate è spiegato nella guida all’utilizzo delle risorse; come si calcolano le ore disponibili di ogni persona, in quella sul capacity planning.

La colonna valore meno costo confronta le ore a tariffa con il loro costo. Per le commesse a consuntivo è un’approssimazione del margine sul lavoro; per quelle a corpo e a canone va confrontata con il prezzo del contratto. Se la tariffa ti sembra bassa rispetto al costo orario, il calcolo del ricarico e del margine ti dice quale tariffa serve per il margine che vuoi.

Quando il foglio Excel non basta più

Il modello regge bene un gruppo piccolo, con una persona che raccoglie i file. I segnali che il foglio è diventato un lavoro in più sono questi:

• a fine mese qualcuno passa mezza giornata a unire i registri di tutti;
• le ore approvate vanno ricopiate nel gestionale per fare la fattura o per il costo della commessa;
• due persone modificano lo stesso file e una delle due perde le modifiche;
• nessuno sa quali ore sono state approvate e quali no;
• le commesse chiuse restano nella tendina e continuano a ricevere ore.

Sono i limiti di Excel descritti nella guida su quando la gestione commesse in Excel si rompe, e il confronto fra app di time tracking e ore dentro il gestionale aiuta a scegliere la strada dopo il foglio. In Business Central, per esempio, i timesheet standard coprono periodi di una settimana, passano da un’approvazione (di chi è indicato sulla risorsa o del responsabile del progetto) e, una volta approvati, si registrano sul progetto; si usano anche da telefono (Microsoft Learn).

Con Talete, dentro Business Central, le ore registrate dal timesheet o dal Portale Talete diventano costo sul task giusto e, dove il contratto lo prevede, riga da fatturare: i riepiloghi che nel modello chiedono un registro ben tenuto si aggiornano da soli.

Se parti dal foglio, scarica il modello di timesheet, scrivi le tue commesse con un budget di ore e registra una settimana vera: il riepilogo del venerdì ti dice già quali commesse vanno guardate.