Time tracking: app separata o ore dentro il gestionale?

Il time tracking è la misura del tempo speso su clienti, commesse e attività: con un timer che parte e si ferma, con le ore scritte a fine giornata o con una registrazione dal telefono dopo un intervento. Per un’azienda di servizi, prima di scegliere l’app conviene decidere dove devono finire le ore. Se servono solo a capire dove va il tempo, un’app separata basta. Se diventano costo della commessa e righe di fattura, devono arrivare nel gestionale: registrate lì o portate lì da un’integrazione che non richieda di ricopiarle.

Le strade sono tre: un’app di time tracking dedicata, il timesheet del gestionale, oppure un’app collegata al gestionale. Qui trovi un confronto, i casi in cui ciascuna ha senso, le domande da fare sull’integrazione prima di comprare e le regole che valgono quando uno strumento registra il lavoro delle persone.

Cos’è il time tracking e cosa misura

Sotto lo stesso nome stanno due misure diverse, che conviene non confondere.

• Il tempo di presenza. Quante ore ha lavorato una persona in una giornata. È un dato del rapporto di lavoro, con regole sue, e finisce nel libro unico del lavoro.
• Il tempo per commessa. Su quali clienti, commesse e attività sono andate quelle ore. È il dato del timesheet, e serve al costo delle commesse, alla fattura e al margine.

Le app di time tracking nascono quasi tutte per la seconda misura: un timer, un elenco di progetti, un report. Il modo di registrare cambia la qualità del dato più della marca dell’app. Un timer avviato quando inizi il lavoro misura; le ore scritte il venerdì per tutta la settimana stimano. La differenza fra registrare e ricostruire è spiegata nella guida alla consuntivazione delle ore.

Come si fa il time tracking, in cinque passi

1. Decidi su cosa si registra il tempo. Le commesse e, dentro le commesse, poche attività riconoscibili. Troppo generico («progetto Alfa») non dice dove va il tempo; troppo fine, con venti attività, e nessuno lo compila.
2. Decidi cosa è fatturabile. Per ogni commessa: le ore si fatturano a consuntivo, sono comprese in un prezzo a corpo o in un canone, scalano da un pacchetto? Chi registra deve capirlo senza chiedere.
3. Registra ogni giorno. Con il timer o a fine giornata, non a fine settimana.
4. Fai approvare le ore. Una volta a settimana il responsabile della commessa controlla e approva: le ore approvate sono quelle che diventano costo e fattura.
5. Usa le ore. Confronta ogni settimana le ore con il budget della commessa e fattura dalle ore approvate. Un time tracking che nessuno legge smette presto di essere compilato.

Se parti da zero, il modello di timesheet in Excel mette questi passi su un foglio: elenco di commesse e attività, colonna «fatturabile», foglio settimanale da firmare, riepilogo con il budget di ore.

App di time tracking, timesheet del gestionale o app collegata

La scelta dipende da cosa fai con le ore: finché servono a capire dove va il tempo, basta la prima colonna; quando diventano costo di commessa e fattura, servono le altre due.

Quando basta un’app di time tracking

Un’app separata è la scelta giusta quando:

• lavori da solo o in un gruppo piccolo, e le ore servono a capire dove va il tempo o a preparare un preventivo migliore;
• fatturi quasi tutto a tempo e materiali con pochi clienti, e l’export mensile delle ore è la fattura;
• non hai un gestionale che gestisca le commesse, o lo usi solo per la contabilità;
• ti serve una misura in fretta, per qualche mese, per decidere se il problema delle ore esiste.

In questi casi il timer, l’app sul telefono e i report pronti valgono più di un’integrazione che non useresti.

Quando le ore devono stare nel gestionale

Il conto cambia quando le stesse ore alimentano più cose: il costo della commessa, la fattura a consuntivo, il residuo di un pacchetto ore, il margine di un canone. A quel punto, a ogni passaggio a mano fra l’app e il gestionale le ore possono cambiare nome, commessa o valore.

Facciamo un esempio con numeri inventati. Alfa Srl ha 25 persone che registrano le ore in un’app separata; a fine mese l’amministrazione esporta un file e lo importa nel gestionale. Ogni mese circa il 3% delle ore arriva su commesse chiuse, con codici scritti in modo diverso o su attività che nel gestionale non esistono. Con 140 ore fatturabili a persona sono 3.500 ore al mese: il 3% fa 105 ore da riassegnare a mano, che a 65 euro l’ora valgono 6.825 euro di fatture ferme finché qualcuno non le sistema. A questo si aggiungono i due giorni che l’amministrazione passa a riconciliare i file. Nessuno di questi numeri compare in un report: si vedono come fatture in ritardo e come ore che non arrivano mai in fattura.

Le ore dentro il gestionale costano all’inizio: risorse con il loro costo, commesse con i task, qualcuno che approva. In cambio, l’ora approvata è già costo sulla commessa e riga da fatturare. Se stai scegliendo il sistema, il tema si lega alla scelta del gestionale aziendale nel suo insieme.

Se scegli un’app separata: le domande sull’integrazione

«Si integra con il tuo gestionale» vuol dire cose molto diverse. Prima di firmare, chiedi di vederlo funzionare su questi punti.

• Commesse e task. Nascono nel gestionale e arrivano nell’app da soli? Quando una commessa si chiude, sparisce dall’app?
• Ritorno delle ore. Le ore tornano nel gestionale come registrazioni sulla commessa, con il costo della persona, o come file da importare?
• Approvazione. Chi approva, e dove? Un’ora approvata si può ancora modificare nell’app?
• Errori. Se la sincronizzazione fallisce, chi se ne accorge, e come?
• Tariffe e costi. Stanno in un posto solo o vanno mantenuti in due?
• Frequenza. Le ore passano subito, ogni notte o quando qualcuno preme un pulsante?

Se la risposta alla seconda domanda è «esporti un CSV», l’app è separata anche se il fornitore la chiama integrata.

Privacy e controllo a distanza

Uno strumento che registra il lavoro delle persone può ricadere nelle regole sul controllo a distanza. Lo Statuto dei lavoratori permette gli strumenti da cui può derivare un controllo a distanza solo per esigenze organizzative, produttive, di sicurezza o di tutela del patrimonio, con un accordo sindacale o, in mancanza, con l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro; non servono accordo né autorizzazione per gli strumenti usati per rendere la prestazione e per quelli di registrazione degli accessi e delle presenze. In tutti i casi le informazioni raccolte si possono usare solo se il lavoratore è stato informato su come funzionano gli strumenti e su come si fanno i controlli, nel rispetto delle norme sulla privacy (art. 4 della legge 300/1970).

Per le app di timbratura con localizzazione il Garante privacy ha indicato garanzie precise: conservare solo il dato della sede di lavoro con data e ora, mostrare un’icona sempre visibile quando la localizzazione è attiva, non trattare gli altri dati del telefono (newsletter del 10 ottobre 2016).

Se lo stesso strumento deve servire anche per le presenze, c’è un vincolo in più: la Corte di giustizia dell’Unione europea chiede un sistema oggettivo, affidabile e accessibile per misurare l’orario di lavoro giornaliero di ogni lavoratore (sentenza C-55/18). Un timer che ognuno può correggere liberamente difficilmente risponde a questa descrizione.

Le ore dentro Business Central

Se usi Business Central, il timesheet è già nel gestionale. Registra le ore per periodi di una settimana, lega le righe alle risorse e ai progetti, prevede chi approva (per risorsa o il responsabile del progetto) e, dopo l’approvazione, porta le ore sul progetto; si usa anche da telefono (Microsoft Learn, uso dei timesheet).

Talete aggiunge quello che serve a chi lavora su commessa: le ore registrate dal timesheet o dal Portale Talete, anche da telefono per chi è dal cliente, diventano costo sul task giusto e, dove il contratto lo prevede, riga da fatturare. È il caso delle software house e delle aziende IT che hanno sulla stessa commessa lavoro a corpo, canoni e ore a consuntivo.

Per chi lavora presso i clienti, il tempo passa spesso dal rapportino: il modello di rapportino di lavoro tiene separati orari, viaggio e materiali. Se invece stai scegliendo il gestionale, il selettore come scegliere il gestionale ti dice quali guardare per primi nel tuo caso.