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Rapportino di lavoro: modello Excel gratis e come compilarlo
Cos'è il rapportino di lavoro, cosa scriverci e come farlo firmare. Con il modello Excel gratuito: rapportino per intervento, giornaliero e registro.
Il rapportino di lavoro è il documento in cui chi esegue un lavoro, di solito presso un cliente, scrive cosa ha fatto, in quanto tempo e con quali materiali. A fine intervento lo firma anche il cliente, per presa visione. Da quel foglio partono tre cose: la fattura delle ore e dei materiali, il costo della commessa e la tua risposta quando, due mesi dopo, il cliente chiede a cosa corrispondono quelle quattro ore.
Qui trovi cosa deve contenere, come si compila senza lasciare buchi, un esempio compilato e il modello di rapportino di lavoro in Excel, gratuito: un rapportino per intervento da stampare e far firmare, un rapportino giornaliero per chi passa da più clienti nella stessa giornata e un registro che ti dice quante ore devi ancora fatturare.
Cos’è un rapportino di lavoro (e cosa non è)
Ogni settore lo chiama a modo suo: rapportino, bolla di lavoro, foglio di lavoro, scheda di intervento. La funzione è la stessa: registrare il lavoro fatto per un cliente nel momento in cui lo fai, con la conferma di chi lo ha ricevuto.
Tre documenti gli somigliano e vengono spesso confusi con lui.
| Documento | Cosa registra | Chi lo usa | È obbligatorio? |
|---|---|---|---|
| Rapportino di lavoro | Il lavoro fatto per un cliente: orari, attività, materiali, firma | Tecnici, installatori, manutentori, consulenti presso il cliente | Non per legge in generale; spesso sì per contratto |
| Timesheet (foglio ore) | Le ore di ogni persona divise per commessa e attività | Chiunque lavori su commesse, anche in ufficio | No; serve al controllo delle commesse |
| Calendario presenze del libro unico del lavoro | Le ore lavorate ogni giorno da ogni dipendente, straordinari, assenze, ferie | Datore di lavoro e consulente del lavoro | Sì |
| Rapporto di intervento tecnico | Una richiesta di assistenza: problema, diagnosi, soluzione, tempi | Assistenza tecnica e IT | Dipende dal settore e dal contratto |
Il libro unico del lavoro deve contenere un calendario delle presenze con il numero di ore lavorate ogni giorno da ciascun dipendente, gli straordinari, le assenze, le ferie e i riposi (art. 39 del D.L. 112/2008). Il rapportino può aiutare chi compila il calendario, ma non lo sostituisce: il calendario segue la persona, il rapportino segue il cliente.
Il timesheet usa le stesse ore per un altro scopo: somma le ore per commessa, anche quelle passate in ufficio, mentre il rapportino documenta un lavoro fatto davanti al cliente. Se ti serve il foglio ore, c’è il modello di timesheet in Excel. Se il tuo lavoro è assistenza su chiamata, il documento giusto è il rapportino di intervento tecnico, che aggiunge la richiesta, i tempi di risposta e il contratto di copertura.
Cosa deve contenere un rapportino di lavoro
Un rapportino completo risponde a sei domande.
- Chi e per chi. Numero progressivo, la tua azienda, il cliente, l’indirizzo del lavoro, la commessa o il contratto, il referente presso il cliente.
- Quando. Data, ora di inizio e di fine, pause. Viaggio e chilometri su righe separate.
- Cosa. Il tipo di intervento e la descrizione del lavoro svolto.
- Con cosa. I materiali, con codice, quantità e unità di misura.
- Com’è finita. Lavoro concluso o no, cosa resta da fare, come si fattura.
- Chi conferma. Nome e firma del tecnico, nome in stampatello e firma del cliente.
Ogni campo serve a qualcosa di preciso, e quando manca il problema si presenta dopo, di solito in fattura.
| Campo | Perché serve | L’errore che costa |
|---|---|---|
| Numero progressivo | Collega rapportino, registro e fattura | Senza numero non sai se ne manca uno |
| Commessa o contratto | Dice dove va il costo e con quale regola si fattura | Ore giuste sulla commessa sbagliata |
| Inizio, fine e pausa | Le ore si calcolano invece di stimarle | «Mattina» al posto di 8:30-12:45 |
| Viaggio a parte | Molti contratti lo pagano in modo diverso, o non lo pagano | Viaggio sommato al lavoro, poi contestato |
| Descrizione | È la prova di cosa hai fatto | «Assistenza», e basta |
| Materiali con codice | Si fatturano e si scaricano dal magazzino | Ricambi usati e mai addebitati |
| Come si fattura | Consuntivo, canone, pacchetto ore, garanzia | Lo decide l’amministrazione a fine mese, a memoria |
| Firma del cliente | Conferma che il lavoro è stato visto | Firma mancante, fattura contestata |
Se lavori presso il cliente in appalto o in subappalto, il tuo personale deve avere anche la tessera di riconoscimento con fotografia, generalità e datore di lavoro prevista dal D.Lgs. 81/2008, art. 26, comma 8. Il nome sul rapportino non la sostituisce.
Come si compila un rapportino di lavoro
- Aprilo prima di iniziare. Scrivi l’ora di inizio quando inizi, non a fine giornata. Gli orari ricostruiti a memoria sono sempre tondi, e quasi sempre sbagliati.
- Tieni separati lavoro, pause e viaggio. Le ore di lavoro sono fine meno inizio meno pausa. Il viaggio va su una riga sua, con i chilometri.
- Scrivi la descrizione in tre parti. Cosa hai trovato, cosa hai fatto, come hai verificato che funziona.
- Segna i materiali mentre li usi. Codice, descrizione, quantità. A fine giornata il ricambio da 6 euro è già dimenticato.
- Chiudi l’esito. Il lavoro è concluso? Cosa resta da fare, ed entro quando? Il lavoro si fattura a parte, è incluso nel canone o scala da un pacchetto ore?
- Fai firmare il cliente prima di andare via. Con il nome in stampatello: una sigla illeggibile, tre mesi dopo, non dice chi ha firmato.
- Consegnalo in giornata. Una foto o una scansione la sera stessa bastano a non perderlo.
La stessa descrizione, scritta due volte
Scritta male: «Assistenza rete, risolto.»
Scritta bene: «Le stampanti del primo piano non stampavano. Lo switch del piano terra aveva una porta guasta: sostituito con uno switch da 24 porte, ricollegati i 14 cavi. Verificato con il referente: stampa di prova da tre postazioni.»
La seconda regge una contestazione e dice al collega che torna dal cliente fra sei mesi cosa è stato cambiato.
Un esempio di rapportino compilato
Gamma Informatica Srl, un’azienda inventata, installa un nuovo server presso Alfa Srl, anche lei inventata. È lo stesso esempio che trovi già compilato nel modello Excel.
| Campo | Valore |
|---|---|
| Rapportino n. | 2026-0147, del 22/09/2026 |
| Cliente e commessa | Alfa Srl, commessa C-101 |
| Tipo di intervento | Installazione, su richiesta del 18/09 |
| Tecnico | Marco Neri |
| Orari | dalle 8:30 alle 12:45, pausa di 15 minuti |
| Ore di lavoro | 4,00 |
| Viaggio | 1 ora, 42 km |
| Lavoro svolto | Server installato e collegato, dischi in mirror, backup notturno su NAS, cartelle condivise copiate; verifica con il referente |
| Materiali | 2 dischi SSD da 960 GB, 4 cavi di rete: 316 euro |
| Esito | Concluso; migrazione della posta nel fine settimana |
| Come si fattura | A consuntivo |
| Firme | Tecnico e referente del cliente |
Facciamo i conti. Supponiamo che il contratto con Alfa Srl preveda 65 euro l’ora per il lavoro, 40 euro l’ora per il viaggio e 0,50 euro al chilometro (tariffe di esempio). Il rapportino vale 260 euro di lavoro, 40 di viaggio, 21 di chilometri e 316 di materiali: 637 euro IVA esclusa. Se le ore fossero state scritte come «mattina», la fattura sarebbe partita da una stima; se il viaggio fosse stato sommato al lavoro, il cliente si sarebbe visto addebitare un’ora di viaggio a tariffa piena, e alla prima verifica avrebbe avuto un buon motivo per contestare tutta la fattura.
Rapportino giornaliero, per intervento o mensile
Il rapportino per intervento ha un cliente, un lavoro e una firma: è quello giusto per installazioni, manutenzioni e assistenza presso il cliente.
Il rapportino di lavoro giornaliero raccoglie in un foglio tutti i lavori di una persona nella stessa giornata, una riga per cliente o per cantiere. Serve a chi fa molti lavori brevi, o alla squadra in cantiere che lavora tutto il giorno sulla stessa commessa. Lo firma di solito il responsabile interno; se il cliente deve confermare un intervento, conviene comunque il rapportino per intervento.
Il rapportino mensile è un riepilogo: tutti i rapportini di un cliente nel mese, da allegare alla fattura. Non si compila, si ricava dal registro.
Il modello Excel da scaricare
Scarica il modello di rapportino di lavoro in Excel: è gratuito, non contiene macro e parte dall’esempio che hai appena letto.
- Rapportino. Un intervento su un A4 verticale, con le sezioni cliente, tempi, lavoro svolto, materiali, esito e firme. Le ore di lavoro si calcolano da inizio, fine e pausa, anche quando il lavoro passa la mezzanotte; l’importo dei materiali da quantità e prezzo.
- Giornaliero. Fino a dodici lavori nella stessa giornata, con le ore calcolate da «dalle» e «alle», su un A4 orizzontale.
- Registro rapportini. Una riga per rapportino. In alto vedi le ore a consuntivo non ancora fatturate, i rapportini con la fatturazione ancora «da decidere» e quanti giorni passano, in media, fra il lavoro e la fattura.
Le celle gialle si compilano, le grigie si calcolano. Le tendine propongono i tipi di intervento e i modi di fatturare: a consuntivo, incluso nel canone, dal pacchetto ore, in garanzia.
Numera i rapportini prima di stamparli
Se usi il modello su carta, stampa i rapportini con il numero già scritto e consegna a ogni tecnico una serie. Un numero che manca nel registro è un rapportino perso, e te ne accorgi prima di chiudere il mese invece che quando il cliente chiede la fattura.
Dalla carta al digitale: dove si perdono le ore
Il rapportino di carta funziona finché arriva in ufficio. Il problema è il viaggio fra il furgone e l’amministrazione: il foglio arriva il venerdì, o il lunedì dopo, a volte bagnato o illeggibile; qualcuno lo ricopia nel gestionale; qualcuno chiede al tecnico cosa voleva dire. Ogni passaggio aggiunge giorni fra il lavoro e la fattura, e ogni tanto un rapportino non arriva.
Facciamo un conto con numeri inventati. Sei tecnici compilano tre rapportini al giorno ciascuno per 220 giorni: circa 3.960 rapportini l’anno. Se uno su cinquanta si perde o arriva senza ore, sono 79 interventi; a due ore l’uno e 60 euro l’ora fanno 9.480 euro di lavoro fatto e mai fatturato. Sono le ore non fatturate che nessuno vede, perché non lasciano traccia. Il registro del modello serve a questo: se un numero manca, lo vedi.
Un’app per i rapportini toglie la ricopiatura: orari registrati, firma sullo schermo, foto del lavoro, invio immediato. La differenza vera la fa però dove finiscono i dati. Se l’app vive da sola, le ore vanno comunque riportate a mano nel gestionale per calcolare il costo e fare la fattura: è il limite che trovi descritto nella guida alle app per la gestione delle commesse e nel confronto fra app di time tracking e gestionale.
Privacy e controllo a distanza
Un’app usata dal tecnico per compilare il rapportino è uno strumento di lavoro: lo Statuto dei lavoratori esclude dall’accordo sindacale gli strumenti usati per rendere la prestazione, ma chiede che il lavoratore sia informato su come vengono usati i dati e fatti i controlli (art. 4, commi 2 e 3). Se l’app registra la posizione, il Garante privacy ha indicato garanzie precise per le app di timbratura: conservare solo il dato della sede di lavoro, con data e ora, e tenere sempre visibile un’icona quando la localizzazione è attiva (newsletter del 10 ottobre 2016). Prima di attivare funzioni di questo tipo, parlane con il consulente del lavoro.
Se lavori su Business Central, Talete porta il lavoro sul campo dentro la commessa: i tecnici registrano ore, interventi e checklist dal Portale Talete, anche da telefono, e i dati tornano in Business Central sul contratto giusto, pronti per il costo e per la fattura. È il caso tipico delle aziende di assistenza IT e servizi gestiti, dove lo stesso cliente ha un canone, un pacchetto ore e qualche intervento fuori contratto.
Se invece parti dal foglio, scarica il modello e usa il registro per un mese: il numero di ore «a consuntivo non ancora fatturate» a fine mese ti dice quanto lavoro sta aspettando una fattura.
Domande frequenti
Cosa sono i rapportini di lavoro?
Sono i documenti in cui chi esegue un lavoro, di solito presso un cliente, registra data, orari, attività svolte e materiali usati. Il cliente li firma per presa visione. Servono a fatturare le ore e i materiali, a imputare il costo alla commessa giusta e a documentare il lavoro se nasce una contestazione.
Come si scrive un rapportino di lavoro?
Si apre prima di iniziare, scrivendo l'ora di inizio. Si tengono separati lavoro, pause e viaggio. La descrizione dice cosa hai trovato, cosa hai fatto e come hai verificato che funziona. Si segnano i materiali con codice e quantità, si indica se il lavoro è concluso e come si fattura, e si fa firmare il cliente prima di andare via, con il nome in stampatello.
Che cos'è un rapportino giornaliero di lavoro?
È un rapportino che raccoglie in un solo foglio tutti i lavori fatti da una persona nella stessa giornata: una riga per cliente o per cantiere, con orari, ore, attività e materiali. È comodo per chi passa da più clienti al giorno o lavora in squadra in cantiere. Per gli interventi che il cliente deve firmare conviene comunque un rapportino per intervento.
Il rapportino di lavoro è obbligatorio?
Nessuna norma generale impone un modello di rapportino alle imprese: di solito è un documento interno o un obbligo previsto dal contratto con il cliente, che spesso chiede il rapportino firmato per accettare la fattura. È obbligatorio per legge, invece, il calendario delle presenze del libro unico del lavoro, e alcuni settori hanno rapporti tecnici previsti da norme specifiche.
Il cliente deve firmare il rapportino?
Non c'è un obbligo generale, ma la firma del cliente è ciò che rende il rapportino utile quando nasce una contestazione: conferma che ha visto il lavoro, le ore e i materiali indicati. Conviene farlo firmare sul posto, con il nome in stampatello accanto alla firma, e scrivere sul modulo che le condizioni economiche sono quelle del contratto.
Meglio il rapportino in Excel o un'app?
Il modello in Excel o su carta va bene per pochi tecnici e pochi interventi, se qualcuno raccoglie i fogli ogni giorno. Un'app evita la ricopiatura e fa arrivare il rapportino in ufficio subito, con firma e foto. Conta però dove finiscono i dati: se l'app non è collegata al gestionale, le ore vanno comunque riportate a mano per il costo e la fattura.
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