Modello Gantt in Excel per pianificare una commessa

Il modello Gantt in Excel di questa pagina è gratuito, non ha macro e serve a pianificare una commessa con le sue ore. Scrivi le attività, la durata in giorni lavorativi e da quale attività dipende ognuna: date di inizio e fine si calcolano da sole, saltando fine settimana e festività, e il foglio «Gantt» colora le barre settimana per settimana. Accanto a ogni attività ci sono le ore a budget e quelle consuntivate, e accanto a ogni milestone l’importo da fatturare.

Scarica il modello Gantt per commesse (.xlsx)

Excel non ha un tipo di grafico Gantt, quindi ogni modello si appoggia a uno di due metodi: un grafico a barre in pila, oppure una griglia colorata con la formattazione condizionale. Questo usa il secondo, perché si aggiorna da solo e lascia spazio alle colonne delle ore.

Cosa c’è nel modello

Il file ha cinque fogli. Le celle gialle si compilano, quelle grigie si calcolano da sole.

Lo stato di ogni attività è uno di questi: Da iniziare, In anticipo, In linea, In ritardo, Ore oltre l’avanzamento, Chiusa. «In ritardo» vuol dire che l’avanzamento è più di dieci punti sotto quello atteso alla data di stato. «Ore oltre l’avanzamento» vuol dire che hai consumato più del 110% delle ore che il lavoro fatto valeva a budget.

Come si fa un Gantt in Excel: i due metodi

Con un grafico a barre in pila

È il metodo descritto nella guida di Microsoft. Prepari tre colonne (attività, data di inizio, durata in giorni), le selezioni, scegli Inserisci > Grafici consigliati e prendi il grafico a barre in pila. Poi fai clic sulla prima serie, quella delle date di inizio, e dalla scheda Formato scegli Riempimento > Nessun riempimento: restano visibili solo le barre della durata, che partono ognuna dalla sua data. Per avere la prima attività in alto, nel formato dell’asse verticale scegli «Categorie in ordine inverso».

Funziona bene per un piano da stampare. Diventa scomodo quando lo aggiorni ogni settimana: l’asse delle date va ritoccato a mano, l’avanzamento non si vede e le dipendenze non esistono.

Con una griglia e la formattazione condizionale

Il secondo metodo usa una colonna per ogni settimana e una regola di formattazione condizionale con formula: una cella si colora se la settimana della colonna cade fra l’inizio e la fine dell’attività della riga. Le barre si ridisegnano quando cambi una data, e a sinistra della griglia puoi mettere tutte le colonne che ti servono, comprese ore e importi.

Con la data di inizio in colonna D, la fine in colonna E e il lunedì di ogni settimana nella riga 7, la regola da applicare alla griglia è =E($D8<=H$7+6;$E8>=H$7). In Excel in inglese la stessa formula si scrive =AND($D8<=H$7+6,$E8>=H$7).

Come si usa il modello, passo per passo

1. Scrivi i dati della commessa. Nel foglio «Piano» compila nome, data di inizio, data di stato (di base è oggi) e costo orario medio del team, cioè il costo pieno di un’ora con contributi e TFR.
2. Elenca le attività. Una riga per attività, fino a 40, con la fase a cui appartiene. Se la scomposizione del lavoro non l’hai ancora fatta, parti da come si costruisce la WBS di una commessa.
3. Dai una data solo alla prima attività. Per le altre scrivi in «Dipende da» il numero dell’attività che deve finire prima. Le milestone hanno durata zero e cadono il giorno in cui finisce l’attività da cui dipendono.
4. Inserisci le ore a budget. Sono le ore del preventivo, attività per attività. Il foglio le somma per fase.
5. Scrivi quanto vale ogni milestone. Se il contratto prevede fatture a stati di avanzamento, l’importo di ogni milestone ti dice quanto fatturato si sposta quando slitta una data.
6. Ogni settimana aggiorna avanzamento e ore consuntivate. L’avanzamento va da 0% a 100%; le ore le prendi dal timesheet. Stato, barre e totali si aggiornano da soli.

L’esempio nel file: una commessa da 60.000 euro alla sesta settimana

Il file si apre con un esempio inventato: Alfa Srl, un system integrator, installa un gestionale per Beta Spa con un contratto a corpo da 60.000 euro, dodici attività in quattro fasi e quattro milestone di fatturazione. Le date sono calcolate da oggi, così quando apri il file il progetto è sempre nella sesta settimana. Il piano completo, con durate e dipendenze, è descritto nell’articolo sul diagramma di Gantt applicato a una commessa. Queste sono le attività già iniziate:

Le ore guadagnate sono le ore a budget moltiplicate per l’avanzamento: la configurazione è all’80% di un lavoro da 120 ore, quindi vale 96 ore, e ne ha consumate 112. Lo stato delle attività in corso può cambiare con il giorno della settimana in cui apri il file, perché l’avanzamento atteso cresce con la data di stato: la tabella è quella del mercoledì.

Il foglio «Budget per fase» mette insieme i numeri. L’indice di efficienza, ore guadagnate diviso ore consuntivate, è 0,96: ogni ora spesa ha prodotto lavoro per 0,96 ore di budget. Se il resto della commessa procede allo stesso ritmo, servono circa 594 ore invece di 568. Con un costo orario di 45 euro il costo delle ore passa da 25.560 a circa 26.700 euro, e il margine sulle ore scende di circa 1.150 euro. Il Gantt da solo avrebbe mostrato una barra rossa; le ore mostrano che la commessa sta perdendo margine su due attività su cinque.

C’è anche l’effetto sulla cassa. La configurazione in ritardo sta sul percorso critico, quindi slittano il collaudo e la milestone da 24.000 euro legata al collaudo. Quanto pesa sul saldo di cassa una fattura che arriva due settimane dopo lo puoi simulare con il calcolo del cash flow di commessa.

Le formule, se vuoi costruirlo da zero

Il modello usa solo funzioni standard, che trovi con lo stesso nome in tutte le versioni recenti di Excel in italiano.

GIORNI.LAVORATIVI.TOT conta i giorni lavorativi fra due date ed esclude sabati, domeniche e le date che elenchi come festività. Nel modello «Festivita» è il nome dato all’elenco delle date nel foglio «Festività». Le feste nazionali sono quelle della legge 260 del 1949, con il 4 ottobre, festa di San Francesco d’Assisi, aggiunto dal 2026 dalla legge 151 del 2025. Il santo patrono cambia da città a città, quindi va aggiunto a mano insieme alle chiusure aziendali.

L’indice di efficienza e la stima a fine commessa sono la versione in ore dell’earned value management. Se vuoi applicarlo anche ai costi, con gli indici CPI e SPI, trovi il metodo completo in earned value: misurare l’avanzamento vero di una commessa.

Quando il Gantt in Excel non basta più

Un file come questo regge bene una o due commesse seguite dalla stessa persona. I problemi arrivano quando:

• le ore consuntivate vanno ricopiate ogni settimana dal timesheet di dieci persone, e il file è sempre indietro di qualche giorno;
• circolano più copie del piano, e nessuno sa quale sia quella aggiornata;
• le persone lavorano su più commesse insieme, e il carico di ognuna non si vede in nessun file;
• l’amministrazione scopre dalle email che una milestone è slittata e la fattura non si può emettere.

Sono gli stessi limiti di ogni foglio di calcolo usato per le commesse, descritti in gestione commesse in Excel: dove si rompe e quando cambiare. Se ti serve anche un modello per il controllo economico di tutte le commesse insieme, c’è il modello Excel per la gestione delle commesse.

In Microsoft Dynamics 365 Business Central con Talete le ore registrate dal team, anche da telefono con il Portale Talete, arrivano sulla commessa senza passaggi a mano, e ogni task ha già il suo budget e il suo modo di fatturare. Budget, consuntivo e margine per task si aggiornano mentre il lavoro avanza, senza un file da ricopiare. Il Gantt in Excel può restare il foglio su cui chi segue la commessa ragiona sulle date; ore e costi arrivano dal gestionale.