Utilizzo delle risorse: vendere di più o consegnare meglio

Quando i ricavi non crescono come dovrebbero, il riflesso quasi automatico è “dobbiamo vendere di più”. A volte è vero. Ma in un’azienda che lavora a commessa c’è un indicatore da guardare prima di aprire una nuova campagna commerciale: l’utilizzo delle risorse. Dice quanta parte del tempo disponibile delle persone finisce su attività che generano ricavo. Se è basso, il problema spesso non è la pipeline commerciale: è tutto il lavoro già venduto che non si riesce a consegnare bene.

Cos’è l’utilizzo delle risorse

L’utilizzo delle risorse è il rapporto tra le ore che una persona dedica ad attività fatturabili (o comunque a ricavo, per chi lavora anche a canone) e le ore totali disponibili in quel periodo. Un tecnico con 160 ore disponibili in un mese che ne registra 120 su commesse fatturabili ha un utilizzo del 75%. Le altre 40 ore sono andate altrove: formazione, riunioni interne, amministrazione, tempo tra una commessa e l’altra.

Non esiste una soglia universale “giusta”: un utilizzo del 100% è irrealistico (ed è probabilmente un campanello d’allarme di ore non registrate), mentre la soglia sana dipende dal ruolo e dal settore. Quello che conta non è il numero assoluto, ma cosa succede quando scende sotto quanto l’azienda si aspetta.

Il riflesso sbagliato: vendere di più

Quando il fatturato rallenta, la reazione più naturale è cercare nuovi clienti o spingere di più su quelli esistenti. È una risposta corretta se il problema è davvero commerciale: poche offerte in giro, un funnel che non converte, un pricing fuori mercato. Ma se il problema è che il lavoro già venduto non riesce a diventare ore fatturate, vendere di più non risolve niente. Anzi: aggiunge altro lavoro sopra un sistema che già fatica a consegnare quello che ha.

L’utilizzo delle risorse è l’indicatore che permette di distinguere le due situazioni prima di decidere dove investire tempo ed energia commerciale.

Le due letture di un utilizzo basso

Un utilizzo delle risorse sotto soglia può raccontare due storie molto diverse, e vanno lette insieme al resto:

• Non c’è abbastanza lavoro venduto. Il team ha capacità libera perché la pipeline è debole: poche commesse in corso, buchi tra un progetto e l’altro. Qui sì, il problema è vendere di più, o vendere in modo più continuo nel tempo.
• Il lavoro c’è, ma si disperde. Le persone sono piene di impegni, ma buona parte del tempo finisce su attività che non generano ricavo: riunioni interne che si allungano, amministrazione che spetterebbe ad altri, tempo speso a rincorrere informazioni che dovrebbero già essere nel sistema. Oppure, più spesso, le ore vengono lavorate ma non registrate sulla commessa giusta, e quindi non risultano da nessuna parte.

La differenza tra le due si vede guardando la pipeline insieme all’utilizzo: pipeline piena e utilizzo basso è quasi sempre un problema di consegna, non di vendita.

Utilizzo basso non è lavorare poco

È l’equivoco più comune, ed è anche il motivo per cui questo KPI viene guardato con sospetto da chi lo deve fornire: un utilizzo basso viene letto come un giudizio sulle persone, “il team non lavora abbastanza”. Quasi mai è così. Più spesso il team lavora, ma su cose che il gestionale non vede come ricavo: supporto a un collega su un’altra commessa mai riaddebitato, tempo di analisi pre-vendita che non viene tracciato, revisioni interne che si accumulano senza diventare attività a budget.

Il valore dell’indicatore è far emergere dove il tempo va davvero, così si può decidere se va ridotto, riorganizzato o, in alcuni casi, semplicemente riconosciuto e fatturato.

Come si legge insieme agli altri KPI

L’utilizzo delle risorse non va guardato da solo. Fa parte dei KPI di commessa e prende senso vero solo confrontato con gli altri:

• Utilizzo basso + margini nella norma. Probabilmente è un problema di capacità non venduta: serve più pipeline, o un mix di clienti diverso.
• Utilizzo alto + margini in calo. Il team è pieno, ma il prezzo di vendita o il costo del lavoro non tornano: non è un problema di consegna, è un problema di tariffa.
• Utilizzo basso + leaked time alto. Le ore vengono lavorate ma non arrivano nemmeno a essere registrate come attività a ricavo: il problema non è la domanda, è il processo con cui il lavoro entra nel sistema.

Questi incroci sono il motivo per cui un unico numero, isolato, dice poco: serve vederli sugli stessi dati, nello stesso posto.

Perché è difficile misurarlo bene

L’utilizzo delle risorse è semplice da definire e complicato da misurare con dati che nascono sparsi. Serve sapere, per ogni persona, quante ore erano disponibili, quante sono state registrate, e su cosa: commessa fatturabile, attività interna, formazione, assenza. Se questa distinzione non è già nella consuntivazione delle ore fatta ogni giorno, ricostruirla a posteriori significa incrociare più fonti a mano, e il numero che ne esce arriva sempre troppo tardi per essere utile.

Il punto

Prima di rincorrere nuovi clienti quando i ricavi rallentano, guarda quanta parte del tempo del team finisce già su lavoro a ricavo. Se l’utilizzo delle risorse è basso e la pipeline è piena, il problema non è vendere di più: è consegnare meglio quello che è già stato venduto. È un indicatore che va letto insieme a margine, scostamenti e leaked time, non da solo, ed è utile solo se i dati con cui si calcola nascono già divisi per attività mentre il lavoro accade.

Per il quadro completo degli indicatori con cui leggerlo insieme, parti da KPI di commessa. Se vuoi una prima misura di dove si disperde il tempo della tua azienda, il calcolatore dell’Indice di Controllo dà un punteggio su 100 in pochi minuti.