Software gestione progetti: quale serve a chi fattura

Un software di gestione progetti serve a pianificare attività, persone e scadenze e a seguire l’avanzamento del lavoro. Sotto questo nome però stanno strumenti molto diversi: bacheche di attività, pianificatori con il diagramma di Gantt, applicazioni per le società di servizi che uniscono progetti e fatturazione, gestionali ERP con la gestione commesse. Scegliere il migliore in assoluto non ha senso; la scelta dipende da una domanda sola.

Se i progetti li vendi a un cliente, la domanda è dove finiscono le ore che il team registra e da dove parte la fattura. Un’agenzia che organizza campagne interne può vivere con una bacheca; un system integrator che fattura a corpo, a tempo e materiali e a canone ha bisogno che pianificazione, ore, costi e fatture parlino fra loro. Chi usava Microsoft Project Online deve rifare questa scelta: Microsoft ha ritirato il servizio il 30 settembre 2026.

Cosa fa un software di gestione progetti

Le funzioni sono sempre le stesse, e si dividono in due gruppi. Il primo serve a organizzare il lavoro:

• attività, sottoattività, scadenze e responsabili;
• pianificazione nel tempo, con dipendenze e diagramma di Gantt;
• carico delle persone, per vedere chi è sovraccarico;
• documenti, commenti e notifiche per il team.

Il secondo serve a far tornare i conti del progetto:

• budget di ore e di costi per attività;
• ore registrate dal team, cioè il timesheet, e loro costo;
• acquisti e costi esterni imputati al progetto;
• fatturazione secondo il contratto (a corpo, a tempo e materiali, a stati di avanzamento, a canone);
• margine del progetto mentre il lavoro è in corso.

Quasi tutti i software coprono bene il primo gruppo. Le differenze vere stanno nel secondo, ed è lì che la gestione dei progetti e la gestione delle commesse si separano.

Le quattro famiglie di software, a confronto

Bacheche e liste di attività. Ogni attività è una scheda che passa da una colonna all’altra: da fare, in corso, fatto. Microsoft Planner, incluso in molti abbonamenti Microsoft 365, nei piani di base offre le viste a griglia, bacheca, calendario e grafici; la sequenza temporale, cioè il Gantt, e le dipendenze richiedono i piani premium con una licenza in più (Microsoft Learn).

Pianificatori con Gantt. Servono quando l’ordine delle attività conta: un’attività non può iniziare prima che un’altra sia finita, e il ritardo di una sposta la consegna. Qui stanno le dipendenze, il percorso critico e la baseline. Le ore effettive e i costi, se ci sono, vanno inseriti a mano o importati.

PSA. Professional Services Automation è il nome delle applicazioni pensate per chi vende servizi a progetto. Dynamics 365 Project Operations, per esempio, collega in un’unica applicazione vendite, pianificazione delle risorse, gestione dei progetti e contabilità di progetto, con registrazione di ore e spese e fatturazione (Microsoft Learn). Quando conviene rispetto a un ERP con le commesse lo spieghiamo in Project Operations o Business Central.

ERP con la gestione commesse. Qui il progetto vive dentro il gestionale che tiene la contabilità. In Business Central, per esempio, il modulo Progetti permette di creare progetti divisi in attività, preparare le righe di pianificazione, assegnare le risorse, registrare le ore con i fogli presenze, confrontare budget e utilizzo effettivo e fatturare al cliente (Microsoft Learn). Quello che manca al modulo standard per chi lavora a commessa lo aggiungono le estensioni.

La domanda che separa le famiglie: dove vanno ore e fatture

Il flusso di un’azienda che vende progetti è sempre questo: il team registra le ore su un’attività, le ore diventano costo con il costo orario di chi le ha fatte, i costi si confrontano con il budget, e a una certa data parte una fattura, che sia a corpo, a stato di avanzamento o a consuntivo.

Prendi Beta Srl, una società di consulenza inventata con 25 persone e una trentina di progetti aperti. Usa una bacheca per le attività, un foglio Excel per le ore e il gestionale per le fatture. A fine mese qualcuno esporta le ore, le ricollega ai progetti, calcola i costi, controlla quali milestone sono state raggiunte e prepara le fatture. Ogni passaggio è una copia a mano, e ogni copia è un punto in cui un’ora lavorata può non arrivare mai in fattura. Nessuno dei tre strumenti è sbagliato; manca il collegamento fra loro.

Per questo la domanda utile, davanti a ogni software, è: le ore che il team registra qui diventano costo del progetto e base della fattura senza essere ricopiate? Se la risposta è no, il costo vero dello strumento comprende anche le ore di chi fa quella copia ogni mese. Come si sceglie un sistema per registrare le ore lo trovi in timesheet: cos’è e come si sceglie.

Microsoft Project Online è stato ritirato: cosa fare adesso

Microsoft ha ritirato Project Online il 30 settembre 2026, come riporta l’avviso su tutta la documentazione del servizio (Microsoft Learn). Dal ritiro il servizio non è più raggiungibile: si riparte dalle esportazioni e dai backup fatti prima del 30 settembre. Il ritiro riguarda solo Project Online: Project desktop, Project Server Subscription Edition e Planner restano.

Le strade indicate da Microsoft sono tre: Planner con i piani premium, per la pianificazione con Gantt, dipendenze e baseline; Project Server Subscription Edition, per chi vuole restare sui propri server; Dynamics 365 Project Operations, per chi deve gestire anche risorse, costi e fatturazione dei progetti.

Prima di migrare, fai l’inventario di cosa viveva in Project Online oltre ai piani: timesheet, campi personalizzati, report collegati, dati usati dal controllo di gestione. Se ore e costi finivano lì, cambiare strumento è il momento giusto per decidere dove devono stare d’ora in poi, invece di ricreare la stessa separazione su una piattaforma nuova.

Come scegliere: sei domande da fare in demo

1. Dove registra le ore il team, e chi le approva? Da computer, da telefono, da Teams; con un’approvazione del responsabile prima che diventino costo.
2. Con quale costo orario un’ora diventa costo del progetto? Uno per persona, uno per ruolo, uno medio: deve essere una scelta tua, non un limite del software.
3. Nello stesso progetto posso fatturare in modi diversi? L’analisi a corpo, lo sviluppo a tempo e materiali, l’assistenza a canone: se il software ne conosce uno solo, gli altri finiscono in Excel.
4. Vedo il margine per progetto e per attività mentre il lavoro è in corso? A fine progetto è tardi per intervenire.
5. La pianificazione usa le stesse attività del budget e della fattura? Se no, ogni mese qualcuno riconcilia due strutture diverse.
6. Come escono i dati se un giorno cambio strumento? Esportazioni complete, formati aperti, accesso ai dati storici.

Altre domande utili, con i trucchi per capire se stai guardando una demo preparata o il prodotto vero, sono in cosa chiedere in una demo di un ERP per le commesse. Se vuoi prima capire quali gestionali mettere in lista per la tua azienda, il selettore come scegliere il gestionale ti fa qualche domanda e ti propone da dove partire.

Quale famiglia per quale azienda

• Team interno, progetti senza cliente da fatturare: una bacheca basta, e spesso è già inclusa negli abbonamenti che hai.
• Progetti con molte dipendenze, costi seguiti da un’altra funzione: un pianificatore con Gantt, collegato al gestionale almeno per le ore.
• Società di servizi che vende ore e progetti, con più persone su più clienti: una PSA o un ERP con la gestione commesse, dove ore e fatture stanno insieme.
• Azienda che ha già Business Central: prima di aggiungere un programma, guarda cosa fanno il modulo Progetti e le estensioni per le commesse. È il caso descritto per i system integrator, che nella stessa commessa hanno progetti a corpo, ore a consuntivo e canoni.

Il gestionale spesso c’è già. Secondo l’Istat, nel 2025 usava un software gestionale ERP il 48,8% delle PMI con almeno 10 addetti e l’85,9% delle grandi imprese (Imprese e ICT, anno 2025). Per quasi metà delle PMI, quindi, la scelta non parte da zero: il modulo progetti del gestionale in uso è la prima cosa da valutare.

Dove si colloca Talete

Talete è un’estensione di Microsoft Dynamics 365 Business Central per chi lavora a commessa, quindi appartiene alla quarta famiglia. La commessa è divisa in task con le righe di pianificazione; ogni task ha il suo budget, il suo tipo di fatturazione (per esempio a ore, a corpo, a pacchetti ore o a canone) e il suo consuntivo, e il margine si vede per commessa, task e cliente mentre il lavoro avanza. Il Portale Talete, facoltativo, aggiunge la pianificazione visuale di più risorse e la registrazione di ore e interventi da telefono. Per progetti con centinaia di attività collegate da dipendenze può avere senso tenere accanto un pianificatore dedicato; ore, costi e fatture restano sulla commessa, nel gestionale.