Gestionale per impiantisti: commesse, cantieri, SAL e manutenzioni

Un gestionale per impiantisti deve seguire il lavoro di un’impresa di impianti elettrici, termoidraulici o speciali: un preventivo che diventa commessa, un cantiere che consuma materiali e ore dei tecnici, SAL da fatturare, varianti chieste a metà lavori, e dopo il collaudo un contratto di manutenzione con i suoi interventi su chiamata. Se il programma copre solo una parte di questo giro, il resto finisce su carta, nei messaggi e in Excel, e il margine del cantiere si scopre a lavori finiti.

I requisiti da guardare sono tre. Ogni commessa deve avere un budget e raccogliere i costi nel momento in cui nascono. Lo stesso cliente deve poter avere lavori a corpo, a ore e a canone senza aprire tre programmi. E l’amministrazione deve fatturare partendo da quello che il cantiere ha registrato, senza ricopiarlo.

Come lavora un’impresa di impianti, dal preventivo alla commessa

Il giro tipico parte da un sopralluogo e da un preventivo, a corpo o a misura. Quando il cliente accetta, il preventivo diventa una commessa con il suo budget: materiali, ore di installazione, eventuali subappalti (opere murarie, carpenteria, una ditta specializzata per l’antincendio), noli e trasferte. Poi arrivano gli ordini ai fornitori, le consegne in cantiere, i prelievi dal magazzino, le giornate dei tecnici.

Sui lavori a corpo si fattura a stati di avanzamento. Su quelli in economia si fattura a consuntivo, ore e materiali. A metà strada il committente chiede di aggiungere un quadro o spostare una dorsale, e nasce una variante. Al termine dei lavori l’impresa installatrice rilascia la dichiarazione di conformità, che secondo l’art. 7 del D.M. 37/2008 comprende la relazione sulla tipologia dei materiali impiegati e il progetto. Anche per questo serve sapere con esattezza quali materiali sono andati su quel cantiere. Spesso, chiuso il cantiere, parte un contratto di manutenzione a canone con interventi programmati e chiamate.

I quattro modi di lavorare che convivono nello stesso mese

Gamma Impianti Srl è un’impresa inventata per l’esempio: 25 persone, impianti elettrici e speciali per capannoni e uffici. In un mese qualsiasi ha aperte commesse di quattro tipi diversi, spesso per gli stessi clienti.

Ognuno di questi modi ha il suo approfondimento: la fatturazione a SAL spiega come si calcola il valore di ogni stato avanzamento, la guida ai lavori in economia come si documentano ore e materiali a consuntivo, quella sulle varianti in corso d’opera cosa fare prima di eseguire un lavoro extra. Sul lato fiscale ci sono due temi che riguardano spesso gli impiantisti: l’IVA sulla fattura di SAL e il reverse charge nell’edilizia e negli impianti. Per il tuo caso concreto la parola finale è del commercialista.

Un gestionale che sa fare bene solo uno dei quattro costringe a gestire gli altri altrove. È il caso più comune: il programma dei preventivi e degli interventi da una parte, la contabilità dall’altra, i SAL su un foglio di calcolo.

Cosa deve fare un gestionale per impiantisti

Il rapportino è il punto in cui molte imprese perdono ore fatturabili. Cosa deve contenere per reggere davanti al cliente e allo SLA è spiegato nella guida al rapportino di intervento tecnico; perché la raccolta dal campo conta più del programma che fa i conti, nell’articolo sull’app per la gestione commesse.

Dove si perde il margine di un cantiere

Il cantiere del capannone di Gamma Impianti ha un budget di 144.000 euro di costi su 180.000 di ricavi: margine previsto del 20%. A fine lavori, il gestionale mostra i costi che sono passati dagli ordini ai fornitori e dalle ore registrate. Una verifica fatta a mano, con i buoni di prelievo e i fogli ore cartacei, trova il resto.

Le differenze vengono da tre posti. I 6.500 euro di materiale presi dal magazzino e dai furgoni senza scaricarli sulla commessa sono rimasti nei costi generali. Le 180 ore non registrate erano straordinari annotati su carta e trasferte fra due cantieri. I 3.000 euro di subappalto in più pagavano una variante chiesta a voce, eseguita e mai fatturata. Il gestionale diceva 23%, il cantiere ha reso il 14,6%, e nessuno se n’è accorto prima del bilancio.

Un programma che fa bene i calcoli non vede nessuna di queste perdite, se prelievi, ore e ordini di variante non entrano nella commessa nel momento in cui succedono.

Manutenzioni a canone e interventi su chiamata

La manutenzione ha una logica diversa dal cantiere. Il contratto ha un canone, una durata, una scadenza di rinnovo e un perimetro: quali impianti, quante visite programmate, quali interventi sono compresi e quali si pagano a parte. Il gestionale deve emettere il canone alle scadenze senza che qualcuno se lo ricordi, segnalare i contratti in scadenza prima della data di disdetta e, per ogni chiamata, capire se l’intervento rientra nel canone o va fatturato.

Il controllo che serve qui è il margine del contratto: quanto costano in ore e materiali gli interventi fatti su quel cliente rispetto al canone che paga. Un contratto che a gennaio sembrava buono può chiudere l’anno in perdita perché un impianto vecchio richiede il doppio delle chiamate previste.

Software verticale per impiantisti o ERP con le commesse

Esistono programmi nati per gli impiantisti, con preventivi da listini dei produttori, schede di intervento e app per i tecnici. Per molte imprese sono la scelta giusta.

Un software verticale basta quando:

• l’impresa ha pochi tecnici e lavora soprattutto su chiamata o con piccoli lavori in economia;
• la contabilità la tiene il commercialista e al gestionale servono solo preventivi, interventi e fatture;
• i cantieri a corpo sono brevi e i SAL rari.

Serve un ERP con la gestione delle commesse quando:

• la contabilità generale e il controllo di gestione si fanno in azienda;
• c’è un magazzino vero, con giacenze da valorizzare e furgoni da rifornire;
• i cantieri durano mesi, con SAL, subappalti e varianti;
• nello stesso anno convivono lavori a corpo, in economia e contratti di manutenzione, e la direzione vuole leggere il margine per cliente, non per programma;
• ci sono più società o più sedi da consolidare.

Il caso più faticoso è quello di mezzo: un programma verticale per i cantieri, un gestionale contabile separato e un foglio Excel che li tiene insieme. Funziona finché una persona dedica alcuni giorni al mese a riconciliare i due sistemi. La scelta fra un sistema per le commesse separato e un’estensione dell’ERP che hai già è spiegata nella guida al software per la gestione commesse; il punto di vista di chi produce o installa su commessa è nella guida alla gestione commesse di produzione.

Se l’ERP è Microsoft Dynamics 365 Business Central, la parte di commessa la aggiunge Talete, un’estensione che lavora nello stesso database: le commesse d’impianto, le manutenzioni e la contabilità restano in un solo sistema.

Cosa chiedere in demo a un gestionale per impiantisti

Una demo con dati inventati dal fornitore mostra sempre il caso facile. Porta i tuoi casi difficili e chiedi che il fornitore li esegua davanti a te:

1. Un preventivo che diventa commessa. Le voci del preventivo devono diventare il budget, senza ribatterle.
2. Un SAL completo. Avanzamento per fase, valore maturato, fattura, con l’anticipo da recuperare se il contratto lo prevede.
3. Un prelievo dal furgone. Chi lo registra, da dove, e quando il costo compare sulla commessa.
4. Un intervento su chiamata dal telefono del tecnico. Ore, materiali, firma del cliente, e il tempo che passa prima che diventi una riga di fattura.
5. Una variante. Dove si registra l’ordine, come cambia il budget senza cancellare quello originale, come si fattura.
6. Un contratto di manutenzione che scade. Chi riceve l’avviso, quando, e come si vede il margine del contratto nell’anno.
7. Il margine di un cantiere a metà lavori. Con costi a oggi, stima a finire e scostamento dal budget.

Altre domande valide per qualsiasi gestionale a commessa sono nella checklist su cosa chiedere in una demo di un ERP per commesse. Gli scenari tipici di chi produce e installa su progetto sono nella pagina sulla produzione su commessa.

Prima di chiedere demo, conviene sapere quanto è urgente cambiare e quanto l’azienda è pronta a farlo. La valutazione del gestionale ti fa domande a risposta chiusa sul sistema che usi oggi e ti restituisce subito i due punteggi e i rischi principali: portala alla prima riunione con i fornitori.