MRR: cos'è e come si calcola per chi vende canoni

L’MRR (monthly recurring revenue, ricavo ricorrente mensile) è la somma dei canoni attivi in un mese, con i canoni annuali e trimestrali riportati a un mese. Dice quanto fatturato si ripete ogni mese senza bisogno di vendere niente di nuovo. Moltiplicato per 12 diventa l’ARR, l’annual recurring revenue. Per un managed service provider o una software house che vende abbonamenti è il numero che misura la base su cui poggia l’azienda.

L’MRR si calcola in pochi passaggi. Gli errori nascono da cosa ci metti dentro: un canone annuale contato tutto nel mese della fattura, un progetto scambiato per ricavo ricorrente, un pacchetto di ore trattato come un abbonamento. L’esempio di questo articolo usa i numeri di un MSP inventato.

Cos’è l’MRR e cosa significa

L’MRR conta i ricavi che un contratto fa ripetere a intervalli regolari finché il cliente non disdice: assistenza e manutenzione a canone, servizi gestiti per utente o per dispositivo, backup e monitoraggio, licenze software in abbonamento, noleggi. Ha tre usi pratici:

• dice quanto fatturato hai già in mano il primo giorno del mese, prima di qualunque vendita;
• mostra la direzione: se l’MRR scende per tre mesi di fila, i clienti se ne vanno o riducono più in fretta di quanto ne entrano;
• pesa nella valutazione dell’azienda, perché a chi la guarda da fuori i ricavi ricorrenti dicono quanto fatturato è già coperto da contratti.

Come si gestiscono contratti, scadenze e rinnovi dei canoni è spiegato nella guida alla fatturazione dei canoni e dei contratti ricorrenti.

MRR e ARR

L’ARR è l’MRR per dodici: con un MRR di 42.700 € l’ARR è 512.400 €. Si usa quando i contratti sono soprattutto annuali o pluriennali, o quando si confrontano anni diversi. Entrambi sono una fotografia della base ricorrente a una data: l’ARR non prevede il fatturato dei dodici mesi successivi, che dipenderà da contratti nuovi, disdette e adeguamenti di prezzo.

Come si calcola l’MRR

Quattro regole tengono il calcolo coerente da un mese all’altro:

1. IVA esclusa, sempre.
2. Al netto degli sconti ricorrenti. Un canone di listino da 1.000 € scontato del 10% per tutta la durata conta 900 €. Uno sconto solo per i primi tre mesi va deciso una volta: la scelta più prudente è contare il canone effettivamente dovuto in quel mese.
3. Solo contratti attivi. Un contratto firmato che partirà fra due mesi entra nell’MRR dal mese di avvio; prima è portafoglio.
4. Le disdette contano dal mese in cui il servizio finisce. I contratti con disdetta già ricevuta conviene tenerli in una colonna a parte («MRR in disdetta»): è il calo già certo dei prossimi mesi.

Un contratto annuale da 6.000 € pesa 500 € di MRR, uno trimestrale da 900 € ne pesa 300, a prescindere da quando arriva la fattura.

Cosa non entra nell’MRR

I pacchetti di ore sono il caso più discusso, perché molti clienti li ricomprano con regolarità. Restano fuori perché nessun contratto ne fa partire il rinnovo: un cliente che a marzo usa meno ore rimanda il riacquisto, e l’MRR si muoverebbe senza che sia cambiato niente nel rapporto. Il ricavo dei pacchetti va misurato a parte, insieme al residuo di ore di ogni cliente.

New, expansion, contraction e churn MRR

L’MRR di fine mese si spiega con quattro movimenti:

• new MRR: canoni dei clienti nuovi;
• expansion MRR: aumenti dai clienti esistenti (più utenti, un servizio in più, un adeguamento di prezzo);
• contraction MRR: riduzioni dai clienti che restano (meno utenti, un servizio tolto);
• churn MRR: canoni dei clienti che hanno lasciato.

Il net new MRR del mese è 2.700 €. Senza i due clienti nuovi sarebbe stato 300 €: la base dei clienti esistenti cresce poco, e quasi tutta la crescita viene dalle vendite.

Churn rate e NRR: quanto resta dei clienti che hai

Tre indicatori leggono la tabella dal lato dei clienti esistenti.

Per Omega Servizi IT a settembre:

• churn rate dei clienti: 1 ÷ 38 = 2,6%;
• revenue churn: 800 ÷ 40.000 = 2,0%;
• GRR: 39.200 ÷ 40.000 = 98,0%;
• NRR: 40.300 ÷ 40.000 = 100,8%.

Un revenue churn del 2% al mese sembra poco. Se restasse costante per dodici mesi, Omega perderebbe circa il 21,5% della base di inizio anno (1 − 0,98¹²), da ricomprare con vendite nuove solo per restare ferma. Per questo churn e NRR si guardano anche su dodici mesi: si prendono i clienti attivi un anno fa e si confronta il loro MRR di allora con quello di oggi, lasciando fuori i clienti arrivati nel frattempo. Un NRR sopra il 100% vuol dire che gli aumenti dei clienti che restano coprono quello che perdi con chi riduce o se ne va.

Dove questi numeri si inseriscono fra gli altri indicatori di un’azienda di servizi lo spiega la guida ai KPI aziendali.

MRR, ricavi di bilancio e incassi

Tre numeri diversi, che nello stesso mese possono andare in direzioni opposte.

• L’MRR è un indicatore gestionale: nessuna norma lo definisce e non compare nel bilancio.
• I ricavi di bilancio seguono la competenza: l’art. 2423-bis del codice civile chiede di tener conto dei proventi di competenza dell’esercizio indipendentemente dalla data dell’incasso. Per i servizi l’OIC 34 prevede il riconoscimento in base allo stato di avanzamento quando il diritto al corrispettivo matura via via che la prestazione è eseguita (par. 31); per le licenze cedute in uso per un periodo, di norma proporzionalmente lungo la durata del contratto (appendice, A.3).
• Gli incassi seguono le fatture e i termini di pagamento.

Un cliente con un contratto annuale da 6.000 € più IVA, fatturato a gennaio e pagato a 30 giorni, nei primi tre mesi dà questi numeri:

Come contabilizzare i ricavi dei tuoi contratti, specie quando un canone mette insieme licenza, assistenza e attivazione, lo decide chi redige il bilancio con il commercialista; i criteri sono spiegati nella guida all’OIC 34 sui ricavi dei contratti di servizi. Sul lato della cassa, lo stesso MRR può finanziare l’azienda (canoni annuali fatturati in anticipo) o farsi finanziare da lei (canoni mensili posticipati e pagati a 60 giorni): come portarlo nella previsione è nella guida al cash flow previsionale partendo dalle commesse.

Come leggere l’MRR per cliente e per servizio

Il totale dice quanto ricavo ricorrente hai. La scomposizione dice quanto vale.

Le licenze rivendute pesano il 17% dell’MRR e lasciano poco margine. Se l’MRR cresce solo grazie a loro, il totale sale ma il margine dell’azienda resta fermo. Per questo conviene leggere l’MRR dei servizi separato da quello della rivendita.

Per cliente le domande sono due. Quanto pesano i primi cinque clienti sull’MRR: se uno di loro vale il 20%, la sua disdetta è il rischio più grande dell’anno. E quanto costa servire ogni cliente rispetto a quanto paga: le ore dei tecnici valorizzate al costo orario, gli strumenti, le licenze. Come guadagna un MSP e quali numeri guarda è spiegato nella guida al managed service provider; cosa deve fare il gestionale per tenere insieme canoni, pacchetti e ore è nell’articolo sul gestionale per MSP.

Gli errori più comuni nel calcolo dell’MRR

• Il canone annuale contato nel mese della fattura. L’MRR salta a gennaio e crolla a febbraio. Va diviso per 12.
• Progetti e setup dentro l’MRR. Un mese con molte attivazioni sembra un mese di crescita ricorrente.
• Contratti firmati contati prima dell’avvio. È portafoglio, entra nell’MRR quando il servizio parte.
• Disdette scoperte alla scadenza. Se la disdetta è arrivata a giugno e il contratto finisce a dicembre, quei mesi vanno nell’«MRR in disdetta».
• Adeguamenti di prezzo confusi con la crescita. Un aumento ISTAT su tutti i contratti è expansion, ma conviene tenerlo in una riga separata per vedere quanto crescono davvero i servizi venduti.
• MRR calcolato su un foglio a parte. Se i contratti stanno nel gestionale e l’MRR in un file aggiornato a mano, i due numeri si separano alla prima variazione dimenticata.

Chi vende canoni e progetti insieme trova gli scenari tipici nelle pagine dedicate agli MSP e alle software house. Per cominciare, esporta l’elenco dei contratti attivi, riporta ogni canone a un mese con le quattro regole viste sopra e ripeti il calcolo ogni fine mese con la tabella new, expansion, contraction e churn.