Cash flow previsionale: come costruirlo partendo dalle commesse

Il cash flow previsionale è la stima di quanto denaro entrerà e uscirà dall’azienda nei prossimi mesi, periodo per periodo, con il saldo di cassa atteso alla fine di ciascuno. Parte dalla liquidità di oggi, aggiunge gli incassi previsti, toglie i pagamenti previsti e ti dice in quale settimana o in quale mese la cassa non basterà, di quanto e per quanto tempo. È lo strumento con cui decidi prima: chiedere il fido quando serve e non quando è tardi, accettare o rinegoziare i termini di una commessa, spostare un investimento.

Per un’azienda che lavora su commessa la previsione si costruisce commessa per commessa. Gli stipendi e i fornitori li paghi ogni mese, mentre le fatture partono secondo le condizioni di ogni contratto (anticipo, SAL, tappe, fine lavori, canone) e diventano cassa dopo i termini concessi al cliente e il suo ritardo abituale. Qui trovi cos’è il cash flow previsionale, perché lo chiede anche il Codice della crisi, i sette passi per costruirlo dalle commesse e un esempio su sei mesi con i numeri.

Cos’è il cash flow previsionale

È la versione rivolta al futuro del flusso di cassa. Il rendiconto finanziario, regolato dal principio contabile OIC 10, spiega dove è andata la liquidità nell’esercizio chiuso; il cash flow previsionale usa la stessa logica di incassi e pagamenti per le settimane e i mesi che vengono.

Tre strumenti vicini si confondono spesso:

Il budget di tesoreria nasce con il budget economico e fissa gli obiettivi dell’anno. Il cash flow previsionale scorre: ogni settimana (o ogni mese) togli il periodo passato, aggiungi un periodo in fondo e aggiorni tutti gli altri con quello che è successo. In inglese si chiama cash flow forecast; il budget di cassa, invece, è un altro nome del budget di tesoreria.

A cosa serve il cash flow previsionale

Il saldo previsto a fine periodo risponde a domande pratiche:

• Quando andrai sotto zero, e di quanto. Se lo vedi con due mesi di anticipo puoi chiedere un fido, anticipare una fattura o rinegoziare un pagamento. Se lo scopri dall’estratto conto, le scelte sono poche e più care.
• Se puoi accettare una commessa. Un contratto da 300.000 euro pagato a fine lavori con 120 giorni di termini può essere ottimo per il margine e insostenibile per la cassa. La previsione ti dice quanto fabbisogno aggiunge e in quale mese.
• Quando puoi investire o distribuire utili. Assunzioni, investimenti e dividendi escono dalla cassa, non dall’utile.
• Cosa raccontare alla banca. La Fondazione Nazionale dei Commercialisti ricorda che, con gli orientamenti dell’Autorità bancaria europea sulla concessione dei prestiti, le banche valutano il merito di credito anche su stime realistiche dei flussi di cassa futuri (Il budget di tesoreria: principali funzioni e aspetti operativi, maggio 2026). Una previsione aggiornata, con le ipotesi scritte, è il documento che risponde a quella domanda.

Perché lo chiede anche il Codice della crisi

Il Codice della crisi d’impresa definisce la crisi come lo stato che rende probabile l’insolvenza e che si manifesta con l’inadeguatezza dei flussi di cassa prospettici a far fronte alle obbligazioni dei dodici mesi successivi (D.Lgs. 14/2019, art. 2). La definizione è costruita sulla cassa futura: per sapere se un’impresa è in crisi bisogna prevedere i suoi incassi e pagamenti.

L’articolo 3 chiede che misure e assetti dell’impresa permettano di rilevare gli squilibri economico-finanziari e di verificare la sostenibilità dei debiti e le prospettive di continuità almeno per i dodici mesi successivi. Lo stesso articolo elenca i segnali di allerta:

• debiti per retribuzioni scaduti da almeno trenta giorni, pari a oltre la metà delle retribuzioni di un mese;
• debiti verso fornitori scaduti da almeno novanta giorni, di importo superiore a quelli non ancora scaduti;
• esposizioni verso banche e intermediari scadute da più di sessanta giorni, o oltre il limite del fido da almeno sessanta giorni, se valgono almeno il 5% del totale delle esposizioni;
• i debiti verso i creditori pubblici qualificati (INPS, INAIL, Agenzia delle Entrate, Agenzia delle Entrate-Riscossione) che superano le soglie dell’articolo 25-novies.

La lista di controllo particolareggiata prevista per la composizione negoziata della crisi chiede se l’impresa ha un piano di tesoreria a sei mesi e, in mancanza, un prospetto di entrate e uscite almeno a 13 settimane, da confrontare poi con l’andamento reale (la cita la Fondazione Nazionale dei Commercialisti nel documento sul budget di tesoreria). Il collegamento fra questi obblighi e l’organizzazione dell’azienda è spiegato nell’articolo sugli indicatori di allerta della crisi d’impresa.

Perché su commessa la previsione parte dalle commesse

In un’azienda che vende prodotti a magazzino gli incassi seguono le vendite con un ritardo abbastanza regolare, e una previsione costruita sul fatturato medio può reggere. In un’azienda che lavora su commessa no: ogni commessa ha un suo profilo di cassa, deciso dalle condizioni di fatturazione scritte nel contratto.

Ogni riga va letta insieme ai termini di pagamento. Fra imprese il termine ordinario è di 30 giorni dal ricevimento della fattura, e quelli oltre i 60 giorni vanno pattuiti espressamente (D.Lgs. 231/2002, art. 4); a quei giorni si somma il ritardo abituale del cliente, che si misura con il DSO, i giorni medi di incasso.

Quanta cassa chiede una commessa

Prendi una commessa di esempio da 120.000 euro, sei mesi di lavoro, margine a preventivo del 25%. I costi sono 90.000 euro: 72.000 di persone interne, pagati a fine mese, e 18.000 di fornitori, pagati a 60 giorni. Il contratto prevede un anticipo del 20% alla firma e il resto in tre tappe (30%, 30% e 40%) a un terzo, a due terzi e alla fine del lavoro. Le fatture delle tappe partono 15 giorni dopo la tappa, il cliente paga a 60 giorni con 15 giorni di ritardo medio.

La commessa resta sotto zero per otto mesi, tocca il punto più basso a fine sesto mese con 31.200 euro da finanziare e torna positiva solo al nono, quando entra l’ultima fattura e il saldo diventa il margine. È l’esempio già compilato nel modello di cash flow in Excel; per provare le tue commesse, con valore, durata, fatturazione e tempi di pagamento diversi, c’è il simulatore gratuito che trovi in fondo all’articolo.

Sommare dieci commesse così, ognuna con la sua partenza e le sue tappe, dà la previsione di cassa dell’azienda. Farla sul fatturato medio nasconde proprio i mesi in cui tre commesse toccano il fondo insieme.

Come costruire il cash flow previsionale dalle commesse, in sette passi

1. Parti dalla cassa di oggi

Saldo dei conti correnti alla data di partenza e fidi disponibili, separati. La previsione mostra il saldo dei conti; il fido è la riga con cui lo confronti alla fine.

2. Elenca le commesse, divise per certezza

• In corso: contratto firmato e lavoro partito.
• Acquisite e non ancora iniziate: il portafoglio ordini, con la data di partenza prevista.
• Probabili: le trattative avanzate. Tienile in una sezione a parte, oppure in uno scenario separato: sommarle al 100% alle commesse firmate è l’errore che rende ottimista qualsiasi previsione.

Anche le fatture già emesse e non incassate entrano qui, dallo scadenzario dei crediti: sono gli incassi più vicini e più certi.

3. Scrivi il piano di fatturazione di ogni commessa

Per ogni commessa, quali fatture emetterai, di quale importo e in quale data: l’anticipo, i SAL, le tappe, la fattura a fine lavori, i canoni. Se la commessa è a consuntivo, la stima delle ore mese per mese per la tariffa. Se una tappa dipende da un collaudo del cliente, metti la data realistica, non quella del contratto.

4. Dalle fatture agli incassi

La data di incasso è data della fattura più termini concordati più ritardo medio del cliente. Il ritardo si ricava dallo storico: la differenza fra la data di scadenza e la data di pagamento delle fatture dell’ultimo anno, cliente per cliente. La Fondazione Nazionale dei Commercialisti raccomanda di non applicare un DSO medio a tutto il portafoglio, ma di distinguere per tipo di cliente e canale, con coefficienti di ritardo tratti dall’aging dei crediti passati.

5. Metti le uscite di ogni commessa

• Persone interne: il costo delle ore previste, pagato con gli stipendi di fine mese.
• Fornitori e subappalti: alla data di pagamento prevista dal contratto con il fornitore, che spesso è diversa da quella del cliente.
• Trasferte, licenze, materiali comprati per quella commessa.

6. Aggiungi le uscite di struttura

Stipendi di chi non lavora sulle commesse, affitti, software, auto, consulenze. Poi le uscite che la contabilità per competenza distribuisce e la cassa no: la tredicesima (e, dove prevista, la quattordicesima), i contributi e le ritenute, i versamenti IVA, le imposte, le rate dei finanziamenti, gli investimenti già decisi.

7. Somma, confronta con il fido e aggiorna

Il saldo di fine periodo è saldo iniziale più incassi meno uscite. Accanto metti il fido disponibile: dove il saldo scende sotto zero stai usando il fido, dove supera il fido sei scoperto. Poi decidi un ritmo di aggiornamento e rispettalo: le prossime 13 settimane ogni settimana, i 12 mesi ogni mese, confrontando ogni volta previsto e consuntivo per capire quali ipotesi sbagliano.

Accanto ai numeri scrivi le ipotesi: termini di ogni cliente, ritardo medio usato, date delle tappe, probabilità delle commesse non firmate. Quando la previsione sbaglia, le ipotesi scritte ti dicono quale correggere, e sono la prima cosa che una banca chiede di vedere.

Un esempio: sei mesi di cassa di Delta Srl

Delta Srl, un system integrator inventato per l’esempio, prepara a fine settembre il cash flow previsionale da ottobre a marzo. Ha 80.000 euro in banca e 50.000 euro di fido. Le commesse sono quattro:

• A: implementazione di un gestionale, 180.000 euro da ottobre a marzo, SAL mensile da 30.000 euro fatturato a metà del mese dopo, pagamento a 60 giorni con 15 di ritardo. Un subappaltatore costa 10.000 euro al mese, pagati a 60 giorni.
• B: assistenza a canone, 15.000 euro al mese fatturati in anticipo e pagati a 30 giorni.
• C: consulenza a consuntivo in corso da tempo, 45.000 euro al mese che si incassano con regolarità.
• D: un progetto da 150.000 euro da ottobre a dicembre, fatturato a fine lavori a gennaio e pagato a 90 giorni: l’incasso arriva ad aprile. Un subappaltatore costa 20.000 euro al mese, pagati a 60 giorni.

Per leggere meglio la tabella lasciamo fuori l’IVA; nella tua previsione va messa (lo vediamo sotto).

Tutte e quattro le commesse hanno margine, eppure da gennaio Delta usa il fido e a marzo ne ha consumati 37.000 euro su 50.000. Il motivo è la commessa D: 150.000 euro di lavoro fatto fra ottobre e dicembre, 60.000 euro di subappalto già pagati, e nemmeno un euro incassato prima di aprile. A dicembre pesa anche la tredicesima.

La previsione serve a vedere il rischio prima che arrivi. Basta che il cliente C, da febbraio, cominci a pagare con un mese di ritardo perché la cassa scenda a −75.000 euro a febbraio e a −82.000 a marzo, oltre il fido. Con tre mesi di anticipo Delta ha delle scelte:

Il SAL mensile da solo non basta: con 90 giorni di termini il primo incasso arriva comunque a febbraio, e gennaio resta sotto zero. Anticipo e SAL si negoziano prima di firmare il contratto, ed è per questo che la previsione va fatta anche sulle commesse probabili.

IVA, stipendi e altre trappole della previsione

Gli altri errori che rendono inutile una previsione:

• Incassi alla scadenza contrattuale. Se il cliente paga in media 20 giorni dopo, la previsione lo deve sapere: il ritardo storico va dentro, cliente per cliente.
• Commesse probabili sommate come certe. Una trattativa al 50% non vale metà del suo importo in ogni mese: o arriva tutta, o non arriva. Meglio due scenari, con e senza.
• Uscite che non compaiono ogni mese. Tredicesima, imposte, premi, rinnovi annuali delle licenze.
• Una previsione fatta una volta. Il valore sta nel confronto settimanale fra previsto e consuntivo: senza, dopo due mesi nessuno la guarda più.
• Dati copiati da cinque file. Ore dal timesheet, fatture dalla contabilità, crediti dall’estratto conto, piano di fatturazione dalla testa del responsabile di commessa. Ogni copia è un errore possibile e un giorno di ritardo.

Cash flow operativo ed EBITDA nella previsione

La previsione costruita così è un cash flow operativo calcolato con il metodo diretto: incassi dai clienti meno pagamenti a fornitori, dipendenti e fisco, più le righe di investimenti e finanziamenti. Il metodo indiretto, che parte dall’utile e lo corregge, serve di più a spiegare il passato che a prevedere il futuro.

Una previsione di cassa non si fa partendo dall’EBITDA. L’EBITDA misura il margine per competenza e ignora i tempi: nell’esempio di Delta la commessa D contribuisce all’EBITDA dei mesi in cui si lavora, mentre la cassa la vede solo ad aprile.

Con quale strumento: Excel, gestionale o simulatore

Un foglio Excel basta finché le commesse sono poche e i dati li inserisce una persona sola. Il modello Excel citato sopra ha già la struttura di questo articolo: una riga per commessa, il saldo mese per mese e le prossime 13 settimane. Il limite arriva quando le commesse crescono: ogni settimana qualcuno deve ricopiare fatture emesse, incassi e ore, e il foglio invecchia fra un aggiornamento e l’altro.

Il gestionale. Microsoft Dynamics 365 Business Central ha una funzione di previsione del flusso di cassa che raccoglie crediti e debiti aperti, ordini di vendita e di acquisto aperti, ordini di assistenza, cespiti, ricavi e spese inseriti a mano e importi di budget (Panoramica del flusso di cassa); per gli incassi e i pagamenti può usare anche una previsione con Azure AI basata sullo storico di crediti, debiti e IVA (Impostazione di un’analisi di un flusso di cassa). Qualunque sia l’origine, la previsione vale quanto il piano di fatturazione che c’è dietro: se il lavoro fatto e da fatturare non è registrato da nessuna parte con importi e date, nessuna previsione lo vede.

È il punto in cui serve che la commessa sappia cosa fatturerà e quando. Talete, l’estensione per le commesse di Business Central, tiene sulla commessa le righe a corpo, a SAL, a consuntivo e a canone, con l’autorizzazione del responsabile e le fatture generate in blocco: il lavoro autorizzato e non ancora fatturato si legge commessa per commessa, invece di chiederlo a ogni responsabile. Per chi guida la finanza, è il dato descritto nella pagina per CFO e controllo di gestione.

Il simulatore. Per una commessa sola, prima di firmarla, il cash flow di commessa calcola il saldo mese per mese, il punto più basso e il costo della cassa ferma a partire da valore, durata, fatturazione e tempi di pagamento. Il calcolo del DSO ti dà invece il ritardo medio dei tuoi clienti, il numero da mettere al passo 4.