Portafoglio ordini e backlog: quanto vale il lavoro acquisito

Il portafoglio ordini, o backlog ordini, è il valore del lavoro che hai già venduto e non hai ancora fatturato o completato: contratti firmati, ordini confermati, commesse aggiudicate che aspettano di essere eseguite. È uno dei numeri che chi sta fuori dall’azienda, una banca, un investitore, guarda per primo, ed è uno dei pochi che quasi nessuna PMI a commessa tiene davvero aggiornato.

Cos’è, per non confonderlo con l’omonimo dello sviluppo software

Chi lavora anche solo di striscio con team di sviluppo o metodo Agile ha sentito la parola backlog usata per l’elenco delle attività da fare su un prodotto. Non è di questo che parliamo qui. Il portafoglio ordini, in un’azienda che vende commesse, è un numero finanziario: quanto vale, in euro, il lavoro che hai già contrattualizzato con un cliente e che devi ancora eseguire o fatturare. Non è una lista di attività, è una cifra di bilancio implicito, e lo confondono solo il nome in inglese e la coincidenza con un altro gergo.

Cosa entra nel calcolo, e cosa no

Il portafoglio ordini include solo il lavoro con un contratto firmato o un ordine confermato dal cliente: non le offerte in corso, non le trattative avanzate, non le stime di probabile chiusura. Un preventivo mandato la settimana scorsa non è backlog, è pipeline commerciale, un’altra metrica, con un altro grado di certezza.

Per ogni commessa aperta, il calcolo è: valore totale contrattualizzato meno valore già fatturato (o, a seconda di come lo si legge, meno il lavoro già eseguito). Sommato su tutte le commesse attive, quel numero dice quanto lavoro l’azienda ha già in mano prima ancora di vendere altro.

C’è un punto di contatto con un tema contabile vicino: la parte di portafoglio ordini che corrisponde a lavoro già eseguito ma non ancora fatturato è, in bilancio, quello che il principio OIC 23 chiama lavori in corso su ordinazione, da valutare a percentuale di completamento. Il portafoglio ordini guarda avanti, quanto lavoro resta da fatturare in totale; l’OIC 23 guarda al bilancio di oggi, quanto di quel lavoro è già stato eseguito e va riconosciuto come valore. Sono due letture dello stesso backlog, per due scopi diversi.

Un esempio, e la lettura che conta di più

Un’azienda ha tre commesse aperte, con valore contrattualizzato rispettivamente di 200.000, 150.000 e 90.000 euro. Ha già fatturato 120.000, 40.000 e 90.000 euro (quest’ultima commessa è quindi già fatturata per intero, anche se magari non ancora chiusa a livello di esecuzione). Il portafoglio ordini è: (200.000-120.000) + (150.000-40.000) + (90.000-90.000), cioè 80.000 + 110.000 + 0 = 190.000 euro.

Da solo, 190.000 euro dice poco: va confrontato con qualcosa. La lettura più usata è la copertura in mesi, il portafoglio ordini diviso il fatturato medio mensile. Se quell’azienda fattura in media 60.000 euro al mese, un portafoglio ordini di 190.000 euro copre poco più di tre mesi di lavoro. È quel numero, non il valore assoluto, che una banca legge davvero: tre mesi di copertura raccontano una storia diversa da uno o da sei.

Perché banche e investitori lo chiedono

Un fatturato storico dice cosa è successo. Il portafoglio ordini dice cosa è già garantito che succederà nei prossimi mesi, indipendentemente da quanto andrà bene la vendita da qui in avanti. Compare quasi sempre nelle richieste di una banca prima di un fido, o di un investitore prima di un round, perché non misura una performance passata: misura una visibilità futura.

Il legame con gli indicatori di allerta della crisi d’impresa non è casuale: un portafoglio ordini che si assottiglia mese dopo mese, anche con un fatturato attuale ancora sano, è spesso il primo segnale che qualcosa si sta fermando a monte, prima che arrivi nei numeri di cassa.

C’è anche un secondo dettaglio che chi valuta un’azienda guarda quasi sempre: quanto è concentrato il portafoglio ordini su pochi clienti. Un backlog di 190.000 euro spalmato su dieci clienti diversi vale più, in termini di rischio, di un backlog identico che dipende per l’80% da un solo cliente: se quel cliente rinuncia o rinvia, il numero crolla quasi tutto insieme.

Un portafoglio ordini gonfiato è peggio di uno piccolo

Il rischio più comune non è avere un portafoglio ordini basso: è averne uno che sembra solido sulla carta e non lo è. Succede quando dentro il numero restano commesse ferme da mesi, clienti in ritardo di pagamento che difficilmente confermeranno il resto del lavoro, o ordini il cui termine di consegna contrattuale è già scaduto senza che nessuno l’abbia segnalato. Un portafoglio ordini che non viene ripulito periodicamente racconta una storia più rosea di quella reale, e il problema si scopre di solito nel momento peggiore, quando una banca o un investitore lo mette in discussione.

C’è infine una domanda che il numero da solo non pone mai: quel backlog, l’azienda ha davvero la capacità di eseguirlo nei tempi promessi? Un portafoglio ordini alto con un team già al limite non è un vantaggio, è una fila di consegne che rischiano di slittare tutte insieme. Il numero misura quanto lavoro è stato venduto, non se ci sono le persone per farlo: sono due controlli diversi, e vanno fatti entrambi.

Dove vive questo numero, oggi

Nella maggior parte delle aziende a commessa, il portafoglio ordini si ricostruisce a mano: si passano in rassegna le commesse aperte, si controlla cosa è già stato fatturato, si sottrae, si somma. È un lavoro che qualcuno rifà ogni volta che serve, spesso sotto la pressione di una scadenza (una banca che lo chiede entro venerdì), e che nel frattempo perde di vista proprio le commesse ferme o scadute di cui sopra.

Se ordini, fatturazione e stato di avanzamento vivono nella stessa commessa dentro il gestionale, come succede con Talete su Business Central, il portafoglio ordini non si ricostruisce: si legge, aggiornato a quel momento, con il dettaglio di quali commesse lo compongono davvero.

Il punto

Il portafoglio ordini è la misura più diretta di quanto lavoro hai già garantito prima di vendere altro, e vale solo se è pulito: se conta ordini davvero attivi, non commesse ferme da mesi tenute dentro per far sembrare il numero più grande. Tenerlo aggiornato a mano funziona finché qualcuno lo chiede; il problema è che di solito lo chiede con poco preavviso.

Per vedere dove sono i punti deboli del tuo controllo su commesse e ordini, prova il calcolatore dell’Indice di Controllo. Per il quadro su come tenere insieme budget, consuntivo e fatturazione nella stessa commessa, guarda gestione commesse su Business Central o la pagina dedicata a CFO e controllo di gestione.