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Modello cash flow Excel gratuito: previsione per commesse
Scarica gratis il modello di cash flow previsionale in Excel per commesse: saldo mese per mese, 13 settimane, formule spiegate e come costruirne uno tuo.
Il modello gratuito di cash flow previsionale per commesse si scarica qui: modello-cash-flow-commesse.xlsx. Scrivi una riga per commessa, fino a dieci, con valore, durata, margine, modalità di fatturazione e tempi di pagamento; il foglio calcola quanta cassa assorbe ogni commessa mese per mese, il punto più basso, quando torna positiva e cosa entra ed esce nelle prossime 13 settimane. Sono formule vere, senza macro.
La differenza con i modelli di cash flow generici sta nel punto di partenza. Di solito si scrivono a mano gli incassi previsti mese per mese; qui gli incassi li calcola il foglio, dalle condizioni della commessa (anticipo, SAL, tappe, fine lavori, canone) e dai giorni che il cliente impiega a pagare. Cambi i termini di pagamento di una commessa e vedi subito quanto si sposta il saldo.
Cosa c’è nel modello
Il file ha cinque fogli. Scrivi solo in «Commesse» e in «13 settimane»; il resto si calcola.
| Foglio | Cosa fa | Cosa scrivi |
|---|---|---|
| Istruzioni | Come si usa e le regole del calcolo | Niente |
| Commesse | Una riga per commessa con i risultati: ricavo, costi, margine a finire, lock-up, saldo a 30, 60 e 90 giorni, punto più basso, costo della cassa ferma | Le celle gialle di ogni commessa e il costo del denaro |
| Piano mese per mese | Per ogni commessa e ogni mese: uscite interne, uscite ai fornitori, fattura, con le loro date | Niente |
| Mese per mese | Il saldo di ogni commessa a fine mese, dall’inizio | Niente |
| 13 settimane | Tutte le commesse insieme: incassi, stipendi, fornitori e saldo, settimana per settimana | La data di partenza e, se vuoi, la cassa in banca |
L’orizzonte di 13 settimane è lo stesso della lista di controllo usata nella composizione negoziata della crisi, che chiede se l’impresa ha un piano di tesoreria a sei mesi e, in mancanza, un prospetto di entrate e uscite almeno a 13 settimane (la cita la Fondazione Nazionale dei Commercialisti nel documento Il budget di tesoreria: principali funzioni e aspetti operativi).
Come si usa il modello, in cinque passi
- Scrivi le commesse. Nel foglio «Commesse», per ogni riga: nome, data di inizio, valore IVA esclusa, durata in mesi, margine a preventivo, quota dei costi che va a fornitori esterni. Poi scegli dalle tendine il prezzo (a corpo, a consuntivo, a canone) e le fatture (SAL mensile, tre tappe al 30, 30 e 40%, fine lavori, canone anticipato o posticipato).
- Scrivi i tempi. Anticipo alla firma, giorni fra la fine del lavoro e la fattura, termini del cliente, ritardo medio del cliente, termini dei fornitori. Se ti aspetti più ore del previsto, c’è una cella per lo sforamento.
- Scrivi il costo del denaro. È il tasso che paghi sul fido o sull’anticipo fatture: serve a stimare quanto ti costa la cassa ferma in ogni commessa.
- Leggi i risultati nelle celle grigie. Il punto più basso e il mese in cui cade sono i due numeri da guardare per primi: ti dicono quanto fido serve a quella commessa e per quanto tempo.
- Apri «13 settimane». Di base parte da oggi, con la funzione OGGI. Scrivi la cassa in banca e leggi il saldo settimana per settimana, il saldo più basso e quanto entra meno quanto esce nei prossimi 30, 60 e 90 giorni.
Il ritardo medio, cliente per cliente
Il numero che cambia di più il risultato è il ritardo medio. Non usare lo stesso per tutti: ricavalo dalle fatture dell’ultimo anno del cliente, oppure calcolalo con il calcolo del DSO sulla sua parte di crediti.
Le regole del calcolo
Il modello usa le stesse regole del simulatore online cash flow di commessa, scritte in formule:
Come il modello costruisce la cassa di una commessa
- Costo a preventivo = valore × (1 − margine a preventivo), diviso fra costo interno e costo dei fornitori secondo la quota indicata.
- Il lavoro si distribuisce in parti uguali sui mesi di durata: i costi interni si pagano a fine mese, quelli dei fornitori ai loro termini.
- Le fatture partono alle date dello schema scelto (anticipo alla firma, SAL a fine mese, tappe a un terzo, due terzi e fine durata, fine lavori, canone a inizio o fine mese), più i giorni fra lavoro e fattura.
- Incasso = data della fattura + termini del cliente + ritardo medio.
- Lock-up = giorni fra lavoro e fattura + termini + ritardo.
Il mese vale 30 giorni e gli importi sono IVA esclusa. L’IVA sposta la cassa (la incassi dal cliente e la versi dopo) ma non il margine: se ti serve la cassa esatta, aggiungila in un foglio a parte. Il picco e il costo della cassa ferma si calcolano sui saldi di fine mese; il simulatore online segue la cassa giorno per giorno, quindi se un incasso cade a metà mese i due numeri possono differire di poco.
L’esempio già compilato
Il file arriva con tre commesse inventate, da sovrascrivere o cancellare. Le date di inizio si calcolano da oggi, quindi cambiano ogni volta che apri il file; i risultati no.
| Commessa di esempio | Valore | Fatturazione | Punto più basso | Mese | Margine a finire |
|---|---|---|---|---|---|
| Alfa Srl, progetto IT, 6 mesi | 120.000 € | Anticipo 20%, poi tre tappe | −31.200 € | 6° | 30.000 € |
| Beta Spa, assistenza a canone, 12 mesi | 72.000 € | Canone anticipato | −6.720 € | 2° | 21.600 € |
| Gamma Srl, consulenza a consuntivo, 4 mesi | 60.000 € | SAL mensile | −25.350 € | 3° | 21.000 € |
Per tutte e tre: 15 giorni fra lavoro e fattura, clienti a 60 giorni con 15 giorni di ritardo medio, fornitori a 60 giorni.
La commessa di Gamma vale la metà di quella di Alfa, eppure il suo punto più basso non è lontano, 25.350 euro contro 31.200: con il SAL mensile, 15 giorni per fatturare e 75 per incassare, prima del primo incasso passano tre mesi di stipendi. Il canone anticipato di Beta invece si finanzia quasi da solo. Sono le stesse conclusioni della guida al cash flow previsionale delle commesse, che spiega anche come passare da una commessa alla previsione dell’intera azienda.
Come leggere i risultati, e cosa cambiare
I numeri del foglio servono a tre decisioni, e conviene prenderle prima di firmare.
- Se il punto più basso di una commessa supera il fido che le puoi dedicare, prova l’effetto di un anticipo alla firma o di un SAL mensile al posto della fattura a fine lavori: cambia la tendina «Fatture» o la cella dell’anticipo e guarda di quanto si alza il punto più basso.
- Se il lock-up supera i 90 giorni, guarda da dove viene: i giorni fra lavoro e fattura dipendono da te, i termini dal contratto, il ritardo dal cliente. Il primo si accorcia chiudendo prima le ore e le autorizzazioni; gli altri due si misurano con il DSO, i giorni medi di incasso.
- Se il costo della cassa ferma si mangia una parte visibile del margine, quel costo va nel prezzo della prossima offerta, o nei termini.
Il saldo del foglio «13 settimane» risponde invece a una domanda di tutta l’azienda: se nelle prossime settimane i conti reggono, con le commesse che hai. Per capire la differenza fra questo saldo e l’utile del conto economico, e perché un’azienda in utile può chiudere l’anno con meno cassa, c’è l’articolo sul flusso di cassa.
Come costruire da zero un cash flow in Excel
Se preferisci un foglio tuo, la struttura minima ha due fogli.
Movimenti. Un elenco con una riga per ogni incasso o pagamento previsto: data, descrizione, commessa, importo (positivo se entra, negativo se esce). La data di un incasso si calcola dalla fattura: data della fattura più termini più ritardo. Per i termini «a fine mese» usa FINE.MESE: con la data della fattura in C2, =FINE.MESE(C2;0)+60 dà la scadenza a 60 giorni dalla fine del mese della fattura. Per spostare una data di un numero intero di mesi c’è DATA.MESE.
Settimane o mesi. Una colonna per periodo, con la data di inizio in riga 1 e quella di fine in riga 2. Sotto, gli incassi del periodo si sommano con SOMMA.PIÙ.SE:
=SOMMA.PIÙ.SE(Movimenti!$D:$D;Movimenti!$A:$A;">="&B$1;Movimenti!$A:$A;"<="&B$2;Movimenti!$D:$D;">0")
La stessa formula con "<0" in fondo dà i pagamenti. Il saldo di fine periodo è il saldo del periodo prima più incassi più pagamenti. Nelle versioni di Excel in inglese i nomi diventano SUMIFS, EOMONTH, EDATE e TODAY, e il separatore degli argomenti è la virgola.
Tre righe che nei fogli fatti in casa mancano quasi sempre: l’IVA da versare, le uscite annuali (tredicesima, imposte, rinnovi) e il fido disponibile, da mettere sotto il saldo per vedere subito quando lo superi. Come si prepara la versione annuale, mese per mese, lo spiega l’articolo sul budget di tesoreria.
Quando un foglio Excel non basta più
Il modello regge dieci commesse e un aggiornamento alla settimana fatto da una persona. I problemi cominciano quando le commesse sono decine, le fatture emesse e gli incassi vanno ricopiati dalla contabilità, le ore dal timesheet e il piano di fatturazione dalla testa di ogni responsabile: il foglio è sempre un po’ vecchio, e le versioni si moltiplicano. Sono gli stessi limiti descritti in gestione commesse in Excel: dove si rompe, e valgono per la cassa come per i margini.
A quel punto la previsione conviene farla partire dal gestionale, dove crediti, debiti e fatture sono già registrati, e usare il foglio solo per le ipotesi. Per il resto degli strumenti gratuiti, dal break-even point al calcolo del DSO, c’è la pagina strumenti.
Domande frequenti
Come si calcola il cash flow?
Il cash flow di un periodo è la somma degli incassi meno la somma dei pagamenti. In un foglio Excel si mettono i movimenti in un elenco con data e importo (positivo per gli incassi, negativo per i pagamenti) e si sommano per settimana o per mese con la funzione SOMMA.PIÙ.SE. Il saldo di fine periodo è il saldo iniziale più il cash flow del periodo.
Qual è un buon programma per calcolare il cash flow?
Per poche commesse basta Excel, con un modello che parta dalle condizioni di fatturazione e dai tempi di pagamento. Quando le commesse sono decine e fatture, incassi e ore stanno in sistemi diversi, conviene un gestionale che abbia già crediti, debiti e piano di fatturazione: in Microsoft Dynamics 365 Business Central c'è una funzione di previsione del flusso di cassa.
Puoi fornire un esempio di cash flow?
Nel modello c'è una commessa di esempio da 120.000 euro in sei mesi, con anticipo del 20% e tre tappe di fatturazione, pagamento a 60 giorni e 15 di ritardo medio. Il saldo a fine mese è −12.000, −24.000, −15.000, −30.000, −16.200, −31.200, −5.400, −8.400 e infine +30.000 euro al nono mese, cioè il margine.
Il modello funziona con più di dieci commesse?
Il modello ha dieci righe per le commesse, pensate per un aggiornamento alla settimana fatto da una persona. Con decine di commesse fatture, incassi e ore vanno ricopiati da altri sistemi e il foglio resta sempre un po' indietro: conviene far partire la previsione dal gestionale, dove crediti, debiti e fatture sono già registrati, e tenere il foglio per le ipotesi.
Il modello contiene macro? Funziona con altri fogli di calcolo?
No, niente macro: solo formule e tendine per le scelte, con le celle da compilare in giallo e quelle calcolate in grigio. L'abbiamo verificato in Excel e in LibreOffice Calc, che lo apre e ricalcola le formule. Con altri programmi controlla che i risultati del foglio «Commesse» coincidano con quelli dell'esempio descritto qui.
I termini di questo articolo, nel glossario