Ciclo attivo e passivo: fasi e tempi, dalla commessa all'incasso

Il ciclo attivo è la sequenza di passaggi che porta dall’offerta al cliente fino all’incasso: offerta, ordine o contratto, erogazione del lavoro, fattura, incasso. Il ciclo passivo è lo specchio dal lato dei fornitori: richiesta d’acquisto, ordine, ricevimento del bene o del servizio, fattura ricevuta, pagamento. Il primo genera ricavi e crediti, il secondo costi e debiti, e la distanza fra i due decide quanta cassa ti serve.

Chi lavora su commessa ha un ciclo attivo più lungo di chi vende prodotti. Fra il lavoro fatto e la fattura ci sono la consuntivazione delle ore, il calcolo del SAL o della quota a consuntivo e l’autorizzazione del responsabile di commessa. Ogni giorno perso lì si somma ai 60 o 90 giorni che il cliente impiega a pagare. Qui trovi le fasi dei due cicli, le regole che fissano i tempi e un esempio con le date, per capire dove si perdono giorni.

Cos’è il ciclo attivo e quali sono le fasi

Il ciclo attivo, in inglese order to cash, comprende tutto quello che l’azienda fa per vendere e farsi pagare. Le fasi sono sei:

Nella vendita di prodotti erogazione e fattura sono quasi contemporanee: la merce parte con il documento di trasporto e la fattura segue. Nei servizi a commessa la fattura dipende da come l’hai venduta.

Il ciclo attivo in un’azienda che lavora su commessa

Su commessa tre passaggi si aggiungono a quelli standard, e sono quelli dove si allunga il tempo fra lavoro e fattura.

1. Le condizioni di fatturazione nel contratto. A corpo, a SAL, a consuntivo, a canone, a tappe: la scelta decide quando puoi emettere la fattura, e quindi quando parte il termine di pagamento. I cinque tipi di fatturazione su commessa hanno cicli attivi molto diversi.
2. La consuntivazione. Una fattura a consuntivo o un SAL misurato sulle ore non si emettono finché le ore del mese non sono registrate e controllate. La consuntivazione delle ore chiusa in ritardo è il primo freno del ciclo attivo.
3. L’autorizzazione a fatturare. Qualcuno, di solito il responsabile di commessa, deve confermare che quel SAL o quelle ore si possono fatturare: che il cliente ha accettato la consegna, che gli extra sono stati concordati. Se non c’è una scadenza per farlo, l’amministrazione aspetta.

Un esempio con le date

Gamma Srl è una software house inventata per l’esempio. Fattura a consuntivo, a fine mese, con pagamento a 60 giorni dalla fattura. Il suo cliente principale paga in media con 15 giorni di ritardo. Ecco il lavoro del mese di aprile:

Il lavoro di aprile diventa cassa dopo 89 giorni, e le ore del primo aprile dopo quasi quattro mesi. Con le ore chiuse entro tre giorni e l’autorizzazione entro due, la fattura partirebbe il 5 maggio e l’incasso arriverebbe il 19 luglio: nove giorni in meno ogni mese, senza chiedere niente al cliente. Il ritardo del cliente e i termini si misurano con il DSO, i giorni medi di incasso; i 14 giorni prima della fattura il DSO non li vede.

Le regole che fissano i tempi del ciclo attivo

Tre gruppi di regole decidono quando puoi fatturare e quando il cliente deve pagare.

La fattura elettronica. Le fatture fra operatori residenti in Italia si emettono in formato elettronico e passano dal Sistema di Interscambio (SdI), che controlla i dati obbligatori, la partita IVA e il codice destinatario prima di consegnarle. I controlli possono richiedere da pochi minuti fino a cinque giorni nei momenti di picco, e una fattura che non li supera viene scartata: va corretta e inviata di nuovo (Agenzia delle Entrate, La fattura elettronica).

I termini di emissione. Fino al 31 dicembre 2026 li fissa l’articolo 21 del D.P.R. 633/1972: la fattura immediata entro dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione, la fattura differita entro il 15 del mese successivo. L’Agenzia delle Entrate conferma che la differita vale anche per le prestazioni di servizi individuabili con documentazione idonea (domande frequenti sull’emissione). Dal 1° gennaio 2027 le norme IVA, fatturazione compresa, passano nel Testo unico IVA approvato con il D.Lgs. 19 gennaio 2026, n. 10 (FiscoOggi).

I termini di pagamento. Fra imprese il termine ordinario è di 30 giorni dal ricevimento della fattura; se ne può concordare uno più lungo, ma oltre i 60 giorni va pattuito espressamente. Con la pubblica amministrazione il termine resta di 30 giorni e non supera i 60 (D.Lgs. 231/2002, art. 4).

Dove si perdono giorni, e come recuperarli

La tabella dell’esempio mostra che i giorni si perdono in punti precisi, e che quasi tutti dipendono da te:

• Ore e costi registrati tardi. Una regola semplice (le ore della settimana si chiudono il lunedì dopo) fa arrivare a fine mese con le ore già registrate.
• Autorizzazioni senza scadenza. Chi deve confermare un SAL o le ore da fatturare deve sapere entro quando farlo, e l’amministrazione deve vedere cosa è autorizzato senza chiederlo a ognuno.
• Dati mancanti. Codice destinatario, riferimento all’ordine del cliente, per la pubblica amministrazione il codice univoco dell’ufficio e, quando servono, CIG e CUP: se mancano, la fattura può essere scartata dal SdI o respinta dal cliente.
• Fatture a fine lavori su commesse lunghe. Spostare una parte del valore su un anticipo alla firma o su tappe legate a milestone verificabili riduce il lavoro che aspetta di essere fatturato.
• Solleciti in ritardo. Il primo contatto conviene qualche giorno prima della scadenza, il secondo il giorno dopo.

Cos’è il ciclo passivo

Il ciclo passivo, o procure to pay, è il percorso di un acquisto: richiesta d’acquisto interna, ordine al fornitore, ricevimento del bene o del servizio (con il documento di trasporto o il benestare di chi l’ha usato), ricezione della fattura elettronica dal SdI, controllo della fattura con l’ordine e con il ricevimento, registrazione, pagamento alla scadenza.

Su commessa il ciclo passivo ha un compito in più: ogni costo di un fornitore o di un subappaltatore va imputato alla commessa che l’ha generato, altrimenti il margine della commessa esce più alto del vero e il costo finisce nelle spese generali.

Fatturazione attiva e passiva: le differenze

Ciclo passivo e cassa: pagare alle scadenze

Pagare i fornitori il più tardi possibile allunga il DPO e lascia più cassa in banca, ma ha un limite. Il Codice della crisi d’impresa considera un segnale di allerta i debiti verso fornitori scaduti da almeno 90 giorni che superano quelli non ancora scaduti (D.Lgs. 14/2019, art. 3, comma 4). La strada sana è allineare i termini dei fornitori a quelli dei clienti quando li negozi, soprattutto per i subappalti di una commessa: se il cliente paga a 90 giorni e il subappaltatore a 30, finanzi tu la differenza. Quanto pesa quella differenza su una commessa, mese per mese, lo vedi con il simulatore del cash flow di commessa.

Il ciclo attivo in Business Central

In Microsoft Dynamics 365 Business Central ciclo attivo e passivo stanno nello stesso sistema di contabilità, clienti e fornitori. Per la parte che precede la fattura su commessa c’è Talete: il responsabile autorizza SAL e righe a consuntivo, l’amministrazione vede cosa è autorizzato e non ancora fatturato, genera le fatture in blocco con i raggruppamenti che servono, e CIG, CUP e codici PA passano dalla commessa alla fattura elettronica. Il flusso completo è descritto nella pagina per amministrazione e fatturazione.

Per sapere quanti giorni perdi oggi fra lavoro e incasso, fai il calcolo del DSO con il lavoro non ancora fatturato: ti dà anche il lock-up, la somma dei due tempi. Per portare quei giorni nella previsione di cassa dei prossimi mesi, la guida è il cash flow previsionale delle commesse.