Power BI: cos'è e come legge i numeri delle commesse

Power BI è la piattaforma di Microsoft per analizzare i dati aziendali e trasformarli in report e cruscotti interattivi. Si compone di tre pezzi: Power BI Desktop, un programma gratuito per Windows con cui colleghi le fonti e costruisci i report; il servizio Power BI, online, dove li pubblichi e li condividi; le app per telefono e tablet, per leggerli fuori ufficio.

Per chi lavora a commessa serve a rispondere ogni settimana alle stesse domande: quali commesse stanno consumando più del previsto, quanto lavoro è fatto e non ancora fatturato, quale cliente porta margine e quale no. Power BI disegna bene le risposte, ma non le inventa: legge i dati che trova nel gestionale, all’ultimo aggiornamento. Se le ore arrivano sulla commessa con due settimane di ritardo, il grafico è in ritardo di due settimane.

Cos’è Power BI

Microsoft lo descrive come la sua piattaforma di analisi aziendale e oggi lo inserisce in Microsoft Fabric, la famiglia di servizi per i dati. Per chi lo usa cambia poco: si entra con lo stesso account di Microsoft 365, e report e aree di lavoro restano dove sono.

Il lavoro ha sempre la stessa sequenza: ti colleghi ai dati, li pulisci, colleghi le tabelle, aggiungi i calcoli, disegni il report, lo pubblichi e decidi chi può vederlo.

Business intelligence: cos’è e a cosa serve Power BI

Business intelligence è il nome dell’insieme di strumenti e metodi che raccolgono i dati dai sistemi aziendali, li mettono in ordine e li presentano in report pensati per decidere. Power BI è uno di questi strumenti; altri sono Tableau, Qlik o i moduli di analisi dei singoli gestionali.

In Italia la business intelligence è ancora poco diffusa nelle imprese piccole. Secondo Eurostat, nel 2025 usava un software di BI il 16,0% delle imprese italiane con almeno 10 addetti: il 12,2% fra quelle da 10 a 49 addetti, il 37,4% fra quelle da 50 a 249, il 70,3% oltre i 250.

A una PMI che vende servizi Power BI serve soprattutto per tre lavori:

• mettere insieme dati che stanno in posti diversi, per esempio il gestionale, il CRM e un foglio con le ore di un fornitore;
• ripetere lo stesso report ogni settimana senza ricostruirlo a mano;
• dare a ogni ruolo la sua vista: la direzione vede tutte le commesse, il responsabile di commessa solo le sue.

Cosa deve mostrare un cruscotto per essere guardato, e non solo aperto in riunione, è spiegato in cruscotto aziendale: cosa deve mostrare.

Power BI sulle commesse: i report che servono

Un report di commessa utile risponde a quattro domande: quanto costa la commessa rispetto al budget, quanto è stato fatturato rispetto a quanto è fatturabile, che margine sta facendo e quale commessa va guardata per prima. Gli indicatori con cui misurarle sono nella guida ai KPI di commessa.

Chi usa Business Central trova una parte del lavoro già fatta. Microsoft pubblica la app Power BI Projects, gratuita da installare, con report pronti su panoramica dei progetti, attività, redditività, avanzamento, prestazioni rispetto al budget, fatturato per tipo e per cliente, e un diagramma di Gantt delle attività. Le misure sono documentate una per una nella pagina degli indicatori dell’app. Due si capiscono subito:

• Completato % = costo consuntivo ÷ costo a budget;
• Fatturato % = prezzo fatturato ÷ prezzo fatturabile.

Messi uno accanto all’altro dicono se la commessa consuma più di quanto previsto e se la fatturazione tiene il passo del lavoro.

Un esempio: tre commesse di Alfa Srl

Alfa Srl, system integrator inventato, ha tre commesse aperte. I dati sono di esempio.

Un report costruito su questi dati fa emergere due problemi diversi.

• Beta Spa: lavoro fatto e non fatturato. La commessa ha consumato il 75% del costo previsto ma è fatturata al 40%. Se il contratto prevede SAL in proporzione all’avanzamento, ci sono circa 42.000 € di lavoro da fatturare (il 75% di 120.000 €, meno i 48.000 € già emessi).
• Gamma Srl: costi oltre il budget. Il canone ha già speso il 110% del costo previsto e restano 7.000 € da fatturare. Il margine previsto era del 28,6%; se i costi si fermassero oggi scenderebbe al 21,4%, e ogni ora in più lo abbassa ancora.

Delta Srl è in linea: il lavoro va avanti al 45% e la fatturazione pure. Come si legge uno scostamento fra budget e consuntivo, e cosa fare quando compare, è spiegato in budget vs consuntivo di commessa.

Power BI o Excel: le differenze

Excel e Power BI fanno cose diverse e possono convivere. Business Central apre qualunque elenco in Excel, e per un’analisi una tantum è la strada più corta.

Il limite tipico di Excel sulle commesse è la ricostruzione: ogni mese qualcuno esporta, incolla, sistema le formule e manda il file, e dopo due settimane girano tre versioni diverse. I segnali che dicono quando è il momento di smettere sono in reportistica aziendale: perché in Excel si rompe.

Quanto costa Power BI

Il listino Microsoft Italia, consultato il 30 settembre 2026, prevede:

• Account gratuito: report per uso personale, senza condivisione;
• Power BI Pro: 12,10 € per utente al mese, pagamento annuale, IVA esclusa; è compreso in Microsoft 365 E5 e Office 365 E5;
• Power BI Premium per utente: 20,80 € per utente al mese, con modelli più grandi e aggiornamenti più frequenti;
• Power BI Desktop: gratuito.

La regola da ricordare riguarda la condivisione. Secondo la documentazione sulle licenze, chi pubblica e chi legge devono avere tutti e due una licenza Pro o Premium per utente, a meno che il contenuto stia su una capacità dedicata (Premium, o Fabric da F64 in su), che si paga a parte.

Per Alfa Srl, con un controller che costruisce i report e sei persone che li leggono (direzione e responsabili di commessa), servono sette licenze Pro: 84,70 € al mese, 1.016,40 € l’anno a listino.

Come si collega Power BI a Business Central

Business Central online è già predisposto per Power BI. Le strade sono tre, dalla più veloce alla più flessibile.

1. Le app Power BI di Microsoft. Si installano dal marketplace e portano report pronti su finanza, vendite, acquisti, magazzino e progetti.
2. I report dentro Business Central. Nel Role Center e in alcuni elenchi c’è una parte che mostra un report Power BI a scelta; negli elenchi il report si filtra sulla riga selezionata.
3. Report costruiti da zero. Con il connettore di Power BI Desktop scegli le tabelle di Business Central che ti servono e costruisci il tuo modello, magari insieme ai dati del CRM o di un altro sistema.

In tutti e tre i casi i numeri sono quelli dell’ultimo aggiornamento del modello, che si pianifica nel servizio: fino a 8 volte al giorno con Pro, fino a 48 con Premium per utente. Per un report settimanale di direzione basta e avanza. Per sapere, mentre la commessa è in corso, se l’ultima settimana di ore ha mangiato il margine, serve che il margine sia calcolato nel gestionale a ogni registrazione.

Dove Power BI non basta

Power BI rappresenta i dati; non decide come si calcola il costo di un’ora, a quale attività va una fattura, quando un pacchetto ore è esaurito. Quelle regole stanno nel gestionale, e se lì mancano il report le copre con un grafico ordinato.

Per chi usa Business Central esiste Talete, l’estensione per le commesse sviluppata da Nekte: calcola in Business Central il margine per commessa, per attività e per cliente a ogni ora registrata, anche quando nella stessa commessa convivono corpo, tempo e materiali, pacchetti ore e canoni. Le statistiche delle commesse si filtrano, si esportano e si collegano a Power BI, che resta lo strumento per il cruscotto della direzione. Come lavorano insieme Outlook, Excel, Teams e Power BI su questi dati è spiegato nella pagina Microsoft 365 con Business Central.

Il resto della famiglia Microsoft, da Sales a Project Operations, è nella guida Microsoft Dynamics 365: cos’è e quali app servono. Esempi di report per chi segue i numeri dell’azienda sono nella pagina per CFO e controllo di gestione.

Da dove partire

Prima di aprire Power BI Desktop scrivi le tre domande a cui il report deve rispondere ogni lunedì, e accanto a ciascuna il dato che serve e dove si trova oggi. Se tutti i dati stanno nel gestionale e sono registrati in tempo, il report si costruisce in fretta. Se qualcuno sta in un foglio Excel aggiornato a mano, il primo lavoro è portarlo nel gestionale. Per capire da dove cominciare, l’indice di controllo delle commesse ti dà in 2 minuti un punteggio su margine, fatturazione e ore.