Microsoft Dynamics 365: cos'è e quali app servono

Microsoft Dynamics 365 è la famiglia di applicazioni gestionali di Microsoft. Comprende app CRM, per vendite, servizio clienti e interventi sul campo, e app ERP, per contabilità, acquisti, magazzino, progetti e personale. Le app si attivano e si pagano una per una, per utente e per mese, e tutte usano gli account di lavoro Microsoft, gli stessi di Microsoft 365.

Quali app servono dipende da cosa fa l’azienda. Per una PMI che vende servizi il punto di partenza è Business Central, l’ERP della famiglia per le piccole e medie imprese; Sales o Field Service si aggiungono se vendita e assistenza hanno bisogno di uno strumento proprio. Finance, Supply Chain Management e Project Operations entrano in gioco con più società, più paesi o reparti progetti molto grandi. Sotto trovi le app una per una, i prezzi del listino italiano e i criteri per scegliere.

Cos’è Microsoft Dynamics 365

Nella documentazione ufficiale (What is Dynamics 365?) Microsoft descrive Dynamics 365 come un insieme di applicazioni aziendali fatte per lavorare insieme e con i sistemi che l’azienda usa già: puoi sceglierne una, alcune o tutte. Sul sito italiano di Dynamics 365 le app sono divise in due gruppi, CRM ed ERP.

Il marchio raccoglie prodotti che Microsoft vendeva prima con altri nomi. Dynamics NAV, il vecchio Navision, è diventato Business Central: la storia e i passi della migrazione sono in da Navision a Business Central. Dynamics AX è confluito in quelle che Microsoft chiama «finance and operations apps»: Finance, Supply Chain Management, Commerce e Project Operations. Per AX 2012 R3 il supporto esteso è finito il 10 gennaio 2023.

Di solito le app si comprano e si mettono in funzione con un partner Microsoft, che vende le licenze, configura il sistema e porta i dati dal gestionale precedente. Per Business Central è l’unica strada: le licenze si comprano solo tramite il programma CSP, cioè da un partner rivenditore.

Le app di Dynamics 365, una per una

Qui sotto le app che Microsoft elenca oggi sul sito italiano, divise nei due gruppi, con il prezzo di listino.

Le app CRM: vendite e servizio

• Sales segue contatti, lead, opportunità, offerte e ordini: è il CRM per chi vende. Ha tre piani, Professional, Enterprise e Premium.
• Customer Insights unifica i dati dei clienti e gestisce campagne e percorsi di marketing. Si paga per tenant, cioè per azienda, e non per utente.
• Customer Service gestisce le richieste di assistenza (i casi), la base di conoscenza e il self-service dei clienti.
• Contact Center aggiunge i canali vocali e digitali per chi fa assistenza al telefono o in chat.
• Field Service pianifica e segue gli interventi dei tecnici sul campo, con ordini di lavoro, prenotazioni delle risorse e ricambi.

Le app ERP: contabilità, operazioni, progetti

• Business Central è l’ERP per le piccole e medie imprese: contabilità, vendite, acquisti, magazzino, progetti e, con la licenza Premium, assistenza e produzione. Lo descrive la pagina di benvenuto di Microsoft Learn.
• Finance tiene contabilità, tesoreria, budget e fiscalità per gruppi con molte società.
• Supply Chain Management gestisce produzione, magazzini, trasporti e pianificazione su larga scala.
• Project Operations segue i progetti dall’offerta alla fattura proforma: risorse, pianificazione, ore, spese.
• Human Resources gestisce il personale, con una licenza leggera per il self-service dei dipendenti.
• Commerce serve la vendita al dettaglio su più canali, negozi ed e-commerce.

Dynamics 365 è un CRM o un ERP?

È tutti e due, e conviene tenere distinti i due mestieri. Il CRM segue il cliente prima e dopo la vendita: chi è, cosa gli hai proposto, a che punto è la trattativa, quali richieste di assistenza ha aperto. L’ERP registra cosa succede nei conti: ordini, fatture, acquisti, magazzino, costi e ricavi delle commesse. Dove si toccano e quando conviene integrarli lo trovi in ERP e CRM: differenze e quando integrarli.

In Italia i due strumenti non hanno la stessa diffusione. Secondo Eurostat, nel 2025 il 49,5% delle imprese italiane con almeno 10 addetti usava un ERP e il 21,7% un CRM. Fra le imprese da 10 a 49 addetti le quote scendono al 46,0% e al 19,1%.

Una PMI non ha per forza bisogno di un CRM separato. Secondo la guida alle licenze di Dynamics 365, Business Central Essentials comprende già la gestione di contatti, opportunità, campagne e attività, oltre all’integrazione con Dynamics 365 Sales. Sales diventa utile quando la rete commerciale è ampia, il ciclo di vendita è lungo e servono previsioni, sequenze di contatto e analisi della pipeline.

Microsoft Dynamics ERP: Business Central, Finance o Supply Chain Management

Sotto il nome «Microsoft Dynamics ERP» ci sono tre prodotti diversi. Business Central è un ERP unico per le PMI. Finance e Supply Chain Management sono due app distinte, che Microsoft sviluppa per la finanza e la logistica su scala globale, con più società, più paesi e consolidato.

Per un’azienda italiana di servizi con una o poche società Business Central copre contabilità, fattura elettronica e commesse in un unico sistema. Finance comincia ad avere senso quando devi consolidare molte società in paesi diversi, con fiscalità e valute diverse. Il dettaglio di cosa fa Business Central, area per area, è nella guida Business Central: cos’è e come funziona; prezzi, licenze e differenze fra online e on-premise sono nella pagina Microsoft Business Central.

Online o installato in azienda

Business Central esiste in due forme. Nella versione online Microsoft ospita il sistema e lo aggiorna: due aggiornamenti principali l’anno, ad aprile e a ottobre, e aggiornamenti minori ogni mese, in una finestra che sceglie l’amministratore. Nella versione on-premise il server è dell’azienda o del partner, e gli aggiornamenti li pianifica chi gestisce l’installazione.

La differenza si sente su tre punti:

• Copilot e agenti esistono solo per Business Central online.
• I costi cambiano forma. Online non paghi server né manutenzione dell’infrastruttura, ma ambienti aggiuntivi e spazio nel database possono costare a parte.
• Le personalizzazioni online si scrivono come estensioni, che devono restare compatibili a ogni aggiornamento: Microsoft chiede di tenerle sempre pronte e, se bloccano un aggiornamento oltre i tempi concessi, può disinstallarle. Chi arriva da NAV con molte modifiche al codice deve metterlo in conto.

Cosa cambia per chi lavora a commessa, dall’accesso dai cantieri agli aggiornamenti inclusi, è in Business Central in cloud.

Cosa hanno in comune le app: Microsoft 365, Power Platform e Copilot

Le app della famiglia condividono l’identità degli utenti (l’account Microsoft di lavoro) e gli strumenti intorno. Non condividono tutte la stessa base dati, e questo conta quando le combini.

• Dataverse. Le app CRM e Project Operations lavorano su Microsoft Dataverse, la piattaforma dati di Power Platform. Business Central ha il suo database e scambia dati con Dataverse attraverso una sincronizzazione che si configura.
• Microsoft 365. Business Central lavora con Outlook, Excel e Teams: vedi i dati del cliente nella posta, apri gli elenchi in Excel, condividi un record in una chat. Se l’amministratore lo attiva, un collega con la sola licenza Microsoft 365 può leggere in Teams i record che gli condividi. Cosa cambia nel lavoro di tutti i giorni lo trovi nella pagina Microsoft 365 con Business Central.
• Power BI. Per Business Central Microsoft pubblica app Power BI già pronte per finanza, vendite, acquisti, magazzino e progetti. Come si leggono i numeri delle commesse è spiegato in Power BI: cos’è e come legge i numeri delle commesse.
• Copilot. In Business Central online Copilot è incluso nella licenza senza costi aggiuntivi; Microsoft si riserva di introdurre quote o prezzi in futuro. Gli agenti, per esempio quello che registra gli ordini di vendita dalle email, consumano crediti Copilot che si pagano a parte. Cosa fa oggi, con esempi, è in Copilot in Business Central.

Quanto costa Dynamics 365

Ogni app si paga per utente al mese, con impegno annuale. Tre regole della guida alle licenze di Dynamics 365 spostano molto il conto finale.

• Licenza base e licenze aggiuntive. Se una persona usa più app, la prima licenza deve essere la più cara (la «base»); le altre si comprano a un prezzo ridotto, detto «attach». Chi ha Business Central Premium come licenza base, per esempio, può aggiungere Sales Enterprise, Customer Service Enterprise o Field Service al prezzo attach.
• Utenti leggeri. Chi legge i dati, approva e registra ore non ha bisogno di una licenza completa. In Business Central esiste Team Members, a 6,90 € al mese: legge i dati, aggiorna quelli esistenti, approva e compila i fogli presenze dei progetti. Per le altre app esiste Dynamics 365 Team Members.
• Costi oltre le licenze. Business Central online può chiedere a parte ambienti di produzione aggiuntivi e spazio nel database. Implementazione, migrazione dei dati e formazione li fattura il partner, e possono pesare più delle licenze del primo anno.

Un esempio sul listino, con un’azienda inventata. Alfa Srl fa consulenza IT, ha 45 persone e valuta Business Central. Nel gestionale lavorano ogni giorno otto persone (amministrazione, acquisti, i responsabili di commessa); trenta tecnici registrano solo le ore; quattro commerciali seguono le trattative; la direzione legge i numeri in Teams.

I numeri valgono solo come ordine di grandezza: sono prezzi di listino, IVA esclusa, senza progetto né assistenza del partner. Da cosa dipende il resto del prezzo, dagli utenti alla migrazione dei dati, lo trovi in quanto costa un ERP.

Come si accede a Dynamics 365

Si entra con l’account di lavoro Microsoft, lo stesso di Outlook e Teams, dopo che l’amministratore ha assegnato la licenza dall’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.

• Business Central si apre da businesscentral.dynamics.com, oppure dalle app per telefono e tablet.
• Le app CRM e Project Operations si aprono dalla pagina delle app di office.com, che ha preso il posto della vecchia home.dynamics.com (Microsoft Learn), oppure dall’indirizzo dell’ambiente, del tipo nomeazienda.crm.dynamics.com.
• Da Outlook e Teams lavori su alcuni dati senza aprire l’app, con i componenti aggiuntivi di Business Central e di Sales.

Come si mette in funzione

Comprare le licenze è la parte breve. Il lavoro si fa con il partner, in fasi che si ripetono per quasi tutte le app della famiglia:

1. Analisi. Il partner guarda come lavori oggi: come vendi, come registri le ore, come fatturi, quali numeri chiede la direzione.
2. Configurazione. Piano dei conti, dimensioni analitiche, tipi di commessa, ruoli e permessi degli utenti.
3. Migrazione dei dati. Anagrafiche, partite aperte, commesse in corso. Si puliscono prima di portarle, non dopo.
4. Prove. Gli utenti registrano casi veri in un ambiente di prova, separato da quello di produzione.
5. Avvio. Conviene partire lontano dalla chiusura del bilancio e dalle scadenze fiscali, con il partner disponibile nelle prime settimane.

Dove si perde più tempo, e come evitarlo, è spiegato in implementazione di un ERP: le fasi.

Quale app serve a un’azienda di servizi che lavora a commessa

Chi vende progetti, assistenza e canoni ha bisogno soprattutto di tre cose: ore e costi che arrivano sulla commessa giusta, fatture che seguono il contratto (a corpo, a consuntivo, a SAL, a canone) e il margine della commessa mentre il lavoro è in corso. La tabella parte da lì.

In Business Central standard la commessa ha attività, righe di pianificazione, budget, fogli presenze, lavori in corso, statistiche su costi, prezzi e profitto anche a lavori in corso, e fatturazione a prezzo fisso o a consumo, a fine progetto o secondo un piano. Il limite arriva quando nella stessa commessa convivono pacchetti ore e canoni, che nello standard restano fuori dal progetto e quindi fuori dal suo margine. È il problema per cui esiste Talete, l’estensione di Business Central sviluppata da Nekte: aggiunge nella stessa commessa cinque modi di fatturare (T&M ore, rivendita T&M, corpo, pacchetti ore, canoni) e il margine per attività aggiornato a ogni ora registrata, nello stesso database di Business Central.

Se stai valutando anche l’app di Microsoft dedicata ai progetti, il confronto punto per punto è in Project Operations o Business Central per le commesse. Esempi per il tuo mestiere sono nelle pagine per system integrator e per la direzione aziendale.

Da Dynamics NAV o AX a Dynamics 365

Chi usa un gestionale Microsoft della generazione precedente arriva a Dynamics 365 quando la sua versione esce dal supporto.

• Da NAV a Business Central. È la strada naturale: stessa origine, stessa logica, dati e personalizzazioni da portare. Quanto tempo resta alla tua versione di NAV e da dove partire te lo dice lo strumento da NAV a Business Central.
• Da AX 2012 a Finance e Supply Chain Management. Microsoft documenta un percorso di aggiornamento da AX 2012 R2 e R3 e avverte che è complesso: gli strumenti vanno trattati come una base di lavoro, con pulizia dei dati e revisione del codice.

In tutti e due i casi il cambio di versione è l’occasione per chiederti se le personalizzazioni di dieci anni fa servono ancora. Alcune rispondevano a limiti che il prodotto nuovo non ha più.

Gli errori più comuni nella scelta

• Comprare le app per nome. «Ci serve un CRM» diventa una licenza Sales per tutti, quando Business Central comprende già contatti, opportunità e campagne.
• Dare a tutti una licenza completa. Chi registra solo le ore o approva spese sta nelle licenze leggere; chi legge i numeri spesso li vede in Teams con Microsoft 365.
• Unire le app senza vedere l’integrazione. Business Central e Sales si parlano in modo standard; altre combinazioni vanno provate prima di firmare.
• Confrontare solo il canone. Implementazione, migrazione e ore interne possono pesare quanto le licenze, o di più.
• Scegliere il prodotto e non il partner. Lo stesso Business Central, installato da due partner diversi, dà progetti molto diversi. Se il problema è il partner che hai, leggi cambiare partner Business Central.

Da dove partire

Fai una lista con quattro colonne: chi usa il gestionale ogni giorno, chi registra solo ore o spese, chi legge i numeri, chi vende. Accanto a ogni gruppo scrivi cosa deve fare nel sistema. Con quella lista sai quali app ti servono e quante licenze di ogni tipo, e puoi chiedere al partner un preventivo confrontabile. Se non sai ancora se restare nel mondo Microsoft o guardare altri gestionali, il selettore come scegliere il gestionale ti indica, dalle tue risposte, quali prodotti guardare per primi.