Migrazione dei dati da NAV a Business Central: cosa portare

Da NAV a Business Central si portano i dati che servono per lavorare dal primo giorno: anagrafiche di clienti, fornitori, articoli e risorse, piano dei conti e dimensioni, saldi contabili di apertura, partite aperte di clienti e fornitori documento per documento, giacenze di magazzino valorizzate, ordini e offerte ancora aperti, commesse in corso con budget, costi e ricavi maturati. Lo storico dei movimenti degli anni passati spesso conviene lasciarlo consultabile in sola lettura, invece di trasformarlo.

Quanto porti dipende dalla strada scelta. Con la migrazione completa Microsoft replica nel cloud i dati delle aziende selezionate, storico compreso; con una reimplementazione scegli tu, tabella per tabella. In tutti e due i casi il lavoro grosso è lo stesso: pulire i dati prima, provare il trasferimento più volte e riconciliare i saldi prima di spegnere NAV. Date di fine supporto, differenze fra i due prodotti e personalizzazioni sono trattate nella guida da Navision a Business Central; qui si parla solo di dati.

Cosa decide la strada di migrazione sui dati

Le versioni di Navision non migrano direttamente nel cloud. Secondo la guida Microsoft alla migrazione da NAV, da NAV 2015, 2016, 2017 e 2018 si passa prima a Business Central 14 in sede, poi a una versione in sede 25 o successiva, poi all’online; da NAV 2013 e 2013 R2 serve prima un aggiornamento a NAV 2018. La tabella dei percorsi di aggiornamento conferma la stessa sequenza per chi resta in sede: da NAV 2015-2018 alla versione 14, poi alla 25, poi a quella di destinazione, con la conversione dell’applicazione da C/AL ad AL.

La migrazione nel cloud ha requisiti tecnici precisi: il database di partenza deve stare su SQL Server 2016 o successivo, con livello di compatibilità 130 o superiore (Microsoft Learn, migrazione dei dati in sede verso l’online). Il controllo va fatto all’inizio, perché un server vecchio aggiunge un passaggio al progetto.

Quali dati portare da NAV a Business Central

Le anagrafiche si portano prima, perché tutte le altre tabelle le richiamano. Per i saldi di apertura, la procedura di Microsoft con i pacchetti di configurazione crea le righe di giornale per conti, clienti, fornitori e articoli e le registra dopo il controllo; per le banche Microsoft avverte di non registrare il saldo direttamente sui conti contabili collegati ai conti bancari (Microsoft Learn, applicare i pacchetti di configurazione). La stessa pagina indica che, se i dati vengono da NAV o da Business Central, si possono esportare in un file .rapidstart e importare nella nuova azienda.

Cosa lasciare in sola lettura

Lo storico dei movimenti (anni di registrazioni contabili, movimenti di magazzino, fatture registrate) è la parte più pesante da trasferire e la meno usata. Con la reimplementazione di solito resta fuori, salvo il sottoinsieme che lo strumento porta. Le alternative pratiche sono due: tenere il database NAV acceso in sola lettura, con poche utenze per chi deve consultare, oppure esportare lo storico in un archivio interrogabile e spegnere il server.

La scelta ha un vincolo di legge. L’art. 2220 del codice civile chiede di conservare scritture contabili e fatture per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione, e ammette la conservazione su supporti di immagini purché i documenti si possano rendere leggibili in ogni momento. Prima di spegnere qualcosa, decidi con il commercialista come conservare lo storico e chi deve poterlo leggere.

Pulizia e mappatura prima del trasferimento

Microsoft suggerisce di usare il periodo prima della migrazione per ridurre il debito tecnico del database: archiviare lo storico obsoleto, ridurre le tabelle di log troppo grandi, verificare che le modifiche allo schema siano volute (Microsoft Learn, preparare la migrazione nel cloud). Dal lato dei dati di business, la pulizia si fa su NAV, prima della prima prova:

• chiudi o blocca clienti, fornitori e articoli che non si muovono da anni;
• unisci i doppioni, partendo da partita IVA e codice fiscale;
• salda le partite aperte che sono in realtà già pagate o da stralciare, con il commercialista;
• chiudi le commesse finite e mai chiuse;
• decidi quali dimensioni restano e come si chiamano.

La mappatura è la tabella di corrispondenza fra il vecchio e il nuovo: conto per conto, gruppo di registrazione per gruppo, codice di pagamento per codice. Scritta in un foglio condiviso, diventa il documento che il partner usa a ogni prova e che il controller usa per la riconciliazione.

Prove di migrazione: almeno due

Microsoft raccomanda almeno due prove complete in un ambiente sandbox prima del passaggio definitivo: la prima per trovare i problemi tecnici e misurare i tempi, la seconda per confermare le correzioni e far convalidare i risultati agli utenti chiave. Avverte anche di non impostare la migrazione nel cloud su un ambiente di produzione già usato per lavorare, perché la replica può sovrascriverne i dati.

Ogni prova si chiude con lo stesso controllo: gli utenti aprono i dati migrati e confermano, per iscritto, che tornano. Chi ha registrato le fatture in NAV riconosce un’anomalia in pochi minuti; un tecnico che controlla i conteggi delle righe no.

Riconciliazione dei saldi: un esempio

Delta Servizi Srl è un’azienda inventata per l’esempio: servizi tecnici e installazioni, su NAV 2016. La data di taglio è il 31 dicembre; dopo la seconda prova il controller mette in colonna i saldi.

Ogni differenza ha una causa scritta e una correzione: un’estrazione ripetuta dopo la chiusura delle registrazioni, gli articoli bloccati riattivati per il caricamento, una regola sulle date delle ore. La terza prova deve chiudere con la colonna delle differenze a zero. Se una differenza resta senza causa, il passaggio definitivo aspetta.

Il nodo delle commesse aperte

Le commesse in corso sono il dato più delicato, perché mescolano contabilità, ore, budget e fatturazione. Una commessa a metà ha un budget originale, un budget rivisto, costi sostenuti, ore lavorate e non ancora fatturate, SAL emessi, anticipi da recuperare. Se uno di questi numeri arriva in Business Central con una data diversa dagli altri, il margine della commessa nasce sbagliato.

Le regole che reggono nella maggior parte dei casi:

• Una sola data di taglio per contabilità, magazzino e commesse. Le ore registrate in ritardo con data precedente al taglio vanno chiuse in NAV prima dell’estrazione.
• Il budget si porta come residuo, con il budget originale conservato come riferimento: serve per confrontare a fine lavori la stima iniziale con il consuntivo.
• Costi e ricavi a oggi in forma riepilogata, per fase o task, senza registrarli due volte in contabilità. Il valore è già nei saldi di apertura: sulla commessa serve per il margine, non per il bilancio.
• Il fatturato e gli anticipi della commessa devono tornare con le partite aperte del cliente.
• Le commesse quasi finite spesso conviene chiuderle in NAV, invece di migrarle.

Come è fatta una commessa in Business Central (budget, ore, lavori in corso, fatturazione) è spiegato nella guida alla gestione commesse in Business Central. Se le commesse le gestirai con Talete, l’estensione di Business Central per chi lavora a commessa, il budget residuo diventa la prima versione del budget previsionale e si certifica: da quel momento ogni ora registrata aggiorna il margine contro un riferimento fermo.

Il piano a tappe

1. Inventario dei dati. Versione di NAV, aziende, dimensione del database, tabelle personalizzate, integrazioni. Si decide la strada e la data di taglio.
2. Pulizia su NAV. Anagrafiche, partite aperte, commesse finite, dimensioni.
3. Mappatura scritta. La tabella di corrispondenza, approvata da amministrazione e controllo di gestione.
4. Prima prova in sandbox. Problemi tecnici, tempi, primi saldi.
5. Seconda prova e convalida. Riconciliazione completa, firma degli utenti chiave.
6. Blocco e passaggio definitivo. Fermo delle registrazioni su NAV, ultima estrazione, migrazione, riconciliazione finale.
7. NAV in sola lettura. Utenze ridotte, storico consultabile, data in cui si spegne.

Il passaggio definitivo va fuori dalle chiusure: evita la chiusura di bilancio e le scadenze IVA. Le fasi di un progetto ERP nel suo insieme, e dove si perde più tempo, sono nella guida all’implementazione di un ERP. Se la migrazione coincide con un cambio di fornitore, prima leggi come funziona la presa in carico nella guida a cambiare partner Business Central; licenze e versioni sono nella pagina su Microsoft Business Central.

Per partire, verifica da quale versione di NAV parti e quando esce dal supporto con lo strumento Da NAV a Business Central: la data ti dice quanto tempo hai per fare le due prove con calma. Se sei su NAV 2017 o 2018, le scadenze e cosa comportano sono nell’articolo sulla fine del supporto di NAV 2017 e 2018.