Chiusura della commessa: consuntivo finale e lessons learned

Chiudere una commessa vuol dire tre cose: il lavoro è finito e accettato dal cliente, i conti sono sistemati (ultime ore, ultimi costi, fattura finale, eventuali note di credito) e la commessa è bloccata nel gestionale, così nessuno ci registra più niente. A quel punto si fa il consuntivo finale, cioè il confronto voce per voce fra budget e risultato, e si raccolgono le lessons learned: le lezioni che quella commessa lascia per le prossime.

Le lessons learned servono solo se cambiano qualcosa di misurabile. Una lezione utile ha un numero dietro (le ore di migrazione dati sono state il 75% in più del previsto) e una destinazione precisa: il foglio di stima, il modello d’offerta, la checklist di avvio. L’esempio più sotto, con una società di servizi IT inventata, segue una commessa dal consuntivo finale fino al preventivo successivo.

Cosa vuol dire chiudere una commessa

In pratica la chiusura si fa su quattro fronti, e di solito se ne occupano persone diverse. Se uno resta aperto, il consuntivo finale esce sbagliato o non esce affatto.

Chiusura tecnica

Il lavoro è consegnato e il cliente lo accetta: un verbale di fine lavori, un collaudo, una mail di accettazione formale, a seconda di cosa prevede il contratto. Con l’accettazione si consegnano anche documentazione, credenziali e manuali, e si annota da quando decorre l’eventuale garanzia. Gli interventi in garanzia conviene registrarli su un task dedicato, separato dal lavoro del progetto, per sapere quanto costano davvero.

Chiusura amministrativa

Qui si rincorrono gli ultimi pezzi:

• le ultime ore: tutti i timesheet della commessa registrati e approvati, comprese le ore dell’ultima settimana che di solito arrivano in ritardo;
• gli ultimi costi: fatture dei fornitori e dei subappaltatori ricevute o stanziate, materiali non usati resi o riportati a magazzino, trasferte rimborsate;
• le fatture attive: fattura finale o saldo dell’ultimo SAL, svincolo delle ritenute a garanzia se il contratto le prevede, varianti concordate e non ancora fatturate;
• le note di credito, se hai fatturato più del dovuto: quando e come emetterle lo verifichi con il commercialista;
• l’archivio: contratto, varianti, verbali e corrispondenza in un posto solo. Scritture contabili e fatture si conservano per dieci anni, come prevede l’art. 2220 del codice civile.

Chiusura economica e di bilancio

Per le commesse che durano più di un esercizio, i ricavi a bilancio seguono l’OIC 23. Con il criterio della percentuale di completamento, alla chiusura si riconosce l’ultima quota di ricavo e di margine. Con il criterio della commessa completata, ricavi e margine entrano tutti nell’esercizio in cui la commessa si considera completata. Il paragrafo 82 dell’OIC 23 fissa le condizioni: bene completato e accettato dal committente, collaudi con esito positivo, costi da sostenere dopo il completamento non significativi e comunque stanziati, incertezze residue stimabili. Il paragrafo 83 aggiunge che fra i costi di quell’esercizio vanno anche gli accantonamenti per i costi da sostenere dopo la chiusura, come quelli di garanzia. Come si applica il principio alle commesse pluriennali lo spiega la guida all’OIC 23 sui lavori in corso su ordinazione; le scritture del tuo caso le decide il commercialista.

Chiusura nel gestionale

L’ultimo passo è mettere la commessa nello stato chiuso e bloccare le registrazioni. Senza blocco, un’ora segnata per errore tre mesi dopo cambia il margine di una commessa che tutti considerano finita, e il consuntivo discusso in riunione non torna più con i dati. In Business Central lo stato si chiama Completato: Microsoft indica di impostarlo dopo aver registrato tutti gli utilizzi e le fatture, e di calcolare e registrare in contabilità le scritture di completamento dei lavori in corso (Microsoft Learn).

Checklist di chiusura della commessa

I tempi sono un esempio da adattare. Conta che ogni riga abbia un nome accanto, perché la chiusura cade quando il gruppo è già passato alla commessa successiva.

Il consuntivo finale: la commessa contro il budget

Il consuntivo finale risponde a due domande: quanto ha reso la commessa e perché il risultato si è allontanato dal budget. Se durante il lavoro hai seguito budget e consuntivo commessa per commessa, alla chiusura il confronto è quasi pronto e resta da scrivere le cause.

Il margine è sceso di oltre nove punti. Le cause si leggono riga per riga:

• Configurazione e sviluppo, +90 ore. Sessanta ore sono le due funzioni chieste dal cliente, pagate con la variante. Le altre trenta sono lavoro previsto che ha richiesto più tempo.
• Migrazione dati, +60 ore. I dati del cliente avevano anagrafiche doppie e codici non coerenti: nessuno li aveva guardati prima dell’offerta.
• Project management, +35 ore. Il progetto è durato sei settimane in più, e le riunioni di avanzamento sono continuate.
• Trasferte, +1.100 €. Le giornate in sede del cliente sono aumentate per la migrazione.

Distinguere il lavoro in più chiesto dal cliente (volume) dal lavoro previsto fatto con più ore (efficienza) cambia la lezione da trarre: il metodo è nella guida all’analisi degli scostamenti e delle loro cause. Il margine finale si calcola con le stesse regole usate in corso d’opera, ore non fatturate comprese: lo spiega come calcolare la marginalità di una commessa.

La riunione di lessons learned

La riunione di lessons learned trasforma il consuntivo in decisioni. Funziona se è breve, se arriva presto e se parte dai numeri.

Quando. Entro due o tre settimane dalla chiusura, quando le persone ricordano ancora cosa è successo e il consuntivo è già stato verificato. Sulle commesse lunghe conviene farne una anche a metà, dopo una milestone importante.

Chi partecipa. Il responsabile di commessa, chi ha preparato la stima o l’offerta, uno o due tecnici che hanno fatto il lavoro, chi segue il controllo di gestione. Cinque persone al massimo. Il cliente si ascolta a parte, con un questionario o una telefonata: le sue domande sono diverse.

Formato. Sessanta minuti, con il consuntivo finale mandato a tutti il giorno prima. I primi dieci minuti per i numeri, il resto per le domande. Si esce con al massimo tre o cinque lezioni, ognuna con un responsabile e una destinazione.

Le domande che portano a lezioni utili:

1. Su quali attività le ore si sono allontanate di più dalla stima, e per quale causa?
2. Quali richieste del cliente sono entrate senza una variante scritta?
3. Cosa sapevamo al kickoff che non è finito nel budget?
4. Il tipo di fatturazione scelto (corpo, ore, SAL) era quello giusto per questo lavoro?
5. Quali rischi avevamo scritto in offerta si sono verificati, e quali non avevamo visto?
6. Quanto ha impiegato il cliente ad approvare SAL e fatture, e cosa ha pesato sulla cassa?
7. Cosa rifaremmo nello stesso modo?

Il registro delle lessons learned

Le lezioni scritte in un verbale che nessuno riapre si perdono alla prima commessa nuova. Servono in un registro unico, ordinato per tipo di attività, che chi prepara un’offerta consulta prima di stimare. Per Sigma Informatica le righe della commessa appena chiusa sono queste:

La terza colonna è quella che cambia il lavoro. Le azioni sulla checklist di avvio, per esempio una variante firmata prima del lavoro in più, si ritrovano nella guida al kickoff di commessa.

Dal consuntivo al preventivo successivo

Una commessa chiusa da sola dice poco. Cinque o sei commesse chiuse dello stesso tipo dicono quanto sbagli, in media, su ogni attività. Il metodo è semplice: per ogni tipo di attività dividi le ore effettive per le ore stimate, commessa per commessa, e guarda il rapporto medio.

I numeri della tabella sono di Sigma Informatica, quindi inventati. Al prossimo preventivo, una migrazione stimata in 100 ore entra in offerta per 160, oppure il preventivo separa l’analisi dei dati in una fase pagata a parte. Come si costruisce l’offerta partendo da attività, ore e rischi è nella guida al preventivo per servizi e progetti.

Perché il confronto regga, budget e consuntivo devono usare la stessa struttura di attività su tutte le commesse. Se una commessa ha il task «Migrazione» e un’altra lo chiama «Import anagrafiche», il rapporto medio non si può calcolare. Il template budget e consuntivo parte da una struttura di attività comune da riusare.

In Microsoft Dynamics 365 Business Central ore, costi e fatture si registrano sulla commessa, e con Talete il margine per commessa, task e cliente è aggiornato a ogni ora. Per la prossima commessa che chiudi, parti dalla checklist qui sopra e fissa la riunione di lessons learned nel calendario il giorno stesso della consegna.