Cost to complete ed estimate at completion: cosa sono

Cost to complete ed estimate at completion rispondono a una domanda diversa da quella che di solito si pone chi segue una commessa. Non “quanto abbiamo speso finora” (lo dice il consuntivo) e non “quanto in fretta lo stiamo spendendo” (lo dice il burn rate), ma quanto costerà, in totale, portare a termine questo lavoro. È la domanda che conta di più per chi deve decidere se una commessa va ancora bene, ed è quella a cui quasi nessuna azienda a commessa sa rispondere prima della fine.

Due numeri, due significati

Cost to complete (CTC), a volte chiamato anche estimate to complete (ETC), è quanto costerà ancora finire il lavoro che resta da fare, da oggi in avanti. Non include quello che hai già speso: guarda solo avanti.

Estimate at completion (EAC) è il costo totale stimato della commessa una volta chiusa: quello che hai già speso, più il cost to complete. È il numero che confronti davvero con il budget iniziale, perché è quello che, a lavoro finito, avrai effettivamente pagato.

La relazione tra i due è semplice: EAC = costo sostenuto finora + cost to complete. Il primo pezzo lo hai già in consuntivo. Il secondo è quello che quasi nessuno stima con metodo, ed è quello che fa sballare tutto.

Perché il burn rate da solo non basta

Il burn rate proietta in avanti la velocità di spesa registrata finora, assumendo che continui uguale. È un buon primo allarme, ma è un’ipotesi grezza: presume che il resto del lavoro costerà, ora dopo ora, come quello già fatto. Non è quasi mai vero. Le fasi di una commessa non sono tutte uguali: un progetto può aver speso poco nella fase di analisi e molto di più in quella di sviluppo, o viceversa. L’estimate at completion non estrapola una media: prova a stimare cosa resta da fare con la stessa attenzione con cui si è stimato il lavoro all’inizio.

Come si stima il cost to complete

Il modo più affidabile, per chi lavora a commessa in una PMI, non è una formula statistica ma la ri-stima da parte di chi il lavoro lo sta facendo: chi segue la commessa guarda cosa resta davvero da completare, con l’esperienza di quanto sta costando quello già fatto, e aggiorna la stima delle ore e dei costi residui. È un lavoro da ripetere a intervalli regolari, non solo a metà commessa, perché ogni settimana che passa la stima residua diventa più precisa.

Una scorciatoia utile quando la ri-stima puntuale non è ancora pronta: applicare al lavoro residuo la stessa efficienza registrata finora (costo sostenuto diviso percentuale di avanzamento reale, non percentuale di tempo trascorso). Se al 40% di avanzamento reale hai già speso il 55% del budget, quell’efficienza proiettata sul 100% del lavoro dà un EAC più realistico del budget iniziale, anche prima che qualcuno rifaccia la stima a mano.

Un esempio pratico

Una commessa ha un budget iniziale, nel gergo tecnico si chiama BAC (budget at completion), di 100.000 euro. A metà del tempo previsto il team ha già speso 55.000 euro e stima che il lavoro davvero completato corrisponda al 45% del totale, non al 50% che il calendario suggerirebbe.

Con la scorciatoia dell’efficienza: 55.000 diviso 45% dà un EAC proiettato di circa 122.000 euro, oltre 20.000 euro sopra il budget iniziale. Con la ri-stima diretta, chi segue il lavoro guarda le attività non ancora fatte e stima che costeranno altri 60.000 euro: l’EAC, in questo caso, è 55.000 più 60.000, cioè 115.000 euro.

Le due stime non coincidono mai perfettamente, ed è normale: la prima assume che l’inefficienza vista finora continui identica, la seconda prova a correggere la rotta sulle attività specifiche che restano. Il valore pratico sta nel fatto che entrambe, già a metà commessa, dicono la stessa cosa di fondo: il budget di 100.000 euro non basterà. È un’informazione che a consuntivo arriva scontata; a metà lavoro è ancora utile.

Cosa succede senza questo numero

Senza un EAC aggiornato, il budget iniziale resta l’unico riferimento fino a ridosso della consegna. Il problema è che il momento in cui lo sforamento diventa visibile, a consuntivo quasi chiuso, è anche il momento in cui non c’è più niente da fare: non puoi più rinegoziare col cliente un perimetro che ha già consegnato, non puoi più ridistribuire risorse su un lavoro quasi finito. Un EAC calcolato a metà commessa, anche impreciso, lascia margini di manovra che un EAC calcolato all’ultima settimana non lascia più.

Chi deve guardarlo

È il numero centrale per chi ha in mano l’esecuzione della commessa giorno per giorno, quello che nelle aziende più strutturate si chiama project controller e che nella maggior parte delle PMI italiane coincide con il responsabile di commessa. Non è un numero da CFO in senso stretto, anche se il CFO lo vuole vedere aggregato su tutte le commesse aperte: nasce da chi conosce lo stato reale del lavoro, non dal solo foglio di budget.

Calcolare l’EAC su ogni commessa attiva, ogni settimana, a mano, è un lavoro che quasi nessuna azienda regge nel tempo: richiede dati di avanzamento aggiornati che spesso vivono in testa a chi segue il progetto, non in un sistema. Con Talete su Microsoft Dynamics 365 Business Central, budget, ore consuntivate e costi vivono nella stessa commessa: la base per stimare cosa resta da fare, invece di dover prima ricostruire cosa è già successo.

Il punto

Il cost to complete guarda avanti, l’estimate at completion somma quello che hai già speso a quello che manca: insieme dicono se il budget iniziale reggerà fino alla consegna, molto prima di quanto lo dica il solo confronto budget-consuntivo. La differenza rispetto al burn rate è che non estrapolano una media: provano a stimare davvero cosa resta da fare.

Per vedere quanto è solido oggi il controllo sulle tue commesse aperte, prova il calcolatore dell’Indice di Controllo o la demo interattiva. Per il quadro sugli altri indicatori di commessa, parti da KPI di commessa.