Controllo di gestione in una PMI: non è quello di una grande azienda

In una PMI il controllo di gestione è un problema diverso da quello di una grande azienda, non una sua versione in miniatura: niente team dedicato, spesso un solo foglio Excel che fa da contabilità, da consuntivo e da cruscotto insieme. Eppure è più urgente, non meno: quando il fatturato è più piccolo, un errore su una singola commessa si vede molto di più.

Perché il modello delle grandi aziende non si trapianta

Una grande azienda fa controllo di gestione con un ufficio dedicato, procedure di chiusura mensile, decine di indicatori distribuiti su più livelli di responsabilità, riunioni strutturate per leggerli. È un apparato che richiede persone, tempo e un sistema informativo pensato apposta.

In una PMI, quell’apparato non c’è. Il controllo di gestione, quando esiste, è una responsabilità in più per il titolare, per chi si occupa di amministrazione, o per un commercialista esterno che vede i numeri una volta al mese. Provare a replicare il modello della grande azienda in questo contesto, con venti indicatori e riunioni formali, non produce più controllo: produce un sistema che nessuno ha il tempo di alimentare, e che dopo due mesi torna a essere un foglio abbandonato.

Perché non se ne può fare a meno

La tentazione, vista la mancanza di risorse, è rimandare: si farà controllo di gestione quando l’azienda sarà più grande. Nelle PMI vale il contrario: i margini sono più stretti, le riserve per assorbire un trimestre andato male sono minori, e le decisioni si prendono più in fretta, spesso senza il tempo di verificare a fondo. Una commessa che va storta pesa, in proporzione, molto più che nella stessa situazione dentro un grande gruppo con decine di progetti in corso contemporaneamente.

Il controllo di gestione, in una PMI, è quello che permette di accorgersi in tempo che una commessa sta marginando male, mentre c’è ancora margine, in entrambi i sensi, per correggere: non un lusso da rimandare a quando ci saranno più risorse per permetterselo.

Il momento in cui il foglio unico smette di reggere

C’è un punto, nella crescita di una PMI, in cui il foglio che ha sempre retto smette di farlo. È quasi sempre un accumulo, non un evento improvviso: più commesse in corso insieme, più persone le cui ore vanno ripartite, un cliente in più che chiede margini di manovra diversi dagli altri. Il foglio continua a esistere, ma chi lo aggiorna ci mette sempre più tempo, e i numeri che ne escono arrivano sempre più tardi rispetto al momento in cui servirebbero.

È spesso lo stesso periodo in cui la pressione sui margini aumenta, perché crescere costa, più persone, più struttura, prima di rendere in proporzione. È la combinazione peggiore: il controllo che serve di più arriva nel momento in cui lo strumento con cui lo si faceva finora smette di reggere.

Cosa cambia davvero, in pratica

Fare controllo di gestione in una PMI non vuol dire fare una versione più piccola di tutto. Vuol dire scegliere con più cura cosa misurare, perché non c’è un team che possa permettersi di seguire venti indicatori:

• Pochi numeri, scelti bene. Margine per commessa e per cliente, scostamento tra budget e consuntivo: due o tre indicatori seguiti sul serio valgono più di venti calcolati una volta e mai più guardati.
• Automatico, non manuale. Se il “team” che deve produrre i numeri è una persona sola, quei numeri non possono dipendere da una rielaborazione mensile a mano: devono nascere già pronti da come l’azienda registra ore, costi e fatture.
• Legato a decisioni vere. In una PMI chi guarda i numeri di solito è anche chi decide. Servono numeri che aiutano a scegliere se accettare una commessa, come prezzarla, quando intervenire su una che sta andando male, non report per un comitato.

È lo stesso motivo per cui l’Excel, che sembra la scelta più economica, è spesso quella che costa di più in ore rifatte a mano: ne parliamo in controllo di gestione in Excel: dove si rompe.

Cosa non serve fare

Non serve comprare uno strumento di Business Intelligence pensato per un gruppo con un reparto IT che lo mantiene, e non serve assumere la prima persona dedicata al controllo di gestione prima di sapere cosa dovrebbe guardare. Sono investimenti che rendono in un contesto con volumi e struttura diversi da quelli di una PMI, e che in una PMI spesso restano sotto-utilizzati: la dashboard più sofisticata non aiuta se chi dovrebbe leggerla non ha il tempo di farlo ogni settimana. Conviene l’ordine inverso: prima pochi numeri affidabili e automatici, poi, se e quando la crescita lo giustifica, la struttura più articolata.

Il punto

Il controllo di gestione in una PMI risponde a vincoli diversi da quelli di una grande azienda, non li replica in scala ridotta: poche persone, nessun team dedicato, e una necessità che è, se possibile, ancora più stringente, perché un errore pesa di più su un fatturato più piccolo. La differenza la fa scegliere pochi indicatori legati a decisioni reali, e farli nascere già pronti invece che ricostruirli ogni mese.

Per il quadro completo su cosa significa fare controllo di gestione, parti dal pillar controllo di gestione: cos’è, a cosa serve e come si fa. Per capire dove sei oggi, prova il calcolatore dell’Indice di Controllo, o guarda come Talete porta margini e scostamenti dentro Business Central senza bisogno di un team dedicato a calcolarli.