Controller aziendale: chi è e cosa gli serve dal gestionale

Controller aziendale è il nome che in molte aziende italiane prende la persona che fa girare il controllo di gestione ogni giorno: costruisce i budget, segue gli scostamenti, prepara i numeri su cui la direzione decide. In aziende più strutturate il titolo può essere direttore controllo di gestione; la sostanza del lavoro cambia poco. È un ruolo che funziona bene a una condizione precisa: che i dati su cui lavora nascano già nel sistema giusto, non in un foglio da ricostruire ogni volta.

Cosa fa il controller aziendale

Il controller aziendale lavora spesso a stretto contatto con la contabilità, ma con uno scopo diverso: la contabilità registra quello che è già successo, per obblighi civilistici e fiscali; il controller usa quei dati, e altri come le ore lavorate e l’avanzamento dei progetti, per dire alla direzione dove l’azienda sta guadagnando e dove sta perdendo, mentre può ancora intervenire.

Nel concreto, il suo lavoro si ripete in un ciclo: costruisce o aggiorna i budget insieme ai responsabili di commessa o di reparto, raccoglie i dati di consuntivo, calcola gli scostamenti, e li porta alla direzione con un’indicazione di cosa fare. È il motore operativo del controllo di gestione, non solo chi ne guarda i risultati a fine mese.

Controller, CFO e fractional CFO: chi fa cosa

I tre ruoli si confondono spesso, ma rispondono a domande diverse. Il CFO guarda la direzione finanziaria nel suo complesso: investimenti, rapporti con banche e soci, struttura di capitale. Il fractional CFO è la stessa funzione, ma part-time ed esterna, tipica delle PMI troppo strutturate per farne a meno ma non ancora abbastanza grandi per un CFO interno a tempo pieno. Il controller aziendale, infine, è quasi sempre una figura interna e spesso a tempo pieno: costruisce e mantiene i numeri su cui gli altri due, CFO o fractional CFO, basano le loro decisioni.

Il problema più comune per un fractional CFO in ingresso è proprio l’assenza di un controller solido, o di dati strutturati come se ci fosse: senza qualcuno che tiene aggiornati budget e scostamenti tutto l’anno, ogni visita ricomincia dalla ricostruzione dei numeri invece che dalla loro lettura.

Nelle PMI più piccole, spesso è la stessa persona

In molte PMI italiane il controller aziendale e il CFO, o anche l’amministratore delegato, sono la stessa persona che indossa due cappelli in momenti diversi della settimana. Il problema nasce quando quella persona deve anche essere quella che ricostruisce i numeri da fogli sparsi, perché a quel punto il tempo per la parte di analisi, quella che genera valore, si riduce quasi a zero. Separare le due funzioni su due persone diverse aiuta, ma non risolve nulla se i dati restano difficili da raggiungere: a risolvere il problema è chi rende quei dati disponibili da soli, indipendentemente da chi, in azienda, li guarda.

Cosa deve poter leggere dal gestionale, commessa per commessa

Nelle aziende di servizi B2B che lavorano a progetto, il lavoro del controller si gioca quasi sempre alla stessa unità di misura: la commessa. Per farlo bene, senza perdere metà del tempo a ricostruire dati, ha bisogno di leggere dal gestionale, senza estrazioni manuali:

• Margine e scostamento per ogni commessa, non solo il totale aziendale a fine mese: è lì che si nascondono le commesse che pagano per le altre.
• Ore consuntivate contro budget, per collegare il tempo delle persone al margine che produce.
• Lo stato della fatturazione per ogni tipo di contratto attivo, a corpo, a SAL, a canone, tempo e materiali, per sapere cosa è già stato incassato e cosa resta da fatturare.

Il tipo di richiesta più comune, quando questi dati non sono già pronti, si assomiglia sempre: il controller chiede al responsabile di ogni commessa un export delle ore, lo incolla in un foglio, lo confronta a mano con il budget. Farlo per una commessa alla volta è già un lavoro; farlo per venti o trenta commesse attive ogni mese consuma proprio la parte di tempo che dovrebbe andare a capire perché uno scostamento è successo, non solo a calcolarlo.

Quando questi numeri vivono in un gestionale unico invece che in fogli paralleli, il lavoro del controller cambia natura: da raccolta dati ad analisi vera. È la stessa distanza che separa chi legge un margine a consuntivo da chi lo vede mentre la commessa è ancora aperta.

Il controller e l’analisi degli scostamenti

Il controller deve capire perché è successo uno scostamento, non solo registrare che c’è. Se il costo di una commessa è più alto del budget, la domanda successiva è se è costata di più a parità di ore o se ne sono volute di più del previsto: sono due problemi diversi, con soluzioni diverse. Lo trattiamo nel dettaglio in l’analisi degli scostamenti: le cause dietro il numero.

Con Talete, dentro Business Central

Talete, l’estensione di Microsoft Dynamics 365 Business Central per la gestione delle commesse, nasce per dare al controller aziendale esattamente questi numeri già pronti: margine, scostamento e stato della fatturazione per commessa, aggiornati man mano che ore e costi vengono registrati. Lascia il controller al suo lavoro di analisi: gli restituisce il tempo che oggi va nella ricostruzione dei dati.

Il punto

Il controller aziendale rende quanto i dati che trova: se il gestionale gli dà margini e scostamenti per commessa già strutturati, il suo tempo va nell’analisi; se deve ricostruirli ogni volta, va nella raccolta dati. Se il tuo ruolo è più vicino a quello di un CFO esterno part-time che guarda gli stessi numeri, guarda anche fractional CFO: cos’è, quando serve, cosa deve leggere nel gestionale. Per vedere margine e scostamenti sui tuoi dati, parti dalla pagina dedicata a CFO e controllo di gestione o prova la demo.