Burn rate di commessa: quanto in fretta stai consumando il budget

Il burn rate di una commessa è la velocità con cui stai consumando il budget assegnato, indipendentemente da quanto lavoro hai già completato. È un numero diverso da quello che di solito si guarda per primo: non quanto hai speso finora, ma quanto in fretta lo stai spendendo. Una commessa può avere uno scostamento budget-consuntivo ancora piccolo e un burn rate già fuori controllo, ed è in questa combinazione che il margine sparisce senza che nessuno se ne accorga in tempo.

Cos’è il burn rate, in pratica

Il termine arriva dal mondo delle startup, dove indica quanto velocemente un’azienda consuma la liquidità che ha in cassa. Applicato a una commessa, il principio è lo stesso: non guarda il totale speso, guarda il ritmo. Due commesse possono aver consumato lo stesso importo di budget, ma se una lo ha fatto in due mesi su un progetto da sei e l’altra in due mesi su un progetto da tre, il rischio che corrono è completamente diverso.

Il burn rate risponde a una domanda precisa: di questo passo, il budget arriva alla fine del lavoro o si esaurisce prima?

Diverso da scostamento, diverso da marginalità

È facile confondere il burn rate con due indicatori che probabilmente già guardi.

Lo scostamento budget-consuntivo confronta quanto hai previsto con quanto hai speso, in un dato momento: è una fotografia. Il burn rate aggiunge la variabile tempo e guarda come si muove quella fotografia da una settimana all’altra. Puoi avere uno scostamento ancora contenuto e un burn rate che sta accelerando, perché il ritmo di spesa è cresciuto nelle ultime settimane anche se il totale non lo mostra ancora.

La marginalità di commessa dice quanto stai guadagnando su ricavi e costi. Il burn rate parla di autonomia residua, non di guadagno: una commessa può marginare bene sulla carta e avere comunque un burn rate che, mantenuto per altre otto settimane, la porta fuori budget prima della consegna. Sono tre letture della stessa commessa, ciascuna con la sua domanda.

Come si calcola

La versione più semplice: budget consumato diviso settimane (o mesi) trascorse dall’avvio. Se una commessa ha un budget di 80.000 euro e dopo quattro settimane ne ha consumati 20.000, il burn rate è di 5.000 euro a settimana.

Da lì la domanda che conta: quante settimane restano prima che il budget finisca, di questo passo? 80.000 meno 20.000 fa 60.000 euro residui, diviso 5.000 euro a settimana fa dodici settimane. Se la commessa doveva chiudersi in dieci, il burn rate lo dice con quattro settimane di anticipo, non a consegna saltata.

La stessa logica funziona sulle ore invece che sugli euro, spesso la versione più utile per chi lavora a corpo o a pacchetto ore: ore consumate a settimana confrontate con le ore residue del preventivo.

Il confronto che conta davvero: burn rate contro avanzamento

Il burn rate da solo dice quanto in fretta consumi. Da solo, però, non dice se va bene o no: dipende da quanto lavoro hai effettivamente prodotto in cambio. Un burn rate alto su una commessa che avanza altrettanto in fretta è il segno che il progetto sta filando. Lo stesso burn rate su una commessa che avanza a metà velocità è il primo sintomo di un progetto che non arriverà in fondo col budget assegnato.

Il segnale da guardare è quindi il rapporto tra velocità di spesa e velocità di avanzamento, non il burn rate isolato. Quando il primo corre più del secondo, la commessa sta bruciando budget più in fretta di quanto stia producendo lavoro: è il momento di intervenire, non quando lo scostamento finale sarà già scritto.

Cosa fare quando il burn rate accelera

Un burn rate che accelera non è ancora un problema chiuso, è un problema che hai ancora tempo di gestire. Le leve sono poche e concrete: rinegoziare il perimetro con il cliente se il lavoro si è allargato, ridistribuire le persone verso le attività a valore più alto, oppure aggiornare il budget stesso, se il ritmo di spesa riflette semplicemente un progetto più complesso del previsto, invece di scoprirlo a consuntivo. Nessuna di queste scelte è disponibile a lavoro finito: esistono solo mentre la commessa è ancora aperta.

Per sapere non solo quanto in fretta stai bruciando budget ma quanto costerà davvero finire il lavoro, il passo successivo è il cost to complete: una proiezione più fine del semplice ritmo di consumo, utile quando il burn rate ha già segnalato un problema e serve stimarne l’entità.

Calcolare il burn rate ogni settimana su un foglio Excel è possibile, ma richiede che qualcuno lo aggiorni a mano, commessa per commessa, con dati che spesso arrivano già in ritardo. Dentro Talete, estensione nativa di Microsoft Dynamics 365 Business Central, budget e ore consuntivate vivono nella stessa commessa: il ritmo di consumo emerge dai dati che il team registra lavorando, non da un’estrazione che qualcuno prepara a fine mese.

Il punto

Il burn rate completa lo scostamento budget-consuntivo e il calcolo della marginalità, aggiungendo la variabile che entrambi da soli non hanno: il tempo. Una commessa che brucia budget più in fretta di quanto avanza sta uscendo dal budget, anche se lo scostamento di oggi sembra ancora sotto controllo.

Per vedere dove si trova oggi la tua azienda su questi indicatori, prova il calcolatore dell’Indice di Controllo. Per il quadro completo su come tenere insieme budget e consuntivo in tempo reale, parti da budget vs consuntivo di commessa o guarda la pagina dedicata a CFO e controllo di gestione.