L'analisi degli scostamenti: le cause dietro il numero

Uno scostamento tra budget e consuntivo dice che qualcosa non è andato come previsto. Non dice perché. Ed è “perché” la domanda che permette di decidere cosa fare: rinegoziare un fornitore, rivedere una stima, avere una conversazione con il cliente sul perimetro. Vedere solo il numero finale, questa commessa è sforata del 15%, senza scomporlo, è un po’ come sapere che la febbre c’è senza sapere da cosa dipende: il sintomo è lo stesso, la cura no.

Il confronto non basta, serve la scomposizione

Abbiamo raccontato altrove come tenere sotto controllo lo scostamento tra budget e consuntivo mentre la commessa è ancora aperta: resta il primo passo, e resta necessario. Ma il confronto continuo risponde solo alla domanda “quanto ci stiamo scostando”. Non risponde a “perché”. Questo articolo affronta il passo successivo: una volta visto lo scostamento, come si scompone per capire cosa lo ha causato.

Tre cause, non una

Nella contabilità analitica, uno scostamento tra costo previsto e costo reale si scompone tradizionalmente in tre componenti. Applicate a una commessa di servizi, diventano leggibili così:

• Scostamento di prezzo. Il costo orario delle persone, o il prezzo di un materiale o di un subappalto, è risultato più alto di quanto preventivato. Le ore consumate possono anche essere esattamente quelle previste: a pesare è la tariffa, non la quantità.
• Scostamento di quantità (o efficienza). Sono servite più ore, o più unità di un materiale, per ottenere lo stesso risultato. Qui il prezzo unitario può essere quello giusto: il problema è che ne è servito di più.
• Scostamento di volume. Il perimetro stesso del lavoro è cambiato rispetto a quanto preventivato: si è fatto di più, o di meno, di quello che era stato stimato all’inizio. È la causa più legata a richieste fuori perimetro che si accumulano senza essere riconosciute, un meccanismo che trattiamo a parte parlando di scope creep.

Le tre cause possono anche convivere sulla stessa commessa, e spesso è proprio quello che succede: un fornitore più caro del previsto, qualche ora in più per un imprevisto tecnico, e una richiesta del cliente mai formalizzata. Lo scostamento finale le somma tutte in un unico numero, che da solo non le distingue.

Un esempio

Prendi una commessa con un budget di 500 ore a un costo orario stimato di 40 euro: 20.000 euro di costo previsto. A consuntivo il costo reale è 24.000 euro, il 20% in più. Da dove viene quel 20%?

Se le ore consuntivate sono ancora 500 ma il costo orario reale è salito a 48 euro, magari per il ricorso a una risorsa più senior o a un subappaltatore più caro, è uno scostamento di prezzo puro: il problema è la tariffa, non il lavoro svolto.

Se invece il costo orario è rimasto 40 euro ma le ore consuntivate sono salite a 600, è uno scostamento di quantità: per lo stesso risultato ne è servito di più, un problema di stima iniziale o di efficienza nell’esecuzione.

Il numero finale, 24.000 euro contro 20.000 previsti, è identico in entrambi i casi. Le due situazioni, però, chiedono decisioni completamente diverse.

Perché la causa cambia la decisione

Uno scostamento di prezzo suggerisce di rivedere le tariffe con cui si stimano le prossime commesse, o di rinegoziare con un fornitore che si sta rivelando più caro del previsto. Uno scostamento di quantità o efficienza punta altrove: verso la stima iniziale, forse troppo ottimista, o verso l’esecuzione, che ha richiesto più tempo del dovuto per qualche ragione da capire. Uno scostamento di volume, infine, è quasi sempre una conversazione da avere con il cliente: il lavoro è cambiato, e a un certo punto quel cambiamento va riconosciuto anche nel prezzo.

Curare lo scostamento con la stessa ricetta, stiamo più attenti la prossima volta, indipendentemente da quale delle tre cause lo ha generato, è il motivo per cui molte aziende vedono lo stesso problema ripetersi commessa dopo commessa senza mai risolverlo.

Cosa serve per poterlo scomporre

Per separare le tre cause serve un dato che molte aziende non hanno a disposizione: ore e tariffe tenute distinte, non un costo totale già mescolato. Se il gestionale, o il foglio Excel, restituisce solo “questa commessa è costata 24.000 euro” senza distinguere quante ore e a quale costo orario, la scomposizione richiede una ricostruzione manuale che quasi nessuno fa, commessa per commessa. È lo stesso principio alla base di una buona consuntivazione delle ore: il dato grezzo, ore e tariffe separate, è quello che rende possibile capire non solo quanto ci si è scostati, ma perché.

Con Talete, dentro Business Central

Dentro Business Central, Talete tiene ore, costi orari e avanzamento separati per ogni commessa e task: non solo il totale, ma le componenti che lo generano. Quando uno scostamento emerge, il dato per capire se è di prezzo, di quantità o di volume è già lì, senza bisogno di ricostruirlo a mano ogni volta.

Il punto

Vedere che una commessa si è scostata dal budget è il primo passo, non l’ultimo. La domanda che cambia la decisione è perché: a parità di ore è costata di più, o ci sono volute più ore per lo stesso risultato? La risposta cambia radicalmente cosa fai dopo.

Per il confronto continuo che fa emergere lo scostamento mentre la commessa è ancora aperta, resta il punto di partenza budget vs consuntivo: la commessa che perde senza dirtelo. Se il sospetto è che il perimetro si sia allargato senza che nessuno se ne sia accorto, vedi anche scope creep: come intercettarlo prima che mangi il margine. Per vedere la scomposizione sui tuoi numeri, prova la demo.